Sök RA-FS

Till sökformuläret för RA-FS

Riksarkivets allmänna råd om bevarande och gallring av handlingar i KOSIS II

Bemyndigande

Beslutsdatum

1994-05-09

Dag för ikraftträdande

1994-07-01

Diarienummer

Anmärkningar

Genom dessa föreskrifter

• upphävs Riksarkivets allmänna råd den 24 januari 1978 till kommunerna om gallring av handlingar i kommunalt socialt informationssystem (Kommundatas ADB-system KOSIS)

Dessa föreskrifter är

• upphävda genom RA-FS 2013:6

Övriga dokument

Författningens text

Riksarkivets allmänna råd om bevarande och gallring av handlingar i KOSIS II; beslutade den 9 maj 1994. RA-FS 1994:3 Efter samråd med Svenska Kommunförbundet beslutar Riksarkivet härmed följande allmänna råd om bevarande och gallring av handlingar som ingår i det datorbaserade systemet KOSIS II (Kommunalt socialt informationssystem). Dessa allmänna råd ersätter Riksarkivets allmänna råd den 24 januari 1978 till kommunerna om gallring av handlingar i kommunalt socialt informationssystem (Kommundatas ADB-system KOSIS). 1 Inledning Ett datorbaserat socialt informationssystem (KOSIS) togs i drift 1972 hos Kommundata AB (KDAB). Riksarkivet utfärdade den 24 januari 1978 efter samråd med Svenska Kommunförbundet allmänna råd till kommunerna om gallring av handlingar i kommunalt socialt informationssystem. Sedan dessa råd utfärdades har systemet utvecklats, och 1982 togs det ADB-stödda sociala informationssystem i drift som vanligen kallas KOSIS II. Gallringsråden har därigenom blivit föråldrade. Arkivtjänsten i Botkyrka kommun har utrett frågan om arkivbildning och gallring av handlingar som hör till KOSIS II, och utarbetat ett förslag till plan för bevarande och gallring (1986) Förslaget har remissbehandlats. 2 Tillämpning och omfattning Dessa allmänna råd avser gallring i kommunernas arkiv av handlingar tillhörande det datorbaserade systemet KOSIS II (Kommunalt socialt informationssystem). De omfattar dock inte uppgifter som lagras i form av upptagning för ADB. Fortfarande aktuella uppgifter har i förekommande fall överförts till det nya familjeomsorgssystemet (FO-BAS). De allmänna råden kan inte tillämpas förrän efter särskilt beslut i kommunen Beslut om gallring fattas enligt föreskrifter som utfärdas av kommunfullmäktige med stöd av arkivlagen (1990: 782) Föreskrifter om gallring av personuppgifter som lagras i form av upptagning för ADB kan meddelas av Datainspektionen 3 Bevarande och gallring 3.1 Indata Beteckning: B Handlingar: H Gallringsfrist / -tidpunkt: G Anmärkningar: A B: 75020 H: Personuppgift / Dossiegrupp, kopia vårdgrupp. G: 1 år A: Original i akten H: Personuppgift/ Dossiegrupp, kopia ek. sek. G: Efter kontroll B: 75021 H: Ändring personuppgift / dossiegrupp G: 1 år B: 75022 H: Rapportering av beslut / Beslut för bevakning G: 1 år B: 75023 H: Utanordning, kopia G: 2 år A: Original till ekonomikontoret (motsvarande) B: 75024 H: Rekvisition, kopia G: 2 år H: Rekvisition, original återkomna från leverantör G: Efter att fakturan attesterats och sänts till ekonomikontoret B: 75025 H: Utbetalningslista, kopia rapporteringsunderlag G: 2 år A: Kopia 1 gallras när ny utbetalningslista tagits fram B: 75026 H: Inbetalningslista G: 2 år A: Handläggarens kopior utgallras vid inaktualitet B: 75027 H: Ändring / borttagning ekonomiskt beslut — nyrapportering ekonomiskt beslut utan integration G: 1 år B: 75028 H: Rapportering av placering G: 1 år B: 75029 H: Rapportering för återsökning av flyktingar G: 1 år B: 75040 H: Kunduppgift A G: Omedelbart B: 75041 H: Kunduppgift B G: Omedelbart B: 75042 H: Konteringsmeddelande G: Omedelbart H: Sammandrag av utbetalningar G: Efter kontroll mot dagjournalen H: Avstämningsblankett G: 2 år H: Utbetalning LK, kopia G: 2 år H: Underlag till LK-utbetalningar G: 2 år A: Även underlagslistor H: Bokförings-/revisionshandlingar till lokala avstämnings-, bevaknings- och / eller kontrollrutiner G: 2 år 3.2 Utdata Beteckning: B Handlingar: H Gallringsfrist / -tidpunkt: G Anmärkningar: A B: 750000 H: Kvittenser bevakningar G: Omedelbart B: 750000 H: Kunduppgift A G: Omedelbart B: 750000 H: Kunduppgift B, listbeställningar G: Omedelbart B: 750111-750116 H: Områdesstatistik (Sista siffran anger på hur många siffror i den 6-siffriga områdeskoden som statistiken skall redovisas) G: 2 år A: Innehåller ekonomiska samt icke ekonomiska beslut B: 750120 H: Månadsrapport, icke ekonomiska beslut (Sorteringsordning: distrikt, beslutshandläggare, beslutskod) G: När årsredovisningen erhålls B: 750120 H: Månadsrapport icke ekonomiska beslut, årslistan G: 5 år B: 750129 H: Månadsrapport, ekonomiska beslut (Sorteringsordning: totalt kommun, beslutskod) G: När årsredovisnlngen erhålls B: 750130 H: Månadsrapport, ekonomiska beslut (Sorteringsordning: distrikt, beslutskod) G: När årsredovisningen erhålls B: 750129, 750130 H: Månadsrapport ekonomiska beslut, årslistan G: 5 år B: 750131 H: Månadsrapport ekonomiska beslut (Sorteringsordning: distrikt. byrå, beslutskod) G: När årsredovisningen erhålls B: 750132 H: Månadsrapport, ekonomiska beslut (Sorteringsordning: distrikt, grupp, beslutskod) G: När årsredovisningen erhålls B: 750133 H: Månadsrapport, ekonomiska beslut (Sorteringsordning: distrikt. dossiehandläggare beslutskod) G: När årsredovisningen erhålls B: 750137 H: Kontrollista insatser för barn och ungdom G: Efter kontroll B: 750140 H: SCB-statistik, ekonomiskt bistånd enbart (Sorteringsordning: distrikt, dossienr) G: 2 år vid social servicecentral. 10 år hos ekonomikontoret. B: 750141 H: SCB-statistik insatser för barn och ungdom (Sorteringsordning: Pnr) G: 2 år vid social servicecentral. 10 år hos ekonomikontoret A: LVU beslut samt SoL beslut för barn under 18 år B: 750142 H: SCB-statistik familjerätt, faderskap samt underhållsbidrag (Sorteringsordning: Pnr) G: 2 år vid social servicecentral. 10 år hos ekonomikontoret. A: Statistik underlag B: 750146 H: Förteckning A (barn placerade inom kommunen) G: 2 år Förteckning B (barn placerade utom kommunen) G: 2 år B: 750148 H: Lista över återsökningsuppgifter, flyktingar G: 2 år A: Rapporteringar till registerbas 206 B: 750149 H: Förteckning över utomnordiska medborgare G: 2 år A: Uppgifter för förfrågan hos Statens invandrarverk (SIV) B: 750151 H: Återsökningslista / Förteckning G: 2 år A: Listor för återsökning avseende utomnordiska medborgare (till länsstyrelsen) B: 750155 H: Socialbidragsredovisning inkl. ersättningar (Sorteringsordning: distrikt, handläggare av dossiegrupp, dossienummer) G: När årsredovisningen erhålls A: Ack. från årets början och periodens beslut B: 750255 H: Dito, COM-film G: När årsredovisningen erhålls B: 750355 H: Dito, papper + COM-film G: När årsredovisningen erhålls B: 750156 H: Socialbidragsredovisning inkl. ersättningar (Sorteringsordning: distrikt dossienummer) G: När årsredovisningen erhålls A: Ack. från årets början och periodens beslut B: 750256 H: Dito. COM-film G: När årsredovisningen erhålls B: 750356 H: Dito, papper + COM-film G: När årsredovisningen erhålls B: 750157 H: Socialbidragsredovisning exkl. ersättningar (Sorteringsordning: distrikt, handläggare av dossiegrupp, dossienummer) G: När årsredovisningen erhålls A: Ack från årets början och periodens beslut B: 750257 H: Dito, COM-film G: När årsredovisningen erhålls B: 750357 H: Dito. papper + COM-film G: När årsredovisningen erhålls B: 750158 H: Socialhidragsredovisning exkl. ersättningar (Sorteringsordning: distrikt, dossienummer) G: När årsredovisningen erhålls A: Ack. från årets början och periodens beslut B: 750258 H: Dito, COM-film G: När årsredovisningen erhålls B: 750358 H: Dito, papper + COM-film G: När årsredovisningen erhålls B: 750159 H: Socialbidragsredo visning från årets början (Sorteringsordning: distrikt, handläggare av dossiegrupp, dossienummer) G: När årsredovisningen erhålls A: Samtliga beslut inkl. ersättningar B: 750259 H: Dito, COM-film G: När årsredovisningen erhålls B: 750359 H: Dito papper + COM-film G: När årsredovisningen erhålls B: 750160 H: Socialbidragsredovisning från årets början (Sorteringsordning: distrikt, dossienummer) G: När årsredovisningen erhålls A: Samtliga beslut inkl. ersättningar B: 750260 H: Dito, COM-film G: När årsredovisningen erhålls B: 750360 H: Dito, papper + COM-film G: När årsredovisningen erhålls B: 750160 H: Socialbidragsredovisning, årsavräkning G: 10 år B: 750161 H: Ersättningar (vid placeringar m. m.) (Sorteringsordning: distrikt, handläggare av dossiegrupp, dossienummer) G: 2 år A: Beslut från årets början B: 750261 H: Dito, COM-film G: 2 år B: 750361 H: Dito, papper + COM-film G: 2 år B: 750162 H: Ersättningar (vid placeringar) (Sorteringsordning: distrikt dossienummer) G: 2 år A: Beslut från årets början B: 750262 H: Dito, COM-film G: 2 år B: 750362 H: Dito, pappcr + COM-film G: 2 år B: 750163 H: Socialbidragsredovisning från årets början — dossienummer (Sorteringsordning: distrikt, handläggare av dossiegrupp) G: När årsredovisningen erhålls A: Samtliga beslut exkl. ersättningar B: 750263 H: Dito COM-film G: När årsredovisningen erhålls B: 750363 H: Dito papper + COM-film G: När årsredovisningen elhålls B: 750164 H: Socialbidragsredovisning från årets början—dossienummer (Sorteringsordning: distrikt, dossienummer) G: När årsredovisningen erhålls A: Samtliga beslut exkl. ersättningar B: 750264 H: Dito, COM-film G: När årsredovisningen erhålls B: 750364 H: Dito, papper + COM-film G: När årsredovisningen erhålls B: 750165 H: Förmedlingsmedel (Sorteringsordning: distrikt, handläggare av dossiegrupp, personnummer) G: Successivt eller när årslistan erhålls A: Ingående saldo och periodens beslut B: 750265 H: Dito, COM-film G: Successivt eller när årslistan erhålls B: 750365 H: Dito, papper + COM-film G: Successivt eller när årslistan erhålls B: 750166 H: Förmedlingsmedel (Sorteringsordning: distrikt, personnummer) G: Successivt eller när årslistan erhålls A: Ingående saldo och periodens beslut B: 750266 H: Dito, COM-film G: Successivt eller när årslistan erhålls B: 750366 H: Dito, papper + COM-film G: Successivt eller när årslistan erhålls B: 750169 H: Förmedlingsmedel - från årets början (Sorteringsordning: distrikt, handläggare av dossiegrupp, personnummer) G: Successivt eller när årslistan erhålls A: Ingående saldo och beslut från årets början B: 750269 H: Dito, COM-film G: Successivt eller när årslistan erhålls B: 750369 H: Dito, papper + COM-film G: Successivt eller när årslista erhålls B: 750170 H: Förmedlingsmedel - från årets början (Sorteringsordning: distrikt, personnummer) G: Successivt eller när årslistan erhålls A: Ingående saldo och beslut från årets början B: 750270 H: Dito, COM-film G: Successivt eller när årslistan erhålls B: 750370 H: Dito, papper + COM-film G: Successivt eller när årslistan erhålls B: 750170 H: Förmedlingsmedel, årslistan G: 5 år B: 750171 H: Avräkning mot enskild (Sorteringsordning: distrikt, handläggare av dossiegrupp, personnummer) G: När årslistan erhålls A: Ingående saldo och beslut från årets början B: 750271 H: Dito, COM-film G: När årslistan erhålls B: 750371 H: Dito, papper + COM-film G: När årslistan erhålls B:750172 H: Avräkning mot enskild (Sorteringsordning: distrikt personnummer) G: När årslistan erhålls A: Ingående saldo och beslut från årets början B: 750272 H: Dito, COM-film G: När årslistan erhålls B: 750372 H: Dito, papper + COM-film G: När årslistan erhålls B: 750177 H: Avräkning mot enskild, årslistan G: 10 år B: 750173 H: Sökregister (Sorteringsordning: distrikt, personnummer) G: När årsregister erhålls A: Nyupplagda personer B: 750174 H: Sökregister (Sorteringsordning: distrikt, namn) G: När årsregister erhålls A: Nyupplagda personer B: 750175 H: Sökregister (Sorteringsordning: distrikt, personnummer) G: När årsregister erhålls A: Samtliga personer B: 750275 H: Dito, COM-film G: När årsregister erhålls B: 750375 H: Dito, papper + COM-film G: När årsregister erhålls B: 750176 H: Sökregister (Sorteringsordning: distrikt, namn) G: När årsregister erhålls A: Samtliga personer B: 750276 H: Dito, COM-film G: När årsregister erhålls B: 750376 H: Dito, papper + COM-film G: När årsregister erhålls B: 750177 H: Adress och personuppgifter (Sorteringsordning: distrikt, dossienummer) G: Vid inaktualitet A: Uppgifter om dossiegrupp B: 750277 H: Dito, COM-film G: Vid inaktualitet B: 750377 H: Dito, papper + COM-film G: Vid inaktualitet B: 750178 H: Adress och personuppgifter (Sorteringsordning: distrikt, handläggare av dossiegrupp, dossienummer) G: Vid inaktualitet A: Uppgifter om dossiegrupp B: 750278 H: Dito, COM-film G: Vid inaktualitet B: 750378 H: Dito, papper + COM-film G: Vid inaktualitet B: 750179 H: Sökregister (Sorteringsordning: personnummer) G: När årsregister erhålls A: Nyupplagda personer B: 750180 H: Sökregister (Sorteringsordning: namn) G: När årsregister erhålls A: Nyupplagda personer B: 750181 H: Delegationslista / urvalslista G: Sociala servicecentralens ex. bevaras. Socialförvaltningens ex. gallras när ny erhålls A: Förteckning över fattade beslut. Urvalslista redovisad med namn B: 750182 H: Delegationslista / urvalslista G: Sociala servicecentralens ex. bevaras. Socialförvaltningens ex. gallras när ny erhålls A: Förteckning över fattade beslut B: 750183 H: Bevakningslista (Sorteringsordning: distrikt, handläggare av dossiegrupp, personnummer) G: Vid inaktualitet A: Beslut för bevakning B: 750184 H: Bevakningslista (Sorteringsordning: distrikt, personnummer) G: Vid inaktualitet A: Beslut för bevakning B: 750185 H: Bevakningslista (Sorteringsordning: distrikt, handläggare av beslut, personnummer) G: Vid inaktualitet A: Beslut för bevakning B: 750186 H: Bevakningslista (Sorteringsordning: distrikt, handläggare av beslut, beslutskod) G: Vid inaktualitet A: Beslut för bevakning B: 750187 H: Bevakningslista — total (Sorteringsordning: distrikt, handläggare dossiegrupp, bevakningsdatum) G: Vid inaktualitet A: Samtliga ej avslutsrapporterade bevakningar, oberoende av bevakningsdatum B: 750188 H: Sökregister (Sorteringsordning: personnummer) G: När årsregister erhålls A: Samtliga personer B: 750288 H: Dito, COM-film G: När årsregister erhålls B: 750388 H: Dito, papper + COM-film G: När årsregister erhålls B: 750189 H: Sökregister (Sorteringsordning: namn) G: När årsregister erhålls A: Samtliga personer B: 750289 H: Dito, COM-film G: När årsregister erhålls B: 750389 H: Dito, papper + COM-film G: När årsregister erhålls B: 750188, 750189 H: Sökregister, årsregistren namn respektive personnummer G: 5 år A: SoL 60,61 §§ B: 750190 H: Placeringar - pågående G: Vid inaktualitet A: Samtliga placeringar B: 750191 H: Placeringar - under året G: När årslista erhålls A: Samtliga placeringar från årets början B: 750191 H: Placeringar under året, årslistan G: 2 år H: Registerinnehåll per person, kopia G: 1 år A: Uppfyller kraven för registerutdrag enligt DataL 10§. Beställs med blankett 750 21 (ändring personuppgift / dossiegrupp) B: 750192 H: Insatslista - pågående G: Vid inaktualitet A: Pågående in satser utan bevakningsdatum och avslutningsdatum B: 750193 H: Pågaende ärenden, utredningar och arbetsplaner G: Vid inaktualitet B: 750194 H: Insatslista — Avslutade insatser G: Vid inaktualitet A: Avslutade insatser med avslutsdatum inom en månad räknat från framställningsdatum B: 750195 H: Insatslista 4 G: Vid inaktualitet A: Fastställelse av faderskap / underhållsbidrag B: 750196 H: Insatslista - Pågående (Sorteringsordning: distrikt, handläggare av dossiegrupp, personnummer) G: Vid inaktualitet A: Samtliga pågående BMA-koder oberoende av bevakningsdatum B: 750197 H: Bevakningslista - total (Sorteringsordning: distrikt, handläggare av beslut bevakningsdatum) G: Vid inaktualitet A: Samtliga ej avslutsrapporterade bevakningar, oberoende av bevakningsdatum B: 750198 H: Insatslista - Pågående (Sorteringsordning: distrikt, handläggare av beslut, personnummer) G: Vid inaktualitet A: Samtliga pågående BMA-koder, oberoende av bevakningsdatum B: 750199 H: Insatslista — Total fastställande av faderskap / underhåll G: Bevaras A: Samtliga familjerättsärenden aktuella under berört år B: 750760 H: Kompletteringsblad G: 10 år A: Hör ihop med socialbidragsreredovisningen - årsavräkningen H: Signallista G: 1 år H: Fellista Differenskonto samt avvisat från integration G: 1 år H: Dagjournal KOSIS G: 1 år H: Konteringsmeddelande G: Vid inaktualitet ____________ 1. Denna författning träder i kraft den 1 juli 1994. 2. Genom denna författning upphävs Riksarkivets allmänna råd den 24 januari 1978 till kommunerna om gallring av handlingar i kommunalt socialt informationssystem (Kommundatas ADB-system KOSIS). ERIK NORBERG Gunnar Sundberg

Till sökformuläret för RA-FS