Sök RA-FS

Till sökformuläret för RA-FS

Riksarkivets allmänna råd om arkivvård och gallring av patientjournaler, patientregister m.m. hos landsting och kommun

Bemyndigande

regeringens uppdrag den 26 juni 1986

Beslutsdatum

1992-11-23

Dag för ikraftträdande

1993-01-01

Diarienummer

Anmärkningar

SOSFS = Socialstyrelsens författningssamling Se även Riksarkivets cirkulär den 17 december 1981 angående framställning och handhavande av mikrofilm för arkivändamål (KRFS 1982:1)

Genom dessa föreskrifter

• upphävs Riksarkivets cirkulär den 10 februari 1978 med allmänna råd om gallring i vissa medicinska arkiv (tryckt i SOSFS 1978:19)

Dessa föreskrifter är

• upphävda genom RA-FS 2003:4

Övriga dokument

Författningens text

Riksarkivets allmänna råd om arkivvård och gallring av patientjournaler, patientregister m.m. hos landsting och kommun; beslutade den 23 november 1992. RA-FS 1992:3 Med stöd av regeringens uppdrag den 26 juni 1986 utfärdar Riksarkivet efter samråd med Socialstyrelsen, Landstingsförbundet och Svenska Kommunförbundet härmed följande allmänna råd om arkivvård och gallring av patientjournaler hos landsting och kommun. Dessa allmänna råd ersätter Riksarkivets cirkulär den 10 februari 1978 med allmänna råd om gallring i vissa medicinska arkiv (tryckt i SOSFS 1978:19). Innehållsförteckning 1 Inledning 2 Omfattning och terminologi 3 Bevarande och gallring 3.1 Läkares journaler eller journaler där läkare regelmässigt gjort anteckningar 3.2 Andra yrkeskategoriers journaler 3.3 Röntgenbilder 3.4 Patientregister m.m. 3.5 Elevhälsovårdsjournaler och skolpsykologjournaler 4 Mikrofilm och ADB 4.1 Patientjournaler på mikrofilm 4.2 Datorjournalsystem 4.3 Patientregister m.m. 5 Arkiv hos landsting och kommuner 5.1 Allmänt 5.2 Förvaring och arkivvård Bilagor: 1. SFS 1985:562: Utdrag ur patientjournallag 2. SFS 1992:459: Utdrag ur lag om ändring i patientjournallagen (1985:562) 3. SFS 1991:27: Förordning om ändring i förordningen (1986:203) om förlängd bevarandetid för vissa journalhandlingar inom hälso- och sjukvården 4. SFS 1984:1140: Utdrag ur lag om insemination 1 Inledning Patientjournallagen samt vissa andra lagar och förordningar innehåller bestämmelser om förvaring och bevarande av journalhandlingar (se bilaga l-4: utdrag ur patientjournallag och ur lag om ändring i patientjournallagen förordningen om förlängd bevarandetid för vissa journalhandlingar samt utdrag ur lag om insemination). Regeringen har uppdragit åt Riksarkivet att meddela allmänna råd om arkivvård och gallring av journalarkiv hos landstingskommun och kommun som inte tillhör landstingskommun. Råden skall enligt uppdraget innehålla bl.a. rekommendationer om längre bevarandetid för vissa journalhandlingar än vad som föreskrivs i patientjournallagen och förordningen om förlängd bevarandetid för vissa journalhandlingar inom hälso- och sjukvården. Råden skall främst beakta vårdens och forskningens behov av tillgång till journaluppgifter. 2 Omfattning och terminologi Dessa allmänna råd gäller patientjournaler inom hälso- och sjukvården hos landsting och kommun1. De allmänna råden behandlar dessutom register m.m. som inte är journalhandlingar, men som är nödvändiga för återsökning i journalarkiv. Patientjournaler inom omsorgsverksamheten behandlas i Riksarkivets allmänna råd om bevarande och gallring av handlingar inom den kommunala socialtjänsten och familjebidragsverksamheten, den landstingskommunala och kommunala omsorgsverksamheten samt hos överförmyndare (RA-FS 1991:15). I patientjournallagen ges följande definitioner av patientjournal och journalhandling: "Med patientjournal avses i denna lag de anteckningar som görs och de handlingar som upprättas eller inkommer i samband med vården och som innehåller uppgifter om patientens hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden och om vårdåtgärder (journalhandlingar). Som journalhandling anses framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel" (2 §). Gallring innebär förstörande av allmänna handlingar / uppgifter. Regler för gallring ges i 10 § arkivlagen (1990:782). På ansökan av patienten eller någon annan som omnämns i en patientjournal får Socialstyrelsen besluta om att journalen helt eller delvis skall förstöras. Denna åtgärd regleras i 17 § patientjournallagen. Den föranleds av speciella skäl och är inte gallring i arkivlagens mening. Hos laboratorium och annan serviceavdelning förvarade handlingar, vilkas uppgifter har överförts till journaler, bör gallras när de inte längre behövs på laboratoriet eller avdelningen. För journalhandlingar måste dock hänsyn tas till de minimitider som anges i patientjournallagen och förordningen om förlängd bevarandetid. Laboratorieprover såsom preparat m.m. är inte journalhandlingar och omfattas inte av dessa råd. 1När det gäller personregister som förs med hjälp av ADB kan datainspektionen med stöd av datalagen (1973:289) meddela gallringsföreskrifter som gäller framför vad som sägs i dessa råd. 3 Bevarande och gallring Detta avsnitt innehåller rekommendationer om längre bevarandetider för vissa journalhandlingar än de som föreskrivs i patientjournallagen och i förordningen om förlängd bevarandetid. Dessa minimitider skall alltid beaktas. 3.1 Läkares journaler eller journaler där läkare regelmässigt gjort anteckningar Patientjournaler förda av läkare, eller journaler där läkare regelmässigt gjort anteckningar, bör bevaras för framtiden, för att tillgodose forskningens behov av källmaterial. Om det inte är möjligt att bevara samtliga dessa journaler för framtiden, bör de dock bevaras under patientens livstid, och (med nedanstående undantag) gallras tidigast fem år efter patientens död. Om uppgift om tidpunkten för patientens död saknas, kan journalen gallras 100 år efter patientens födelse. Enligt patientjournallagen och förordningen om förlängd bevarandetid kan gallring dock ske tidigast tre respektive tio år efter det att den sista uppgiften fördes in i handlingen. Följande minimiurval bör under alla förhållanden bevaras för framtiden: - Patientjournaler för personer födda den 5, 15 och 25 i varje månad - Patientjournaler upprättade inom Östergötlands, Gotlands och Västernorrlands län samt i Göteborgs kommun - Patientjournaler upprättade före den 1 januari 1950 samt senare upprättade patientjournaler i den mån de inte har arkivlagts på personnummer - Förlossningsjournaler Om gallring sker efter minimiurvalet, måste uppgifter om spermagivare bevaras i minst 70 år (Jfr avsnitt 1 Inledning). Beträffande mikrofilmade journaler och journaler i form av upptagning för ADB: se kommentar nedan. Plockgallring Journalhandling, som bedöms sakna betydelse från vård-, rättssäkerhets-, ansvars- och forskningssynpunkt, och som inte omfattas av förordningen om förlängd bevarandetid, kan avlägsnas ur journalen och gallras tre år efter sista anteckning. De typer av handlingar som gallras måste listas i gallringsbeslut. Följande typer av handlingar, eller handlingar med motsvarande information, är exempel på handlingar som bör undantas från denna gallring: Journalöversikt Journalblad Epikris Temperaturlista Läkemedelslista Operationsberättelse Transplantationsprotokoll Anestesijournal Blodgrupperingsblad Vaccinationskort Patologutlåtande (PAD) Cytologutlåtande (endast positiva svar) Laborationslista klin kem (endast senaste bladet) EKG-utlåtande (ej remsor) EEG-utlåtande (ej remsor) Röntgenutlåtande Utlåtande från speciallaboratorium (t ex genetiskt laboratorium) Audiogram Obduktionsprotokoll Dödsbevis Beslut om tvångsåtgärder enligt den psykiatriska tvångslagstiftningen, och i förekommande fall vårdintyg Beslut om tvångsåtgärder enligt smittskyddslagstiftningen 3.2 Andra yrkeskategoriers journaler Patientjournaler förda av andra än läkare, och där av läkare förda anteckningar ej ingår, kan gallras. Gallringen bör dock ske tidigast tio år efter det att den sista uppgiften fördes in i handlingen eller fem år efter patientens död. Detta gäller även tandvårdsjournaler. 3.3 Röntgenbilder2 Röntgenbilder, med undantag av lungröntgenbilder, kan gallras, dock tidigast tio år efter bildens datum. För avlidna patienter kan röntgenbilder gallras fem år efter patientens död. Lungröntgenbilder bör bevaras under patientens livstid och därefter i ytterligare fem år. 3.4 Patientregister m. m. Patientregister, patientliggare och andra handlingar som är nödvändiga för återsökning i journalarkiv, bör i sin helhet bevaras. 3.5 Elevhälsovårdsjournaler och skolpsykologjournaler Elevhälsovårdsjournaler och skolpsykologjournaler bör bevaras för framtiden, för att tillgodose forskningens behov av källmaterial. Om det inte är möjligt att bevara samtliga dessa journaler för framtiden, bör de (med nedanstående undantag) gallras tidigast fem år efter det att eleven avslutat sin skolgång. Journaler för personer födda den 5, 15 och 25 i varje månad, liksom journaler upprättade inom Östergötlands, Gotlands och Västernorrlands län samt i Göteborgs kommun bör under alla förhållanden bevaras för framtiden. 2 Med röntgenbild avses bilddokumentation på alla typer av databärare i samband med röntgen- (inkl. datortomografi), ultraljud-, scintigrafi- och magnetisk resonanstomografiundersökning. 4 Mikrofilm och ADB 4.1 Patientjournaler på mikrofilm När patientjournaler har överförts till mikrofilm, bör ett säkerhetsexemplar framställas av filmen, vilket bevaras. För att möjliggöra ett långsiktigt bevarande bör sådant säkerhetsexemplar framställas och hanteras i enlighet med de riktlinjer som meddelas i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om framställning och hantering av handlingar på mikrofilm (RA-FS 1991:4) och, intill dess att Riksarkivets tekniska krav träder i kraft, i Riksarkivets cirkulär den 17 december 1981 angående framställning och handhavande av mikrofilm för arkivändamål (KRFS 1982:1). Dessa riktlinjer för framställning av ett säkerhetsexemplar bör även tillämpas i nedan nämnda fall av uttag på mikrofilm. Bildfångstteknik (scanning) är en form av upptagning för ADB. Patientjournaler som lästs in med sådan teknik bör behandlas på samma sätt som övriga journaler i form av ADB-upptagning. 4.2 Datorjournalsystem Patientjournaler som förs enbart med hjälp av ADB, bör med lämpliga intervall i sin helhet tas ut på mikrofilm (eller på papper) och i denna form bevaras. Back up kopior av datorjournaler kan förstöras när de inte längre behövs3. 4.3 Patientregister m.m. När patientregister har överförts till mikrofilm bör ett säkerhets exemplar framställas av filmen, vilket bevaras. Patientregister som förs med hjälp av ADB, och annan ADB-baserad information som är nödvändig för återsökning i journalarkiv, bör med lämpliga intervall i sin helhet tas ut på papper eller mikrofilm och i denna form bevaras. 3 När man överför information från ADB-medium till annat medium (som t.ex mikrofilm eller papper) och samtidigt raderar informationen från ADB-mediet. utför man gallring. Det finns särskilda regler beträffande gallring. 5 Arkiv hos landsting och kommuner 5.1 Allmänt Varje landsting och kommun ansvarar själv för sin arkivvård. För att en allmän handling skall kunna gallras i enlighet med dessa råd, måste gallringen föregås av gallringsbeslut. d.v.s. beslut av vederbörande nämnd eller styrelse, eller av den nämnd som enligt de av landstingsfullmäktige eller kommunfullmäktige beslutade arkivreglerna har att besluta om gallring. Beslut om gallring bör fattas efter samråd med arkivmyndigheten i respektive landsting eller kommun. Sådant beslut kan inte fattas på tjänstemannanivå (Beträffande begreppet arkivmyndighet: se 7—9 §§ arkiviagen). 5.2 Förvaring och arkivvård Varje journalhandling skall hanteras och förvaras så, att obehöriga inte får tillgång till den. Patientjournaler är arkivhandlingar och bör förvaras och hanteras på betryggande sätt. Det ingår i myndighetens arkivvård att skydda arkivet mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst. Särskilt bör tillses att patientjournalerna är skyddade för fukt och brand samt oåtkomliga för obehöriga. Föreskrifter om förvaring ges i 7 § patientjournallagen och i 6 § arkivlagen. Möjligheterna till ett långsiktigt bevarande av arkivhandlingar är beroende av handlingarnas beständighet. Arkivlagen föreskriver att myndigheterna vid framställning av handlingar skall använda materiel och metoder som är lämpliga med hänsyn till behovet av arkivbeständighet (5 §). __________ 1. Denna författning träder i kraft den 1 januari 1993. 2. Genom denna författning upphävs Riksarkivets cirkulär den 10 februari 1978 med allmänna råd om gallring i vissa medicinska arkiv (tryckt i SOSFS 1978:19). ERIK NORBERG Gunnar Sundberg Bilaga 1: SFS 1985:562 Utdrag ur Patientjournallag; utfärdad den 13 juni 1985. Enligt riksdagens beslut föreskrivs följande. 7 § Varje journalhandling skall hanteras och förvaras så, att obehöriga inte får tillgång till den. _____________ På regeringens vägnar INGVAR CARLSSON G. SIGURDSEN (Socialdepartementet) Bilaga 2: SFS 1992: 459 Utdrag ur Lag om ändring i patientjournallagen (1985: 562); utfärdad den 27 maj 1992. 8 § En journalhandling skall bevaras minst tre år efter det den sista uppgiften fördes in i handlingen. Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får föreskriva att vissa slags journalhandlingar skall bevaras minst tio år. Om bevarande av journalhandlingar som tagits om hand efter beslut av socialstyrelsen finns det särskilda föreskrifter i 12 § andra stycket. För journalhandlingar som utgör allmän handling gäller, med de undantag som följer av första stycket arkivlagen (1990: 782) samt de bestämmelser som meddelas med stöd av arkivlagen. 11 § Om det på sannolika skäl kan antas att patientjournaler inom enskild hälso- och sjukvård inte kommer att handhas enligt föreskrifterna i denna lag eller enligt föreskrifter som meddelas med stöd av lagen, får socialstyrelsen besluta att de skall tas om hand. Socialstyrelsen får också besluta om omhändertagande av patientjournaler inom enskild hälso- och sjukvård, om den som ansvarar för hanteringen av journalerna ansöker om det och det finns ett påtagligt behov av att journalerna tas om hand. 12 § Patientjournaler som skall tas om hand enligt 11 § skall förvaras avskilda hos arkivmyndigheten i det landsting eller, i fråga om kommuner som inte tillhör något landsting, den kommun där journalerna finns. Socialstyrelsen skall i varje beslut om omhändertagande ange hos vilken arkivmyndighet journalerna skall förvaras. Omhändertagna journalhandlingar skall bevaras minst tio år från det att de kom in till arkivmyndigheten. __________ Denna lag träder i kraft den 1 oktober 1992. På regeringens vägnar BO KÖNBERG Göran Håkansson (Socialdepartementet) Bilaga 3: SFS 1991: 27 Förordning om ändring i förordningen (1986: 203) om förlängd bevarandetid för vissa journalhandlingar inom hälso- och sjukvården; utfärdad den 17 januari 1991. Regeringen föreskriver att 1 § förordningen (1986:203) om förlängd bevarandetid för vissa journalhandlingar inom hälso- och sjukvården skall ha följande lydelse. 1 § Följande journalhandlingar som avses i patientjournallagen (1985:562) skall bevaras minst tio år efter det den sista uppgiften fördes in i handlingen: 1. journalhandlingar rörande en patient, vars sak prövas eller har prövats enligt a) lagen (1980:11) om tillsyn över hälso- och sjukvårdspersonalen m. fl., b) ersättningsbestämmelserna för patientförsäkring vid behandlingsskada (patientförsäkringen) eller åtagandet att utge ersättning vid läkemedelsskada (läkemedelsförsäkringen), c) lagen (1976:380) om arbetsskadeförsäkring, lagen (1977:265) om statligt personskadeskydd, lagen (1977:266) om statlig ersättning vid ideell skada eller motsvarande äldre lagstiftning, d) försäkringsvillkoren för trygghetsförsäkring vid arbetsskada eller för statens personskadeförsäkring, allt i den mån det inte är uppenbart att handlingarna saknar eller har saknat betydelse för prövningen, 2. journalhandlingar inom tandvården som kan vara av betydelse för rättsodontologisk identifiering. 3. journalhandlingar rörande patienter födda den femte, femtonde och tjugofemle i varje månad, om det inte är uppenbart att handlingarna saknar betydelse för forskningsändamål. Vad som sägs i första stycket gäller inte journalhandlingar som har upprättats inom ramen för socialtjänstlagstiftningen och som omfattas av gallringsskyldigheten enligt 60 § socialtjänstlagen (1980: 620). _____________ Denna förordning träder i kraft den 1 juli 1991. På regeringens vägnar INGELA THALEN Karl-lngvar Rundqvist (Socialdepartementet) Bilaga 4: SFS 1984: 1140 Utdrag ur Lag om insemination; utfärdad den 20 december 1984. Enligt riksdagens beslut föreskrivs följande. 1 § Med insemination förstås i denna lag införande av sperma i en kvinna på konstlad väg. 3 § ... Läkaren väljer lämplig spermagivare. Uppgifter om denne skall antecknas i en särskild journal, som skall bevaras i minst 70 år. _________ Denna lag träder i kraft den 1 mars 1985. På regeringens vägnar OLOF PALME G. SIGURDSEN (Socialdepartementet)

Till sökformuläret för RA-FS