Sök RA-FS

Till sökformuläret för RA-FS

Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2021:6) om gallring av handlingar av uppenbart ringa betydelse och handlingar som är generiska för styr-, stöd- och kärnverksamheter

Bemyndigande

12 § första stycket arkivförordningen (1991:446)

Beslutsdatum

2022-10-28

Dag för ikraftträdande

2022-12-01

Diarienummer

RA-KS 2021/00001

Anmärkningar

Genom dessa föreskrifter

• ändras RA-FS 2021:6

Dessa föreskrifter är

Övriga dokument

• PM ändring RA-FS 2000-1 och RA-FS 2021-6.pdf

Författningens text

RA-FS 2022:1 Utkom från trycket den 22 november 2022 Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2021:6) om gallring av handlingar av uppenbart ringa betydelse och handlingar som är generiska för styr-, stöd- och kärnverksamheter; beslutade den 28 oktober 2022. Riksarkivet föreskriver följande med stöd av 12 § första stycket arkivförordningen (1991:446) ifråga om Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2021:6) om gallring av handlingar av uppenbart ringa betydelse och handlingar som är generiska för styr-, stöd- och kärnverksamheter dels att 1 kap. 1 §, dels att regler om ikraftträdande och övergångsbestämmelser, dels att bilagan, ska ha följande lydelse. 1 kap. Tillämpning 1 § Föreskrifterna gäller för – statliga myndigheter, med undantag för riksdagens myndigheter, regeringen, Regeringskansliet och utrikesrepresentationen, och – sådana organ som avses i 2 kap. 4 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) till den del de allmänna handlingarna härrör från den verksamhet som avses i bilagan till offentlighets- och sekretesslagen. – sådana organ som förvarar allmänna handlingar med stöd av lagen (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring. Med begreppet myndighet avses i dessa föreskrifter, om inte annat anges, sådana myndigheter och organ som upptas i första stycket.  4. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2021:6) om gallring av handlingar av uppenbart ringa betydelse och handlingar som är generiska för styr-, stöd- och kärnverksamheter får tillämpas på handlingar som har inkommit eller upprättats efter den 31 december 2009. 5. Genom dessa föreskrifter upphävs Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2000:1) om gallring av vissa handlingar som inkommit eller upprättats i EU-samarbetet hos statliga myndigheter. 6. 1–2 och 4 §§ Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2000:1) om gallring av vissa handlingar som inkommit eller upprättats i EU-samarbetet hos statliga myndigheter får tillämpas på handlingar som inkommit eller upprättats till och med den 31 december 2023. Dessa föreskrifter träder i kraft den 1 december 2022. KARIN ÅSTRÖM IKO Morgan Nordberg Innehållsförteckning Bilaga, Handlingar som är generiska för styr-, stöd- och kärnverksamhet  4 Handlingar som genom sitt informationsinnehåll och funktion har ett  lågt informationsvärde över tid  6 Handlingar som är av begränsad betydelse genom att innehållet  har förts över till andra databärare, eller genom att handlingarna har  ersatts av andra handlingar  6 Bilaga, Handlingar som är generiska för styr-, stöd- och kärnverksamhet Handlingar Gallring Anmärkningar Handlingar som genom sitt informationsinnehåll och funktion har ett lågt informationsvärde över tid Bilder, fotografier och rörliga bilder med närliggande innehåll och komposition. När de inte behövs för verksamheten. Dubbletter och kopior. När de inte behövs för verksamheten. Avser inte handlingar med samma form och innehåll men som får ett nytt syfte och ny betydelse i en annan process. Elektroniska handlingar som inkommit och som inte går att öppna. När de inte behövs för verksamheten. Handlingar i form av enkäter och enkätsvar. När de inte behövs för verksamheten. Avser inte enkätsammanställningar eller enkäter som inkommer eller upprättas i myndigheternas statistikuppdrag. Handlingar rörande frågor, svar och meddelanden av rutinmässig karaktär. När de inte behövs för verksamheten. Handlingar som har hamnat utanför sin kontext och blivit obegripliga genom att de saknar relevanta metadata. När de inte behövs för verksamheten Handlingar som inkommit för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd, om de även i övrigt saknar betydelse. När de inte behövs för verksamheten. Handlingar som har utgjort underlag för myndighetens planering. När de inte behövs för verksamheten. Handlingar inom möteshantering med begränsat informationsvärde över tid. När de inte behövs för verksamheten. Register, förteckningar, liggare och listor som har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete, och som saknar betydelse för att dokumentera myndighetens verksamhet. När de inte behövs för verksamheten. Rutinbeskrivningar som har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete, och som saknar betydelse för att dokumentera myndighetens verksamhet. När de inte behövs för verksamheten. Uppgifter i e-postloggar över inkommande och utgående e-post. När de inte behövs för verksamheten. Uppgifter i loggar som syftar till att styrka utförda behandlingar. När de inte behövs för verksamheten. Avser inte uppgifter i loggar som är nödvändiga för att bibehålla spårbarhet och autenticitet i handlingar som ska bevaras.  Avser inte heller e-postloggar. Uppgifter som har tillförts ett register genom skriv- eller räknefel eller genom förbiseende. När de inte behövs för verksamheten. Handlings- eller språkversioner där förändringen varit så liten att den saknar betydelse. När de inte behövs för verksamheten. Väl avgränsade bilagor som inkommit och inte har utgjort underlag för myndighetens bedöm- ning eller som myn- digheten i övrigt inte kan förväntas agera på, och som uppenbart saknar betydelse för myndighetens verksamhet. När de inte behövs för verksamheten. Avser inte bilagor som myndigheten efterfrågar för sin handläggning. Handlingar som är av begränsad betydelse genom att innehållet har förts över till andra databärare, eller genom att handlingarna har ersatts av andra handlingar Handlingar på fysiska databärare som har överförts och ersätts av andra handlingar. När de inte behövs för verksamheten.  En förutsättning för gallring är att den kan ske utan eller med endast ringa förlust avseende betydelsebärande uppgifter eller data, sammanställnings- och sökmöjligheter, samt möjligheter att fastställa autenticiteten.  Ytterligare en förutsättning för gallring är att de nya handlingarna har framställts i enlighet med Riksarkivets föreskrifter med tekniska krav. Avser inte pappershandlingar som skannas. Bestämmelser om gallring av pappershandlingar efter skanning finns i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av pappershandlingar efter skanning. Elektroniska handlingar som har överförts och ersätts av andra elektroniska handlingar När de inte behövs för verksamheten.  En förutsättning för gallring är att överföringen inte ska ha lett till förlust av betydelsebärande data eller förlust av möjligheten att bedöma handlingens autenticitet.  Ytterligare en för- utsättning för gallring är att de nya handlingarna har framställts i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om tekniska krav. Handlingar som har dokumenterats genom en tjänsteanteckning. När de inte behövs för verksamheten. Handlingar som kan ersättas av senare inkomna handlingar med en underskrift. När de inte behövs för verksamheten.

Till sökformuläret för RA-FS