Sök RA-FS

Till sökformuläret för RA-FS

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar inom stödverksamheter

Bemyndigande

12 § första stycket arkivförordningen (1991:446)

Beslutsdatum

2021-06-24

Dag för ikraftträdande

2021-09-01

Diarienummer

Dnr RA-KS 2021/23

Anmärkningar

Genom dessa föreskrifter

Dessa föreskrifter är

• ändrade genom RA-FS 2022:2

Övriga dokument

• PM till RA-FS 2021-7.pdf

Författningens text

RA-FS 2021:7 Utkom från trycket den 17 augusti 2021 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar inom stödverksamheter; beslutade den 24 juni 2021. Riksarkivet föreskriver följande med stöd av 12 § första stycket arkivförordningen (1991:446). 1 kap. Tillämpning 1 § Föreskrifterna gäller för – statliga myndigheter, med undantag för riksdagens myndigheter, regeringen, Regeringskansliet och utrikesrepresentationen, och – sådana organ som avses i 2 kap. 4 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) till den del de allmänna handlingarna härrör från den verksamhet som avses i bilagan till offentlighets- och sekretesslagen. Med begreppet myndighet avses i dessa föreskrifter, om inte annat anges, sådana myndigheter och organ som upptas i första stycket. 2 § Föreskrifterna i denna författning gäller om det inte finns avvikande regler om bevarande eller gallring i lag eller förordning eller i föreskrifter eller beslut som grundar sig på lag eller förordning. 3 § Föreskrifterna i denna författning får inte tillämpas på allmänna handlingar som är styrande för myndighetens verksamheter eller som dokumenterar myndighetens kärnverksamheter. 2 kap. Definitioner 1 § I denna författning avses med gallra förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar eller vidta andra åtgärder med handlingarna som medför – förlust av betydelsebärande data, – förlust av möjliga sammanställningar, – förlust av sökmöjligheter, eller – förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet. 3 kap. Gallring 1 § Gallring av handlingar i statliga myndigheters forskningsverksamhet, räkenskapsinformation, löne- och personaladministrativa handlingar, handlingar vid upphandling, pappershandlingar efter skanning och säkerhetshandlingar regleras i Riksarkivets föreskrifter om gallring av sådana handlingar. 2 § Myndigheten får, med de begränsningar som följer av 3 och 4 §§, gallra allmänna handlingar i stödverksamheter som anges i bilagan till författningen. 3 § Gallringen får endast ske under förutsättning att allmänhetens rätt till insyn inte åsidosätts och att handlingarna bedöms sakna värde för rättskipning, förvaltning och forskning. 4 § För allmänna handlingar som får gallras när de inte behövs för verksamheten ska fristen eller tidpunkten för gallring fastställas så att inte handlingarna gallras innan: – föreskriven bearbetning, redovisning eller kontroll har slutförts, – tidsfrist för revision och preskription har gått ut, eller – betydelse för styrkande av rättigheter och skyldigheter. 4 kap. Dokumentation 1 § Myndigheten ska dokumentera tillämpningen av dessa föreskrifter. Denna författning träder i kraft den 1 september 2021. KARIN ÅSTRÖM IKO Anna-Kristina Andersson Innehållsförteckning Bilaga, Handlingar inom stödverksamheter 4 1.Utrymmen och infrastruktur 4  1.1 Fastigheter, anläggningar och lokaler 4 2 Verksamhet och organisation 4  2.1 Informations- och kommunikationsteknik 4  2.2 Logistik 4  Transporter, lagerhållning och resor 4  Posthantering 4  Bibliotek 4  2.3 Verksamhetsstöd 5  Ekonomi 5  Juridik 5  Kommunikation information och utbildning 5  Löner och personaladministration 5  Informationssäkerhet 6 Bilaga, Handlingar inom stödverksamheter Handlingar Gallring Anmärkningar 1 Utrymmen och infrastruktur 1.1 Fastigheter, anläggningar och lokaler Handlingar rörande förvaltning, drift, underhåll och kontroll av fastigheter och lokaler. När de inte behövs för verksamheten. Handlingar rörande utemiljöer. När de inte behövs för verksamheten. Handlingar rörande lokalvård. När de inte behövs för verksamheten. Handlingar rörande service och anpassning av arbetsplats. När de inte behövs för verksamheten. 2 Verksamhet och organisation 2.1 Informations- och kommunikationsteknik Handlingar rörande drift och förvaltning av informationssystem. När de inte behövs för verksamheten. Avser inte dokumentation enligt 5 kap. Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2009:1) och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling). 2.2 Logistik Transporter, lagerhållning och resor Handlingar rörande transporter och lagerhållning. När de inte behövs för verksamheten. Handlingar rörande resor och färdmedel. När de inte behövs för verksamheten. Posthantering Handlingar rörande posthantering. När de inte behövs för verksamheten. Bibliotek Handlingar som inkommer eller upprättas inom ramen för myndighetens biblioteksverksamhet. När de inte behövs för verksamheten. 2.3 Verksamhetsstöd Ekonomi Räkenskapsinformation. Se Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskapsinformation. Handlingar vid upphandlingar. Se Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar vid upphandling. Juridik Administrativa handlingar rörande persondataskydd. När de inte behövs för verksamheten. Handlingar i ärenden rörande registerutdrag, radering eller rättelser. När de inte behövs för verksamheten. Avser inte handlingar i ärenden rörande rättelse eller radering som överklagas. Handlingar i ärenden rörande utlämnande av allmänna handlingar. När de inte behövs för verksamheten. Avser inte handlingar i ärenden rörande utlämnande som överklagas eller som lämnas ut med förbehåll. Kommunikation information och utbildning Handlingar rörande kommunikation, information och intern utbildning. När de inte behövs för verksamheten. Avser inte webbplatser som helhet. Löner och personaladministration Handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet. Se Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om återlämnande och gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet. Informationssäkerhet Säkerhetshandlingar. Se Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av säkerhetshandlingar och Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar vid upphandling.

Till sökformuläret för RA-FS