Sök RA-FS

Till sökformuläret för RA-FS

Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2019:1) om återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet

Bemyndigande

11 § 4 och 12 § första stycket arkivförordningen (1991:446) samt 10 § förordningen (2015:605)

Beslutsdatum

2021-02-22

Dag för ikraftträdande

2021-04-15

Diarienummer

RA-KS 2021/20

Anmärkningar

Genom dessa föreskrifter

• ändras RA-FS 2019:1

Dessa föreskrifter är

Övriga dokument

Författningens text

Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Ansvarig utgivare: Efwa Westre Stövander RA-FS 2021:2 Utkom från trycket den 26 mars 2021 Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2019:1) om återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet beslutade den 22 februari 2021. Riksarkivet föreskriver med stöd av 11 § 4 och 12 § första stycket arkivförordningen (1991:446) samt 10 § förordningen (2015:605) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring att området Rekrytera personal i bilagan till Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2019:1) om återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet ska ha följande lydelse. Denna författning träder i kraft den 15 april 2021. KARIN ÅSTRÖM IKO Fredrik Lindberg − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − Handlingar Återlämnande, bevarande och gallring Anmärkningar Rekrytera personal Annonser. Bevaras. Kravprofiler. Gallras när de inte längre behövs för verksamheten. Verkställande av gallring förutsätter att annonser bevaras. Ansökningshandlingar avseende den sökande som har anställts. Bevaras. Avser till exempel följebrev, meritför­teckningar, bilagor, betyg, arbetsprover, registerutdrag och handlingar rörande komplettering av ansökningshandlingar. Ansökningshandlingar avseende sökande som inte har anställts. 1. Gallras 2 år efter det att beslutet om an­ställning har vunnit laga kraft. Vid preskriptions­avbrott enligt diskrimi­neringslagen (2008:567) får handlingar istället gallras först då den väckta talan har av­slutats genom en dom eller ett beslut som har vunnit laga kraft.  Återlämnande: Ansökningshandlingar på papper får återläm­nas efter det att gall­- ringsfristen har löpt ut.  Om handlingen har skannats eller kopierats får den återlämnas när myndigheten inte längre har behov av handlingen i original. För sökande som har överklagat anställ­ningsbeslutet hänvisas till Handlingar rörande överklagandeärenden. Ansökningshandlingar där ansökan har åter­tagits av den sökande. Återlämnas eller gallras när de inte längre behövs för verksamheten. Ansökningshandlingar avseende tjänster som har dragits tillbaka efter annonsering. 1. Gallras 2 år efter det att rekryteringen avbröts. 2.Vid preskriptions­avbrott enligt diskrimi­neringslagen (2008:567) får handlingar istället gallras först då den väckta talan har av­slutats genom en dom eller ett beslut som har vunnit laga kraft.  Återlämnande: Handlingarna får åter­lämnas efter det att gallringsfristen har löpt ut.  Om handlingen har skannats eller kopierats får den återlämnas när myndigheten inte längre har behov av handlingen i original. Ansökningshandlingar som inte avser viss ledigförklarad tjänst. Återlämnas eller gallras när de inte längre behövs för verksamheten. Avser till exempel intresseanmälningar och spontan­ansök­ningar. Anmälan om före­trädesrätt. Bevaras. Avser en sökandes anspråk på företrädes­rätt till återanställning enligt lagen (1982:80) om anställningsskydd. Handlingar rörande utvärdering av sökande. 1. Gallras 2 år efter det att beslutet om anställ­ning har vunnit laga kraft. 2. Vid preskriptions­avbrott enligt diskrimi­neringslagen (2008:567) får handlingar istället gallras först då den Avser till exempel testresultat från urvals­tester, anteckningar från intervjuer eller referenstagning och enkätfrågor och svar som använts som urvalsinstrument. väckta talan har av­- slutats genom en dom eller ett beslut som har vunnit laga kraft.  Undantag från gallring: Handlingar som avser den anställde bevaras. Läkarintyg. Gallras 2 år efter det att beslutet om anställning har vunnit laga kraft.  Undantag från gallring: Läkarintyg som avser den anställde. Avser till exempel hälsodeklarationer. Registerutdrag ur belastningsregistret. Återlämnas eller gallras efter det att myndigheten har antecknat att utdraget har visats upp. Avser till exempel utdrag enligt lagen (2013:852) om registerkontroll av personer som ska arbeta med barn. Förteckningar över sökande. Bevaras. Avser till exempel rekryteringsrapporter för information enligt lagen (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet. Användarprofiler. Gallras 2 år efter användarens sista inloggning i systemet. Uppgifter som den sökande själv registre­rat i rekryterings­system, till exempel kontaktuppgifter och uppgifter om vilka tjänster hen sökt hos myndigheten. Handlingar rörande arbetstillstånd. Bevaras. Avser till exempel ansökan och beslut av Migrationsverket om arbetstillstånd för utländska medborgare. Anställningsbeslut. Bevaras. Avser myndighetens beslut som kan överklagas. Information om myndighetens beslut om anställning. Bevaras. Avser till exempel anslag, kungörelser eller meddelanden om tillsatta tjänster. Korrespondens. 1. Gallras 2 år efter det att beslutet om anställ­­ning har vunnit laga kraft eller rekryte­ringen har avbrutits. 2. Vid preskriptions­avbrott enligt diskrimi­neringslagen (2008:567) får handlingar istället gallras först då den väckta talan har av­slutats genom en dom eller ett beslut som har vunnit laga kraft. Avser korrespondens som har betydelse för beslutet om rekry­tering, till exempel meddelande om åter­kallande av ansökan eller meddelande om avbruten rekrytering. Avser även information till och korrespondens med fackliga företrä­dare och information till Arbetsförmed­lingen. Korrespondens som saknar betydelse för beslutet om rekryte­ring. Gallras när den inte längre behövs för verksamheten Avser till exempel mottagningsbekräftelser, kallelser till intervju och tackbrev. Handlingar rörande avvisade överkla­ganden. Bevaras. Avser till exempel beslut och korrespon­dens rörande överkla­ganden som avvisats för att de har kommit in för sent. Handlingar rörande överklagandeärenden. Bevaras Avser till exempel: – överklagande av anställningsbeslut, – myndighetens ytt­rande i ärendet, – platsannonsen, – anslaget, – anställningsavtalet, – klagandens ansök­nings­handlingar in­klu­sive cv, – den eller de anställ­das ansökningshand­lingar inklusive cv, – referenser för den klagande och den eller de anställda eller – övriga handlingar i ärendet. Hantera uppgifter om anställda − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − −

Till sökformuläret för RA-FS