Sök RA-FS

Till sökformuläret för RA-FS

Riksarkivets allmänna råd om bevarande och gallring av handlingar i KPAI/LPS

Bemyndigande

Beslutsdatum

1989-09-25

Dag för ikraftträdande

1989-09-25

Diarienummer

Anmärkningar

Genom dessa föreskrifter

Dessa föreskrifter är

• upphävda genom RA-FS 2013:6

Övriga dokument

Författningens text

Riksarkivets författningssamling RA-FS 1989:1 Riksarkivets allmänna råd om bevarande och gallring av handlingar i KPAI / LPS; beslutade den 25 september 1989. Efter samråd med Svenska kommunförbundet beslutar riksarkivet härmed följande allmänna råd om bevarande och gallring av handlingar i det datorbaserade systemet KPAI (kommunalt personaladministrativt informationssystem) jämte försystemet LPS (lokalt personalsystem). 1 Inledning Ett datorbaserat personaladministrativt informationssystem (KPAI) togs i drift 1973 vid kommundata (KDAB), sedan Svenska kommunförbundet och vissa kommuner gemensamt utrett behovet av förbättrat informationsunderlag i den personaladministrativa verksamheten. Riksarkivet utfärdade den 14 april 1980, efter samråd med Svenska kommunförbundet och Landstingsförbundet, allmänna råd till kommuner och landsting om gallring av handlingar i KPAI/KLPAI. Sedan dessa råd utfärdats har systemet utvecklats. Således har nya produkter tillkommit, rutiner ändrats och mikrofilm kommit till ökad användning. Gallringsråden har därvid blivit föråldrade. En arbetsgrupp med representanter för Svenska kommunförbundet och KDAB har tagit fram ett förslag till plan för bevarande och gallring. Förslaget har utarbetats efter samråd med bl.a. användare av systemet och KPA / KFA. 2 Tillämpning och omfattning Gallringsråden kan inte tillämpas förrän efter särskilt beslut i kommunen. Beslut om gallring fattas enligt föreskrifter som meddelas av kommunfullmäktige rcspcktive landstinget genom ett arkivreglemente. Föreskrifter om gallring av personuppgifter på elektromagnetiska databärare kan meddelas av datainspektionen. Dessa gallringsråd gäller endast KPAI hos Kommundata AB. De ersätter riksarkivets allmänna råd den 14 april 1980 vad beträffar KPAI / LPS. De allmänna råden avser huvudexemplaren av uppräknade handlingar. Övri- ga exemplar bör gallras så snart de inte behövs för arbetet. LPS (lokalt personalsystem) är ett terminalbaserat system som används för att rapportera in uppgifter till KPAI-systemct och för att hämta uppgifter från detta. Dessa kan också bearbetas. Eventuella utskrifter som tas fram via LPS är således ett rent arbetsmaterial, då motsvarande uppgifter finns lagrade digitalt. 3 Förslag till bevarande och gallring I förslaget redovisas alla specifika KPAI-handlingar med angivande av bevarande eller gallring och i förekommande fall gallringsfrister (den tid som skall förflyta innan gallring verkställs). Gallringsfrister räknas från utgången av det år under vilket handlingen tillkommit. Andra handlingar som hör till personaladministrationen har behandlats i riksarkivets allmänna råd om bevarande och gallring av vissa handlingar i kommunernas och landstingens arkiv (RA-FS 1987:2). Råden har strukturerats så att de lätt skall kunna användas av främst verksamma på personal- och lönekontor. Först redovisas grundregistrets handlingar och därefter löneberäkningsrutinens, som underindelats i årsvisa och månadsvisa handlingar. Vid rutinmässiga ändringar i KPAI / LPS kommer kompletterande råd att publiceras genom Svenska kommunförbundets och KDAB:s försorg. 4 Handlingar Den enda handling som föreslås generellt bli bevarad är matrikelkort. Det gäller såväl det sista för anställningen som fullskrivna. Dessa bör sorteras ned i personaldossie vid avgång ur tjänst. Ett förhållande som påverkat möjligheterna till gallring av KPAI-systemets handlingar är att vissa av dessa har behövts som underlag för pensionsutredningar och som dokumentation för andra försäkringsfrågor. Det material som främst kom i blickpunkten i detta sammanhang var lönelistor o. dyl. I och med att det senaste pensionsavtalet (PA-KL) togs i bruk den 1 januari 1985 är situationen förändrad. Dels råder konkurrens mellan de uppgifter som finns i KPAI och de uppgifter KPA / KFA efterfrågar, dels har nya rapporteringssystem tagits i bruk för överföring av data från KPAI till PDR (pensionsdataregister). Fortfarande förekommer i undantagsfall manuell rapportering fran kommunerna till KPA / KFA. För handlingar tillkomna före 1985 får gallringsråden kringgärdas med samma förbehåll som tidigare gällt, nämligen att om handlingarna behövs för pensions- och andra försäkringsfrågor, kan de ej gallras. 5 Utdata på mikrofilm KDAB erbjuder kommuner som tar ut lönelistor på mikrofilm— om de så önskar och utan att det kostar mera — en säkerhetsfilm framställd, kontrollerad och förpackad på det sätt som avses i riksarkivets cirkulär angående framställning och handhavande av mikrofilm för arkivändamål RA-FS 1989: 1 (KRFS 1982: 1). Det ankommer sedan på kommunerna själva att ansvara för förvaring av filmen och för eventuell framställning av nya brukskopior. 6 Gallringsfrister m.m. 6.I Grundregister Serie / handling: H Gallringsfrist / -tidpunkt: G Anmärkning: A H: Kunduppgift 1 G: 2 år H: Kunduppgift 2 G: Vid inaktualitet A: Efter det att ny uppgift erhållits H: Kunduppgift 3 G: Vid inaktualitet H: Kunduppgift 4 G: 2 år H: Kunduppgift 5 G: Vid inaktualitet A: Efter det att ny uppgift erhållits H: Kunduppgift 6 G: Vid inaktualitet H: Kunduppgift 7 A, B och C G: Vid inaktualitet H: Kunduppgift 8 G: Vid inaktualitet H: Kunduppgift 9 G: Vid inaktualitet H: Kunduppgift 11 G: Vid inaktualitet H: Kunduppgift 12 G: 2 år H: Konteringsmeddelande G: 2 år A: Efter kontroll mot maskinellt utskrivet konteringsregister H: Kontrollista 23 G: 2 år A: Underlag för bokföringsrättelse H: Befattningsuppgift G: 2 år A: Efter det att ny befattningsuppgift erhållits H: Kontrollista 21 (BER) G: Vid inaktualitet A: Efter kontroll och ev åtgärd H: Personuppgift (manuell) G: Vid inaktualitet A: Dokumentation av anställningsbeslut med beslutsfattarens underskrift. Om anställningsbeslut inte dokumenterats på annat sätt bevaras den manuella personuppgiften H: Personuppgift (maskinell) G: Vid inaktualitet A: Maskinellt framställd uppgift kan användas som indata H: Rättning av ackumulatorer (manuellt dokument) G: Vid inaktualitet H: Generell ändring av personuppgift (manuellt dokument) G: Vid inaktualitet H: Kontrollista 21 (PER) G: 2 år A: Dokumenterar gjorda ackumulatorändringar H: Bevakningslista 31 (32—34) G: 2 år A: Att betrakta som kontrollista / tra H: Bevakningslista, icke avslutade anställningar G: Vid inaktualitet A: Efter kontroll och vidtagna åtgärder H: Borttagna anställningar från personregister G: 10 år A: Jfr nedan sökregister månad 1. Bevaras om matrikelkort ej uttages H: Sökregister månad 2—12 G: Vid inaktualitet H: Sökregister månad 1 G: 10 år A: Jfr lönelista. Det sökregister som hänför sig hela föregående år erhålles i januari. Sökreg. månad 1 framställs efter löneberäkningen i "månad 13" 6.2 Löneberäkningsrutinen 6.2.1 Årsvisa handlingar Serie / handling: H Gallringsfrist / -tidpunkt: G Anmärkning: A H: Lista över kvarstående semester G: Vid inaktualitet A: Efter semesterårets slut H: Lista över ferielöneavdrag G: Vid inaktualitet H: Preliminära skatteuppgifter RSV G: Vid inaktualitet A: Efter kontroll och vidtagna åtgärder H: Påförda skatteuppgifter från RSV G: Vid inaktualitet A: Efter kontroll och vidtagna åtgärder H: Kontrolluppgifter till RSV som ej magnetbandsredovisats (kopia) G: 6 år A: Bevaras om matrikelkort ej uttages H: Rättelser av kontrolluppgifter G: 6år A: Bevaras om matrikelkort ej uttages H: Sammanställning av taxeringsuppgift G: 10 år H: Redovisning av kvarskatt G: 10 år H: Redovisning av arbetsgivaravgift G: 10 år H: Semesteromställningslistor G: Vid inaktualitet H: Beräkning av frånvarotimlön CAK 508 G: Vid inaktualitet H: Beräkning av frånvarogrundande tillägg GST / ADT personal G: Vid inaktualitet H: Konteringsregister G: Vid inaktualitet H: Mertids- / övertidsjournal G: 10 år H: Kontrollista 22 G: 10 år A: Jfr lönelista H: Fördelningslistor, löner G: Vid inaktualitet 6.2.2 Månadsvisa handlingar H: Tjänstgörings- / tidrapporter G: 2 år H: Lönelista G: 10år A: Lönelista bör bevaras om inte annat underlag finns för inrapportering av pensionsuppgifter o. dyl. (Jfr punkt 4 ovan) H: Personalförteckning G: Vid inaktualitet H: Tjänste- / bemanningsförteckning G: Vid inaktualitet H: Matrikelkort G: Vid inaktualitet A: Efter det att nytt matrikelkort föreligger H: Matrikelkort, fullskrivna, och sista vid anställningens upphörande G: Bevaras A: Placeras i personaldossie H: Matrikelkort för lärare — original G: Bevaras H: Matrikelkort för lärare — kopia G: Sparas under anställningstiden A: Följer läraren till ny arbetsgivare H: Meddelande om stoppad lön G: 2 år A: Manuellt dokument. Förvaras tillsammans med kontrollista H: Kontrollista — stoppade löner G: Vid inaktualitet H: Kontrollista — maskinella makuleringar G: Vid inaktualitet H: Lista över godtagna makuleringar / justeringar G: Vid inaktualitet H: Justeringsrapport / utanordningar G: 10 år A: Justeringsrapport / stansunderlag gallras när justeringen syns på lönelistan H: Intresseavdragslistor G: 10 år H: Bokförings- och avstämningslista G: 2 år H: Bearbetningsjournal 42 G: 10 år H: Tillfällig anställning — utbetalning G: 10år A: Jämför justeringsrapport utanordning resp stansunderlag H: Reseräkningar G: 10 år A: Ingår i verifikationer H: Beställningar G: Vid inaktualitet SVEN LUNDKVIST Claes Gränström

Till sökformuläret för RA-FS