Arkivutredningen tillsattes 2017 och presenterade sitt betänkande i december 2019. Under utredningens gång har Riksarkivet lämnat in flera inspel, i viktiga frågor till utredningen. Nu lämnar myndigheten sitt samlade remissvar på betänkandet.
I de inledande kommentarerna lyfter Riksarkivet informationens centrala betydelse i ett öppet och demokratiskt samhälle; för insyn och kontroll, individers rättigheter, rättskipning, samhällsplanering, forskning och kulturarv.
I dagens samhälle har den tekniska utvecklingen skapat nya förutsättningar för informationsförsörjningen, liksom det faktum att viktig information hanteras olika beroende på vem det är som skapar den.
Den allvarliga coronakris vi genomlever just nu belyser detta: viktig information som i efterhand kan berätta om beslutsfattande, smittspridning, arbetsmiljö eller krisberedskap skapas hos både offentliga och privata aktörer, som regleras olika (eller inte alls). Vi kan därmed inte veta vilken information som gallras eller bevaras, när reglering antingen saknas eller tolkas olika.
Helhetsperspektiv och värdering av samhällsviktig information
Det behövs ett
helhetsperspektiv
på informationsförsörjningen, där reglering och strukturering av information inte sprids ut på olika aktörer beroende på informationens typ och funktion, t.ex. om den är analog eller digital, offentlig eller privat.
Det behövs också mer fokus på informationens värde och gemensamma utgångspunkter för
värdering
av den, i verksamheter utanför den offentliga sektorn som t.ex. energiförsörjning, hälso- och sjukvård, finansiella tjänster, infrastruktur och kärnkraft.
Samhällsviktig
information behöver identifieras, värderas och hanteras enhetligt och säkert för att kunna bevaras med bibehållen autenticitet och tillförlitlighet, även sådan information som inte finns i allmänna handlingar.
-
Vi lämnar förslag om att Riksarkivet – tillsammans med andra – ska ta ett ansvar för att göra värderingen av vad som är samhällsviktig information, så att den inte riskerar att gå förlorad. Riksarkivet vill också få ett större ansvar gentemot enskilda arkivbildare och arkiv i kommuner och regioner, t.ex. rätt att utfärda föreskrifter, för att få en helhetssyn på informationsförsörjningen i samhället, säger riksarkivarien Karin Åström Iko.
Mer fokus på digitaliseringen och digitalt bevarande
Riksarkivets samlade intryck av Arkivutredningens betänkande är att det saknas svar på hur staten ska möta upp omvärldens krav på den digitala förvaltningen och samhällets tillgång till information.
Riksarkivet vill sätta fokus på digitalt bevarande och utmaningen med de enorma informationsmängder som dagligen produceras. Ett exempel är bevarandet av de handlingar som är digitalt skapade, och då även samhällsviktig information från privata aktörer.
Kopplat till detta lyfter Riksarkivet också vikten av informationssäkerhet, informationsklassning och dataskydd.
Viktigt med tydliga regleringar
Riksarkivet välkomnar ambitionen i lagförslaget att alla arkiv ska omfattas av ett symboliskt skydd. Däremot lämnar Riksarkivet många konkreta förslag till hur lagen kan formuleras och struktureras, för att bli tydligare.
-
Det är viktigt att en ny arkivlag blir pedagogisk och lättillgänglig både för anställda i staten, kommunerna och regionerna som ska tillämpa bestämmelserna, och för dem som vill ta del av arkiven. Därför har det varit viktigt för mig att vi tar ett ordentligt grepp om detta, säger Karin Åström Iko.
-
Jag håller med Arkivutredningen om att arkivsektorn är underfinansierad; både stat, kommun, region och enskild sektor. Vi har föreslagit att Riksarkivet får ett utökat ansvar för att svara upp mot förväntningar och behov, men Riksarkivet måste då få utökade resurser.
Sista dag att svara på remissen är den 1 juni 2020.
För ytterligare information kontakta: Helena Långström, kommunikationsstrateg, tfn 076-779 81 10
FAKTA: Kommentarer och förslag på olika områden
Statliga myndigheter
När det gäller de statliga myndigheterna går flera av utredningens förslag i linje med en mer samlad syn på samhällets informationsförvaltning.
- Det ska införas en bestämmelse i arkivlagen om att myndigheter ska lämna uppgifter om sina arkiv till ett nationellt arkivinformationssystem – det ger en bättre överblick över samhällets informationsresurser
- Arkivmyndigheterna får ett tydligare rådgivningsuppdrag till de som står under deras tillsyn.
- Myndigheterna ska ha överlämnandeplaner för när de ska lämna över sina arkiv till Riksarkivet – det ger bättre möjlighet till planering och framförhållning.
Kommuner och regioner
Utredningen föreslår tydligare uppdrag för rådgivning, vilket är bra.
- Riksarkivet vill också ha rätt att meddela föreskrifter för kommuner och regioner. Syftet är att samhällsviktig information ska hanteras likvärdigt, oavsett i vilken kommun eller region den finns.
Enskilda arkiv
Ambitionen att låta enskilda arkiv omfattas av delar av arkivlagens bestämmelser är bra. Det går i riktning mot ett helhetsperspektiv. Men urvalet bör inte begränsas till att endast omfatta enskilda arkivinstitutioner som erhåller verksamhetsbidrag av statliga medel. Där ges arkiven redan idag en trygg förvaring.
- Riksarkivet vill att en vidare krets ska omfattas, och har lämnat förslag om en utökning av arkivlagens bestämmelser till skydd för enskilda arkivbestånd, som inte förvaras hos enskilda arkivinstitutioner. Det handlar om information om samhällsviktiga funktioner utanför den offentliga sektorn, information från offentligt finansierad verksamhet i privat regi och om information som utgör en viktig del av kulturarvet.
Det är positivt att Arkivutredningen vill tillföra de enskilda arkiven ökade statsbidrag.
- Riksarkivet lyfter frågan om urval och har lämnat ett förslag om värdering av information i samhället i stort, även när det gäller arkiv inom den enskilda sektorn.
- Riksarkivet är tveksam till att statsbidrag ska riktas särskilt till bildandet av arkivcentrumlösningar, även om sådana kan innebära många fördelar. Ett bredare formulerat statsbidrag skulle kunna användas för de olika behov som den enskilda arkivsektorn ger uttryck för.
Riksarkivet välkomnar ett uttalat fokus på arkiv som bildats i det samiska samhället och ett utpekat ansvar för att dessa arkiv ska uppmärksammas och tillgängliggöras.
Nationella Arkivdatabasen, NAD
Riksarkivets ambition är att den Nationella Arkivdatabasen, NAD, ska vara ett självklart nav för all arkivinformation.
- Det är positivt att det ska framgå av Riksarkivets instruktion att myndigheten ska tillhandahålla ett nationellt arkivinformationssystem.
- Att myndigheterna och vissa arkivinstitutioner ska rapportera uppgifter till NAD kommer att leda till en bättre överblick av samhällets informationsresurser och göra det lättare för användarna att hitta information om arkiv. Riksarkivet vill att även andra arkivförvarande institutioner ska rapportera till NAD.
- Riksarkivet önskar resurser för ett storskaligt nationellt projekt för att få fler aktörer inom den enskilda sektorn att ansluta sig till NAD, och även resurser för satsningar på utveckling och ökad användbarhet.
