Bakgrund till regleringen
Genom 12 § arkivförordningen (1991:446) är Riksarkivet bemyndigad att meddela föreskrifter och särskilda beslut om gallring för statliga myndigheter. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, har i huvudsak haft samma lydelse i drygt 20 år (RA-FS 1991:6, omtryckta RA-FS 1997:6 och ändrade RA-FS 2012:2).
Enligt föreskrifterna ska myndigheterna besluta om hur tillämpning ska ske och de ska också besluta om gallringsfrister, dvs. tiden som ska förflyta innan gallringsbara handlingar får gallras ut.
RA-FS 1997:6 anger att gallring endast får ske under förutsättning att allmänhetens rätt till insyn inte åsidosätts och att handlingarna bedöms sakna värde för rättskipning, förvaltning och forskning. Vid fastställande av gallringsfrist ska myndigheten ta hänsyn till att rättsliga krav kan tillgodoses.
Tillsyn och rådgivning
I uppföljningsarbete om tillämpningen av RA-FS 1997:6 kunde Riksarkivet konstatera att en del myndigheter tillämpade föreskrifterna för brett (med allt för oprecisa uppgifter om vilka typer av handlingar och gallringsfrister som avsågs) och andra för snävt (t.ex. av man bortsåg från elektroniska handlingar). Hälften av myndigheterna hade inte fattat några beslut alls om tillämpning av föreskrifterna.
Dessa företeelser har därefter också uppmärksammats Riksarkivets löpande rådgivning och tillsyn och det har riktats föreläggande mot myndigheter inom området, till exempel krav om att tillämpningsbeslut ska fattas.
Uppdatering av föreskrifterna
Riksarkivet inledde 2018 en översyn för att kunna uppdatera föreskrifterna. Syftet är att uppnå en ökad tydlighet och flexibilitet i tillämpningen för att underlätta myndigheternas arkivvård. Målet är att få ändamålsenliga arkiv som svarar mot krav och behov i form av myndighetens egen informationsförsörjning, allmänhetens rätt till insyn och möjligheten till forskning samtidigt som arkiven inte tyngs av stora handlingsmängder utan långsiktigt informationsvärde.
Riksarkivet skickade ut ett föreskriftsförslag på remiss hösten 2019 och utifrån de yttranden som inkom har Riksarkivet arbetat vidare med bearbetning av förslaget.
Ett område som flera remissinstanser har lyft i sina svar är gallringfrister för e-postloggar. Flera myndigheter har pekat på de kostnader som hantering och bevarande av loggarna innebär, medan representanter från media har betonat vikten av ett bevarande för möjlighet till insyn och granskning.
Frågan om uppdaterade gallringsföreskrifter kommer att fortsätta beredas inom myndigheten under maj och juni. Planen är att beslut ska fattas innan sommaren och att de nya föreskrifterna ska träda i kraft 1 januari 2022.
