Riksarkivets tillsynsenhet har i uppdrag att granska arkivvården hos de statliga myndigheterna och sammanfatta de brister som framkommit utifrån politikområden. Syftet är bl.a. att ge överblick över arkivverksamheten och förmedla resultatet till berört departement, identifiera vari bristerna ligger och därmed förbättringsområden.
- Det här är ett bra sätt att beskriva tillståndet för arkivvården hos våra myndigheter. Vi vill förmedla resultaten både till ansvariga departement och kulturdepartementet och samtidigt uppmuntra till samverkan, säger riksarkivarie Karin Åström Iko.
Rapporterna kommer att omfatta inspektioner under åren 2013-2019 och de områden som har avslutats är:
• Arbetsmarknad och arbetsliv,
• Lag och rätt och
• Utbildning och forskning.
Brister
Rapporterna innehåller statistik över förelägganden och analys av resultat. Samtliga tre rapporter visar tydligt att två brister är synnerligen framträdande: Åtgärder som krävs för digitala handlingar (strategi för bevarande, plan för informationssäkerhet) samt att göra sin arkivinformation sökbar (arkivredovisning).
- Informationen är i ständigt ökande takt mer digital – därför är det är särskilt viktigt att proaktivt styra hur de digitala handlingarna ska hanteras och göras sökbara i både nutid och framtid. Annars är risken stor att viktig information går förlorad – det blir ingenting kvar eller så går den inte att hitta.
Stora förbättringar
- Glädjande nog har 24 myndigheter inspekterats helt utan förelägganden, de har inte en enda brist. Jämfört med tidigare sammanställningar och analyser noterar vi på tillsynsenheten att våra förelägganden ändrats från att ”upprätta” till ”komplettera” inom de flesta områden som granskas. Stora förbättringar har gjorts, säger Petra Dornbusch, chef för tillsynsenheten.
Härnäst kommer rapporterna Kultur, Näring och Finans. Under 2018-2019 inspekteras Utrikes, Social och Miljö- och energi-områdena.
