I Reglemente för Krigsarkivet, SFS 1923:367, regleras tillsynsrätten samtidigt som Krigsarkivet blir arkivdepå inte bara för de militära myndigheterna utan även för andra myndigheter och inrättningar med uppgifter avseende lantförsvaret och som löd under Lantförsvarsdepartementet.
1942 blir Krigsarkivet arkivmyndighet för samtliga myndigheter under Försvarsdepartementet.
Tillsyn, vad är det?
Arkivmyndigheterna har bl.a. till uppgift att kontrollera hur myndigheterna följer arkivförfattningarna. Till dessa hör arkivlagen (1990:782), arkivförordningen (1991:446) och Riksarkivets föreskrifter (RA-FS och RA-MS). Tillsynen sker i stor utsträckning genom inspektioner som ska ske ungefär vart tredje år. För närvarande är det fyra personer som arbetar med tillsyn på Krigsarkivet.
Krigsarkivets tidiga inspektioner fokuserade till stor del på arkivlokalernas beskaffenhet och på att arkiven var korrekt förtecknade. Den teoretiska utgångspunkten var att de handlingar som bevarades skulle tillgodose den militärhistoriska forskningens behov på lång sikt.
Idag utgår tillsynsverksamheten ifrån ett demokrati- och kulturarvsperspektiv. Tillsynens mål är att i första hand säkerställa insynen i myndigheternas verksamhet, dvs. den lagstadgade handlingsoffentligheten. Samtidigt ställs krav på att arkiven ska tillgodose förvaltningens, rättsskipningens och forskningens behov.
Krigsarkivets sorgfälliga inspektörer i tillsynstagen
Den tekniska utvecklingen gör att kraven på både den fysiska förvaringen och den materiel för framställning av handlingar som används har förändrats över tid. Materielfrågor som t.ex. arkivbeständigt bläck och rätt sorts papper, har med tiden blivit till frågor om rätt kopiatorer och skrivare för att nu handla mycket om de elektroniska handlingars bevarande i sitt ursprungliga format.
Lisan Nissar Borg, Carl Billengren
Källor:
Krigsarkivets ämbetsarkiv
Krigsarkivets bibliotek
Krigsarkivet 200 år- Årsbok för Riksarkivet och Landsarkiven 2005, Stockholm 2005
Nya media underlättar möjligheterna att hålla ordning på stora mängder information men ställer också andra krav på arkiveringen. Arkivmyndigheterna måste hålla sig à jour med utvecklingen och finna nya långsiktiga lösningar för både gallring och bevarande. Ur: Krigsarkivets årsberättelse 1957
Ett sätt att bevara elektroniska handlingar är genom utskrift på papper. Försvarets myndigheter praktiserade detta under många år. En stor nackdel är att utskriften innebär att ursprungliga sök- och sammanställningsmöjligheter går förlorade. Numera är utgångspunkten att myndigheterna ska bevara handlingarna i ursprungligt skick i format som följer Riksarkivets krav och rekommendationer. Ur: Protokoll fört vid inspektion av arkivet hos Chefen för Armén den 28 mars 1984
Första inspektionen av vad som då hette Södra skånska infanteriregementet skedde redan 1923. Arkivbildningen är då oorganiserad både fysiskt och logiskt. Arkivlokaler saknas helt och de många förflyttningarna mellan övningsfält och kaserner har påverkat expeditionstjänsten ”i hög grad förryckande”. Regementet prioriterar helt klart den militära verksamheten framför arkivfrågorna. Ur: Rapport över inspektion av Kungl. Södra skånska infanteriregementets arkiv 1923.
Vid inspektionen 1967 kan Krigsarkivet konstatera att lokalerna för regementets huvudarkiv nu är tillfredställande och att man anstränger sig att efterleva bland annat bestämmelser om förtecknande i ArkivI. Andra avdelningar, som sjukvårdsavdelningen, har inte varit lika medvetna om sina förpliktelser gällande arkivvården. Ur: Ang. inspektion av arkivvården hos Kungl. Södra skånska regementet 1967.
När vi når fram till 1985 konstateras att Stabsexpeditionen har ett centraliserat system för kontroll och förvaring av regementets skrivelser och det ”synes fungera tämligen bra”. Det framgår att godkända arkivmateriel används och att visst datorstöd införts. Ur: Rapport efter inspektion av arkivtjänsten vid Södra skånska regementet, P7/FO 11 1985.
