Dina rättigheter att ta del av arkivmaterial kan vara begränsade
- Om det finns sekretessbelagd information i allmänna handlingar
- För enskilda arkiv gäller specifika regler och villkor
- När det finns andra lagliga hinder för att lämna ut en handling, exempelvis om ett arkiv är skadat av mögel
Rödmarkeringar i den Nationella arkivdatabasen
Om ett arkiv i den Nationella arkivdatabasen (NAD) har en rödmarkerad anmärkning under rubriken ”Om arkivet” så kan dina rättigheter att få ta del av materialet vara begränsade. Ibland kan det finnas begränsningar även om det saknas en rödmarkering.
Allmänna handlingar
Rätten att ta del av allmänna handlingar
Enligt den så kallade offentlighetsprincipen, som regleras i en grundlag (tryckfrihetsförordningen), har alla rätt att ta del av allmänna handlingar och den som vill göra det har rätt att vara anonym. Det finns bestämmelser om sekretess som begränsar din rätt att se allmänna handlingar. Bestämmelserna finns i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Beroende på hur känsliga uppgifter det rör sig om, varierar sekretesstiden mellan två och 150 år. Innan handlingar kan lämnas ut måste Riksarkivet först göra en sekretessprövning, för att se om det finns uppgifter i handlingarna som omfattas av sekretess.
Sekretessprövning
En sekretessprövning ska göras varje gång en handling begärs ut och prövningen ska göras så snabbt som möjligt. Du har rätt att vara anonym och du behöver inte heller uppge syftet med din begäran, men om du berättar vem du är och varför du vill ta del av vissa uppgifter kan det innebära att vi har möjlighet att lämna ut mer information. I vissa fall kan det vara nödvändigt att du legitimerar dig, till exempel om du vill ta del av känslig information om dig själv, exempelvis en sjukjournal. Om det är mycket material kan en sekretessprövning dra ut på tiden. När du begär ut handlingar som kan omfattas av sekretess är det därför bra att du så tydligt som möjligt anger vilka uppgifter du vill se. En av våra handläggare kontaktar dig när sekretessprövningen är klar.
Ta del av handlingar i läsesalen
Om du får besked att du har rätt att ta del av handlingarna är du välkommen till vår läsesal. Om sekretessprövningen är baserad på vem du är och din relation till uppgifterna måste du visa legitimation. Handlingar som kräver legitimation måste hållas under uppsikt. Kom ihåg att meddela personalen om du tar en paus eller går för dagen.
Din rätt att överklaga
Om du inte är nöjd med handläggarens bedömning av din begäran att få ta del av allmänna handlingar, så har du rätt att begära ett myndighetsbeslut från Riksarkivet. Myndighetsbeslutet går att överklaga till kammarrätten.
Begränsningar i enskilda arkiv
För enskilda arkiv, det vill säga arkiv från företag, föreningar, privatpersoner eller organisationer, kan det också finnas begränsningar i vad du får se. Här gäller varken tryckfrihetsförordningen eller offentlighets- och sekretesslagen. Regler och villkor för tillgänglighet bestäms i stället i avtal mellan Riksarkivet och den som har lämnat in handlingarna. Ibland kan du behöva särskilt tillstånd. Fråga personalen vad som gäller i varje enskilt fall.
