De statliga arkiven utgörs av så kallade allmänna handlingar. Detta innebär att de flesta av de statliga handlingarna är offentliga, det vill säga öppna för alla. En del av handlingarna är dock hemliga av hänsyn till människors personliga integritet eller rikets säkerhet. Som regel blir sådana handlingar hemligstämplade i 70 år, därefter blir de offentliga. Bestämmelserna om vilka handlingar som är offentliga och vilka som är hemliga finns i offentlighets- och sekretesslagen.
Offentlighets- och sekretesslag (2009:400)
Exempel på handlingar som är hemliga för att skydda personlig integritet är sådana som innehåller information om någons sjukdomar, sexuella läggning, missbruk eller dödsorsak. Alla har dock rätt att se arkiverade upplysningar som gäller en själv.
En del av det arkivmaterialet som finns i Riksarkivet är skapat av enskilda personer, föreningar och företag, och inte av myndigheter. Sådana ”enskilda arkiv” faller inte under offentlighetsprincipen. De flesta enskilda arkiv är öppna för forskning men det finns arkiv som man måste söka tillstånd av arkivet för att få använda. Vissa ”enskilda arkiv” förvaras bara på arkivet, men ägs fortfarande av någon annan och för att få ta del av den typen av material måste man söka tillstånd av den som äger arkivet.