Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS:er) för e-arkiv och e-diarium

E-delegationen gav våren 2011 Riksarkivet i uppdrag att leda ett arbete med inriktning mot gemensamma tjänster för e-arkiv och e-diarium. Ett projekt (eARD) med uppgift att ta fram förvaltningsgemensamma specifikationer, allmänt kallade FGS:er, inom e-arkivområdet startades och förslag till ett antal förvaltningsgemensamma specifikationer, FGS:er, har tagits fram. Projektet avslutade sitt uppdrag i slutet av juni 2014.

Den 15 juni 2016 fastställdes en ny version av vägledningen Att utveckla, förvalta och införa FGS:er. Den nya versionen innehåller tydligare och utökad förklaring till processen att ta fram en FGS. Alla ändringar är markerade i dokumentet (Se nedan).

FGS funktionen arbetar just nu vidare med ”FGS Personalsystem” samt ”FGS Ärendehantering” med målet att första versioner av dessa är beslutade under tredje kvartalet 2016. Samtidigt kommer arbetet med ”FGS Arkivredovisning” att inledas och för denna är målet att beslut kan ske innan 2016 är slut.

Att utveckla, förvalta och införa FGS:er (Vägledning)
Introduktion till FGS:er
FGS Paketstruktur
FGS Paketstruktur Tillägg
XML-scheman
Beslut om fastställande av FGS dokument
Beslut om fastställande av FGS dokument 2016-03-03
Beslut om fastställande av FGS dokument 2016-06-15


Vad är en FGS?

FGS:erna beskriver krav på märkning och paketering av information för leverans till ett e-arkiv. De kan även användas som underlag för utveckling av e-arkivtjänster. Förenklat kan man säga att eARD-projektet har varit arkitekt utan att bygga själva arkivet som måste byggas av myndigheter eller tjänsteleverantörer. 

 

FGS:erna redan en framgång

FGS:erna har väckt intresse inom offentlig förvaltning. Så tidigt som i början av 2012 använde Sveriges kommuner och landsting, SKL, de förslag till FSG:er som projektet e ARD tagit fram. FGS:erna var bl.a. underlag till en upphandling av e-arkiv som SKL gjorde. I slutet av mars 2014 tecknade SKL ramavtal med 15 leverantörer. Även andra länder har visat sitt intresse för FGS:erna, och har hört av sig till projektet för att få veta mera. Bl.a. gäller det arkivmyndigheterna i Norge, Estland och Ungern. 

Riksarkivet förvaltar FGS:erna

FGS-funktionen är organisatoriskt placerad inom Avdelningen för offentlig informationshantering. Vi arbetar för närvarande med ta ställning till de föreslagna FGS:erna samt att göra nödvändiga justeringar innan de beslutas och ges ut i en första formellt beslutad version.

Vi deltar och informerar på större konferenser med e-arkivtema. Vi informerar om vårt arbete genom våra nyhetsbrev. Se tidigare nyhetsbrev samt prenumerera på kommande genom att följa länken nedan.

Läs mer om vårt arbete med FGS:er:

 

Kontakt

ra-fgs@riksarkivet.se

Mer om e-arkiv och e-diarium

Projektet eARD (E-arkiv och E-diarium) 
E-delegationen
Sveriges kommuner och landsting

 

Frågor och svar om FGS:er

Här publicerar vi de mest förekommande frågor vi har fått in till oss. Listan fylls på vartefter nya frågor kommer in.

 

Frågor


Svar

1. Vad gör FGS-funktionen just nu?
Svar: Färdigställer FGS Ärendehantering samt FGS Personalsystem så att dessa kan fastslås och publiceras i en första version.

2. När är de första FGS:erna fastslagna?
Svar: FGS Paketstruktur fastslogs den 15 augusti 2015. Just nu pågår arbetet med FGS Ärendehantering och FGS Personalsystem. För tillfället går det dock inte att sätta något exakt datum för när dessa kan fastslås och publiceras.

3. FGS Ekonomi. Är en sådan planerad? När?
Svar: Om och när det blir en FGS Ekonomi beslutas av förvaltningsrådet. Det är även förvaltningsrådet som kommer att sätta samman arbetsgruppen för framtagandet. För mer information läs dokumentet "Att utveckla, förvalta och införa FGS:er (Vägledning)". För att FGS Ekonomi ska kunna tas fram krävs det att förvaltningsrådet beslutar om detta. Framtagandet är också beroende av vilka personer/myndigheter/kommuner/landsting som kommer att delta i arbetet samt att det finns en finansiering och en tidplan som är realistisk.

4. FGS Skola. Är en sådan planerad? När?
Svar: Om och när det blir en FGS Skola beslutas av förvaltningsrådet. Det är även förvaltningsrådet som kommer att sätta samman arbetsgruppen för framtagandet. För mer information läs dokumentet "Att utveckla, förvalta och införa FGS:er (Vägledning)". För att FGS Skola ska kunna tas fram krävs det att förvaltningsrådet beslutar om detta. Framtagandet är också beroende av vilka personer/myndigheter/kommuner/landsting som kommer att delta i arbetet samt att det finns en finansiering och en tidplan som är realistisk.

5. FGS Webb. Är en sådan planerad? När?
Svar: Om och när det blir en FGS Webb beslutas av förvaltningsrådet. Det är även förvaltningsrådet som kommer att sätta samman arbetsgruppen för framtagandet. För mer information läs dokumentet "Att utveckla, förvalta och införa FGS:er (Vägledning)". För att FGS Webb ska kunna tas fram krävs det att förvaltningsrådet beslutar om detta. Framtagandet är också beroende av vilka personer/myndigheter/kommuner/landsting som kommer att delta i arbetet samt att det finns en finansiering och en tidsplan som är realistisk.

6. FGS Arkivredovisning. Är en sådan planerad? När?
Svar: Arbetet med en FGS Arkivredovisning sker internt på Riksarkivet. Den är baserad på RA-FS 2008:4 och använder utbytesformaten EAD (i den senaste versionen EAD3 som släpptes i augusti 2015) samt EAC-CPF. Det finns för närvarande inget fastslaget datum för färdigställandet av denna FGS.

7. Hur ska jag marknadsföra FGS:erna på min egen organisation?
Svar: Ett viktigt argument är att ju fler som använder FGS:erna och ju fler leverantörer som bygger in det från början ju lättare blir flytten av information oavsett om den ska levereras till arkivmyndighet eller inte. Det går att använda vår presentation som stöd

8. Vilken status har befintliga FGS:er och hur kommer utvecklingen att bedrivas?
Svar: Projektet eARD levererade utkast som nu håller på att färdigställas. Framöver ska utvecklingen av nya FGS:er beslutas av förvaltningsrådet och arbetet genomföras i mindre arbetsgrupper/projekt. Alla FGS:er kommer att vara under ständig utveckling, det går inte att säga att de inte kommer att utvecklas vidare.

9. Finns det någon öppen källkod eller ett Open Source-projekt för FGS:erna?
Svar: Riksarkivet kommer inte att utveckla några tillämpningar i form av programvaror eller API:er utan det står de som så önskar fritt att göra detta och även att tillgängliggöra dessa som Open Source-projekt. 

10. Kan ni granska vår informationsmodell och det vi utvecklar?
Svar: Tyvärr inte. Det finns inte personella resurser för att kunna bistå med denna hjälp.

11. Kan ni utbilda oss i XML och FGS:er?
Svar: Tyvärr inte. Det finns inte personella resurser för att kunna bistå med denna utbildning. Däremot kommer det att genomföras informationsmöten när det finns fastslagna FGS:er.

12. Vad innebär samarbetet mellan Riksarkivet och Statens servicecenter?
Svar: Statens servicecenter (SSC) har tillsammans med Riksarkivet fått ett regeringsuppdrag att ta fram en tjänst för ett e-arkiv. Riksarkivets roll i projektet är att bidra med vissa utredningar, hjälpa till med kunskap om arkivrättsliga frågor samt med FGS:erna. E-arkivet kommer inte att vara fullt utvecklat från början utan tjänsten kommer att innehålla mer och mer vartefter det finns fler och fler FGS:er. Riksarkivet arbete i projektet innefattar alltså inte tekniken eller vilken/vilka leverantörer som väljs.

13. Kan Riksarkivet hjälpa andra myndigheter eller leverantörer att bygga ett e-arkiv?
Svar: Tyvärr inte, det finns inte personella resurser för att kunna arbeta tillsammans med alla. I detta fall är det ett regeringsuppdrag där Riksarkivet är speciellt utpekade att medverka. Rådet vi kan ge är att följa de lagar och författningar som finns samt att använda FGS:erna.

14. Kan vi som kommun ansluta oss till det tjänst som Statens servicecenter kommer att ta fram?
Svar: Tyvärr inte. Statens servicecenter kan enligt sin instruktion inte tillhandahålla tjänster till andra än statliga myndigheter.

15. Kommer Statens servicecenter vara arkivmyndighet för de elektroniska handlingarna de tar emot?
Svar: E-arkivet hos Statens servicecenter är ett så kallat mellanarkiv. Det vill säga ett arkiv där handlingarna och informationen lagras innan den överlämnas till ett slutarkiv. Myndigheten som är arkivbildare behåller ansvaret för informationen till dess att arkivet överlämnas till Riksarkivet eller till annan arkivmyndighet. Riksarkivet är arkivmyndighet för informationen oavsett vilket media den finns sparad på. Läs mer om leverera arkivmaterial till Riksarkivet.

16. Måste jag ha ett införandeprojekt?

Svar: Alla som tänker använda sig av FGS:erna måste genomföra ett införandeprojekt där man tar ställning till hur FGS:en ska tillämpas i den egna organisationen. Detta gäller oavsett vem man är.

 

17. Kan ni tala om vilket e-arkiv jag ska köpa?

Svar: Det kan vi tyvärr inte göra. Vi kan bara rekommendera att man kravställer så att den lösning man väljer både kan hantera de FGS:er som redan är beslutade och de FGS:er som kommer att komma i framtiden.

 

18. Kan jag få FGS:er och tabeller i ett redigerbart format?

Svar: Tyvärr, all text tillhandahålls enbart som pdf. Mer information om detta finns i kapitel 3.7 i dokumentet ”Att utveckla, förvalta och införa FGS:er (Vägledning)”.

Sidan publicerad: 2014-05-16 | Sidan senast uppdaterad: 2016-04-18