Många gånger uppfattas arkivering som en aktivitet som påbörjas efter att den primära verksamhetsprocessen har avslutats. Det är ett riskabelt sätt att förhålla sig till informationsförvaltning. Arkivering by Design är en proaktiv metod som innebär att system som ska innehålla verksamhetens information utformas (designas) så att tillgänglighet och hållbarhet är säkerställd redan från början. När informationsvärdering i ett tidigt stadium kombineras med lämplig arkivvård under informationens hela livscykel kan det varaktiga värdet att säkerställas.
Hållbarhet och tillgänglighet
Inom ramen för Arkivering by Design förstås begreppen
Hållbar
och
Tillgänglig
genom följande övergripande egenskaper eller kvalitetskrav på information;
- Sökbar: Information kan hittas snabbt och enkelt av alla som borde ha tillgång till den,
- Nåbar: Information är tillgänglig för (åter)användning för ett visst ändamål, av en viss aktör vid varje givet tillfälle, så långt det är lagligt tillåtet.
- Läsbar: Information kan visualiseras och bearbetas av människor och / eller maskiner.
- Tolkningsbar: Betydelsen av information är tydlig och det är känt av vem den skapades, i vilket sammanhang och för vilket ändamål.
- Pålitlig: Informationen är tillförlitlig, fullständig och baserad på korrekta data så att den kan återanvändas.
- Motståndskraftig (framtidssäkrad): Information kan (åter)användas under hela sin livscykel. Förändringar över tid i organisation, teknik eller verksamhetsprocesser har ingen negativ inverkan på hållbarhet och tillgänglighet,
- Tillräcklig (svenskt tillägg): Tillräckligt med information bör samlas in, enligt användarnas behov, men systemen bör inte producera mer information än nödvändigt för att säkerställa en ansvarsfull användning av resurser och återanvändning av information.
