3. Redovisning av handlingar och deras förvaring - Arkivförteckningen
Här hittar du svar på frågor som rör den andra delen av arkivredovisningen, den som beskriver vilken information som uppstår i myndighetens verksamhet och hur informationen förvaras. Traditionellt kallas denna redovisning för arkivförteckning eller dokumenthanteringsplan. De element som förekommer här är handlingsslag och handlingstyper samt förvaringsenheter.
Klicka på frågan så kommer du direkt till svaret.
Tillbaka till huvudsidan
Frågor och svar om verksamhetsbaserad arkivredovisning.
Frågor
3.1 Generellt om arkivförteckningen
3.1.1 Vad är syftet med arkivförteckningen?
3.1.2 Vilka uppgifter består arkivförteckningen av?
3.2 Handlingsslag och handlingstyper
3.2.1 Hur ska namn på handlingsslag anges?
3.2.2 Vilka handlingstyper ska anges i redovisningen av handlingsslag?
3.2.3 Vad menas med handlingsslagets och de ingående handlingstypernas organisation?
3.2.4 Hur förhåller sig dossierer till processer och handlingsslag?
3.2.5 Hur kan en handlingstyp redovisas om den inte förekommer vanligtvis?
3.2.6 Hur redovisas elektroniska handlingar som handlingstyper?
3.2.7 Hur redovisar man handlingstyper ur databaser?
3.2.8 Vad är det för skillnad mellan en serie och ett handlingsslag?
3.3 Förvaringsenheter
3.3.1 Vad är en förvaringsenhet?
3.3.2 Hur ska beteckningen för förvaringsenheter bildas?
3.3.3 Kan handlingar ordnas och redovisas i så kallade sviter?
3.3.4 Vad avses med ”typ av förvaringsenhet”?
3.3.5 Vad avses med ”förvaringsenhetens omfattning”?
3.3.6 Hur redovisas elektroniska handlingar som förvaringsenheter?
3.3.7 När ska förvaringsenheter redovisas?
3.3.8 Behöver man göra om/flytta om den fysiska förvaringen av handlingar vid bytet till en ny arkivredovisning?
Svar
3.1 Generellt om arkivförteckningen
3.1.1
Vad är syftet med arkivförteckningen?
Arkivförteckningen består av uppgifter om handlingarna och deras förvaring. Syftet med arkivförteckningen är att presentera vilka handlingar som finns och hur man återsöker dem. Arkivförteckningen ska tillsammans med myndighetens övriga dokumentation utgöra ett sök- och insynsinstrument till myndighetens allmänna handlingar.
3.1.2
Vilka uppgifter består arkivförteckningen av?
Arkivförteckningen består av uppgifter om handlingarna (handlingsslagsredovisning) och deras förvaring (redovisning av förvaringsenheter). De uppgifter som avser handlingsslag och handlingstyper kan användas för att styra informationshanteringen medan uppgifterna om förvaret av handlingar i första hand avser åtkomst och hantering av en viss förvaringsenhet.
3.2 Handlingsslag och handlingstyper
3.2.1
Hur ska namn på handlingsslag anges?
Strukturenhetens beteckning från klassificeringsstrukturen ska följa med till handlingsslaget. Namn kan anpassas till något som beskriver handlingsslaget och kan, men behöver inte vara, det samma som processens namn.
3.2.2
Vilka handlingstyper ska anges i redovisningen av handlingsslag?
De handlingstyper som vanligtvis ingår i ett handlingsslag ska redovisas. En process kan bestå av flera delprocesser som inte nödvändigtvis måste beskrivas, däremot ska handlingstyperna ingå i redovisningen.
3.2.3
Vad menas med handlingsslagets och de ingående handlingstypernas organisation?
Uppgiften om handlingsslagets och de ingående handlingstypernas organisation fungerar både som hanteringsanvisning och sökväg till hur handlingsslaget förvaras. Med organisation avses en redovisning av hur handlingarna ordnas, organiseras och arkivläggs, t.ex. om handlingar på olika medier förvaras separat. Det kan också avse uppgifter om sorteringsordning såsom ärendenummerordning, kronologisk ordning eller om handlingarna förvaras tillsammans med andra handlingsslag i dossierer. (se även 3.2.4)
3.2.4
Hur förhåller sig dossierer till processer och handlingsslag?
En dossier är i första hand att betrakta som en förvaringsenhet. Den innehåller ofta handlingar tillhörande olika processer/handlingsslag. Myndigheten väljer att förvara dessa handlingar samlat på grund av att verksamheten har behov av detta. Det gäller framför allt för pappershandlingar och är inte lika vanligt för elektroniska handlingar. De senare kan organiseras/presenteras utifrån myndighetens och allmänhetens behov.
3.2.5
Hur kan en handlingstyp redovisas om den inte förekommer vanligtvis?
Det går inte alltid att förutse vilka handlingar som kan tillkomma i en process. Sådana handlingar kan grupperas och ges ett samlingsnamn, t.ex. Ingivna handlingar för komplettering, och därigenom kopplas till en aktivitet. En sådan handlingstyp kan utgöras av flera olika sorters handlingar. Variationerna kan under detta samlingsnamn redovisas som separata handlingstyper.
3.2.6
Hur redovisas elektroniska handlingar som handlingstyper?
För en sammanställning ur en databas redovisas de uppgifter som ingår i sammanställningen medan en digital film eller ett dokument redovisas med namn.
3.2.7
Hur redovisar man handlingstyper ur databaser?
Det är fördefinierade typer av uppgifter som ingår i en sammanställning i form av en tabell, rapport eller formulär. Uppgifterna sammanställs och presenteras regelbundet, på olika men ändå fastställda sätt. Det är de sammanställningsmöjligheter som används regelbundet i en aktivitet som ska redovisas. Det gäller även sådana sammanställningar som hämtas från andra myndigheters databaser. Ett verksamhetssystem kan ha hundratals formulär, vyer, rapporter o.s.v. En större myndighet har tiotals eller hundratals verksamhetssystem. Det är främst handlingstyper som är avgörande för verksamheten som avses. Anledningen till att dessa handlingstyper måste redovisas är att de ska kunna presenteras utan omgång. Myndigheten kan dock välja hur och var redovisningen presenteras – som skärmdumpar eller på annat sätt och genom arkivförteckningen eller genom andra förteckningar och dokumentation.
3.2.8
Vad är det för skillnad mellan en serie och ett handlingsslag?
Ett handlingsslag är en ”mängd av handlingar som tillkommer genom att en process genomförs upprepat”. Syftet med att handlingarna från en process redovisas samlat är att sambanden med myndighetens verksamhet ska framgå. Handlingsslagsindelningen har ingenting att göra med hur handlingar förvaras i praktiken.
Seriebegreppet har istället utgått från handlingarnas yttre form eller funktion, t.ex. protokoll, register, ritningar. Genom att seriebegreppet från början använts för pappershandlingar har man inte behövt skilja mellan det fysiska och det logiska innehållet.
Eftersom seriebegreppet inte gjort skillnad mellan logisk och fysisk struktur kan såväl handlingsslag som förvaringsenheter i den nya arkivredovisningen motsvara serier i den äldre redovisningen. Exempelvis kan personalhandlingar som varit en serie tidigare, nu bli ett handlingsslag och diarieförda handlingar som har varit en serie tidigare, kan nu bli en förvaringsenhet på en övergripande nivå.
3.3 Förvaringsenheter
3.3.1
Vad är en förvaringsenhet?
En förvaringsenhet definieras som en mängd av handlingar som avgränsas genom sitt förvar. En förvaringsenhet kan till exempel avgränsas genom att de återfinns fysiskt i ett närarkiv, en specifik arkivbox eller på en cd-skiva; eller logiskt som en fil på en cd-skiva eller på en databas.
Förvaringsenheten kan jämföras med en rysk docka, dvs. brytas ner i mindre enheter, t.ex. från en arkivbox till de enskilda akterna i arkivboxen. Begreppet förvaringsenhet kan som illustrerades ovan avse såväl fysiska som logiska enheter. För pappershandlingar utgör ofta arkivboxen tillsammans med innehållet en förvaringsenhet medan elektroniska handlingar i första hand avgränsas i logiska enheter.
3.3.2
Hur ska beteckningen för förvaringsenheter bildas?
I Riksarkivets föreskrifter finns inga krav på hur beteckningen för förvaringsenheter ska utformas. Förvaringsenhetens beteckning ska vara unik och gå att skilja från processens/handlingsslagets beteckning.
3.3.3
Kan handlingar ordnas och redovisas i så kallade sviter?
Det är möjligt att skapa förvaringsenheter i form av sk. sviter för vissa typer av handlingar som på ett eller annat sätt hör ihop, t ex ekonomihandlingar, diarieförda handlingar och gallringsbara handlingar. Detta kan underlätta hanteringen av de fysiska handlingarna, men passar enbart för handlingar på samma medium (t.ex. pappershandlingar).
Av praktiska själ brukar myndigheter välja att förvara diarieförda handlingar på papper samlade som en förvaringsenhet (eller svit). Det som är viktigt att tänka på i det fallet är att "diarieförda handlingar" är en förvaringsenhet och
inte ett handlingsslag
som är alltså handlingar som hör till samma process.
3.3.4
Vad avses med ”typ av förvaringsenhet”?
Typ av förvaringsenhet syftar på förvaringsmedel, exempelvis arkivbox, ritportfölj och databärare (till exempel DVD-skiva).
3.3.5
Vad avses med ”förvaringsenhetens omfattning”?
Omfattning kan anges genom uppgifter om tidsspann, ärendebeteckning och innehåll. De uppgifter som redovisas under omfattning ska kunna användas för att kunna identifiera och återsöka handlingarna.
3.3.6
Hur redovisas elektroniska handlingar som förvaringsenheter?
För sammanställningar som avställs och förs över till system för bevarande ska varje fil ges en unik beteckning. Systemet kan anges som förvaringsenhet.
Även databärare som innehåller elektroniska handlingar ska ges en beteckning och förses med uppgifter om innehåll etc.
3.3.7
När ska förvaringsenheter redovisas?
Grundregeln är att förvaringsenheter ska redovisas i samband med att handlingar arkiveras det vill säga när en handling har färdigställts, ett ärende har avslutats eller motsvarande, se 3 § arkivförordningen (1991:446). Det kan också vara nödvändigt att pågående handlingar/ärenden redovisas genom att ange tillfälliga förvaringsplatser, exempelvis IT-system.
3.3.8
Behöver man göra om/flytta om den fysiska förvaringen av handlingar vid bytet till en ny arkivredovisning?
Om myndigheten har en fungerande förvaringsstruktur – oavsett om den är baserad på det allmänna arkivschemat eller inte – behöver denna inte ändras. Däremot behöver nytillkomna förvaringsenheter anpassas till de nya bestämmelserna. Dvs. förvaringsenheterna måste kopplas till processer och handlingsslag samt till handlingstyper (den senare gäller främst elektroniska handlingar). Även uppgift om klassificeringsstrukturens versionsnummer bör framgå på förvaringsenheterna.
Fler frågor och svar om verksamhetsbaserad arkivredovisning
