Checklista för egenkontroll

Inledning

Arkiv som Riksarkivet ska överta från statliga myndigheter måste uppfylla kraven i arkivlagstiftningen och i Riksarkivets föreskrifter. De ska vara ordnade och förtecknade, försedda med de metadata som behövs, gallrade, förvaras i förvaringsmedel som är godkända för långtids­förvaring och inte innehålla skadligt material etc. Arkivinformation är mediaoberoende. De handlingar som har skapats eller in­kommit till myndigheten ska redovisas oberoende av om de förvaras på papper, mikrofiche, ljud- och videoband eller som elektroniska handlingar i ett IT-system.

Checklistan bygger på Riksarkivets föreskrifter (RA-FS) och annan information som underlättar för framtida tillgängliggörande av arkiv. Listan kan till viss del användas vid leverans av privata (enskilda) arkiv. Dessa omfattas emellertid inte av före­skrifterna, men det finns andra regelverk att ta hänsyn till. Checklistan är inte heltäckande och ersätter inte gällande föreskrifter utan ska betraktas som ett hjälpmedel. Även om listan är avsedd att vara mediaoberoende innehåller den ett par korta avsnitt med information om var man hittar information och vägledning om audiovisuella och elektroniska handlingar.

Information på Riksarkivets webbplats

Det finns mycket information tillgänglig via Riksarkivets webbplats under Leverera statliga arkiv eller Ta emot enskilda (privata) arkiv. På webben finns Riksarkivets föreskrifter (RA-FS), Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter (RA-MS) samt Riksarkivets vägledningar och rapporter om arkivhantering. Föreskrifterna uppdateras och ändras med jämna mellanrum. Information om detta sprids på webbplatsen och i Riksarkivets nyhetsbrev.

Kontroll inför överlämnande

Checklistan är tänkt att underlätta för myndigheter och övriga som omfattas av Riksarkivets föreskrifter vid överlämnande av arkivhandlingar till Riksarkivet. Genom att använda listan kan myndigheten få en uppfattning om deras arkiv uppfyller kraven. Övriga grundläggande regler och riktlinjer att beakta inför ett överlämnande finns att läsa på Riksarkivets webbplats. För att pröv­ningen av ett leveransärende inte ska dra ut på tiden är det viktigt att arkiven är leveransklara, d v s ordnade och förtecknade innan leveransframställan med tillhörande arkivredovisning skickas in till Riksarkivet.

Tilläggsleverans

Vid överlämnande av tillägg till arkiv där vissa delar sedan tidigare övertagits av Riksarkivet, ska handlingarna samordnas och förtecknas i samma arkivförteckning som de handlingar som Riksarkivet redan förvarar. Riksarkivets arkivförteckningar är tillgängliga digitalt via NAD, Nationell arkivdatabas. Om arkivförteckningen saknas i NAD, kontakta Riksarkivet.

Handlingarnas skick

Notera om volymer och handlingar blivit utsatta för slitage eller skador och behöver åtgärdas. Rådgör med Riksarkivet om lämplig åtgärd. Eventuella åtgärdsbehov utföres av fackman.

Arkivredovisning enligt allmänna arkivschemat

Arkiv tillkomna före den 1 januari 2009 redovisas med hjälp av allmänna arkivschemat . Arkiv tillkomna mellan den 1 januari 2009 och den 1 januari 2013 redovisas antingen med hjälp av allmänna arkivschemat eller med verksamhetsbaserad arkivredovisning .

Arkivredovisning

Arkivredovisning enligt allmänna arkivschemat består av en arkivbeskrivning och en arkivförteckning . [1]

Arkivbeskrivning

[2]
  • Har arkivet en aktuell arkivbeskrivning?
  • Framgår myndighetens namn, verksamhetstid, organisation och arbetsuppgifter?
  • Framgår sambandet mellan myndighetens arbetsuppgifter och arkivhandlingar?
  • Framgår vilka arkiv som myndigheten förvarar?
  • Beskrivs sökingångar till arkivet?
  • Framgår vilka sekretessbestämmelser som arkivet omfattas av?
  • Redovisas vilka gallringsregler som arkivet omfattas av?

Arkivförteckning

[3]
  • Har arkivet en aktuell arkivförteckning?
  • Redovisas alla handlingar oberoende av medium?
  • Finns det handlingar som saknas och behöver tillföras förteckningen?
  • Är det möjligt att söka fram handlingar med hjälp av arkivförteckningen?
  • Finns det en innehållsförteckning som visar arkivets seriestruktur?
  • Är förkortningar och koder förklarade i klartext?
  • Är hela arkivet gallrat enligt aktuella föreskrifter och gallringsbeslut? [4]
  • Redovisas de handlingar som gallrats genom seriesignum, tidsomfattning, gallringsföreskrifter eller beslut som tillämpats och gallringsfrist? [5]

Serier och volymer:

  • Finns serienamn och seriesignum?
  • Finns det korshänvisningar mellan serier med nära samband och när flera serier förvaras i samma volym?
  • Finns det flera serier som har samma rubrik? Särskilj med t ex årtal.
  • Finns det serier som avslutats före arkivbildningens slutår eller som påbörjats efter arkivbildarens startår? Ange årtal.
  • Är alla volymer redovisade med tidsomfattning och unika löpnummer?
  • Är volymer som omfattar samma tidsperiod åtskilda genom anmärkning t ex datum eller aktnummer?

Audiovisuella handlingar

Audiovisuella handlingar kan vara både analoga och digitala. Exempel på analoga audiovisuella handlingar är fotografier, diabilder, negativ, mikrofilm, analog film, ljud- och videoband, kassettband, VHS etc. Exempel på digitala audiovisuella handlingar är disketter, DVD, CD-ROM, USB-minnen etc. Databärare med upptagningar bör förvaras avskilda från pappershandlingarna, men med tydliga hänvisningar emellan dem. Väljer myndigheten att digitalisera själv rådgör först med Riksarkivet.

Riksarkivet har gett ut specifika föreskrifter angående t ex analoga ljud- och videoupptagningar på magnetband, handlingar på mikrofilm, handlingar på ritfilm och reprografisk film. [6] På Riksarkivets webbplats finns till exempel vägledningen Hantering av fotografiskt material

  • Är alla audiovisuella handlingar redovisade i arkivförteckningen?
  • Förekommer det speciella tekniska format som kräver speciell teknisk utrustning för att kunna tolkas?
  • Är relevant metadata dokumenterad?

Bevara den eventuella information som finns på t ex lösa lappar och fodral.

Elektroniska handlingar

Hanteringen av elektroniska handlingar regleras i Riksarkivets föreskrifter. [7] Information om överlämnande av elektroniska handlingar är tillgänglig via Riksarkivets webbplats. Riksarkivet har tagit fram en handledning Anvisning för dokumentation av elektroniska handlingar inför överlämnande till Riksarkivet .

Det är viktigt att metadata och systemdokumentation bifogas leveransframställan. På Riksarkivets webbplats finns dokument med anvisningar rörande metadatabilagor och exempelleveranser. Riksarkivet tillhandahåller även Tekniska hjälpmedel för leveranskontroll och arkivuttag vid leveranser av databaser . Med hjälp av dessa program för leveranskontroll och arkivuttag kan levererande organisationer säkerställa att grundläggande tekniska förutsättningar för digitala leveranser till Riksarkivet är uppfyllda.

  • Är alla elektroniska handlingar redovisade i arkivförteckningen?

Förvaringsmedel och märkning för långtidsförvaring

Förvaringsmedel och märkning för långtidsförvaring ska uppfylla kraven i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav och certifiering . [8]

Förvaringsmedel och arkivboxar

[9]

Till förvaringsmedel räknas t ex arkivboxar, aktomslag samt kart- och ritningsomslag. IT-system utgör förvarings­enhet för elektroniska handlingar.

Förvaringsmedel, så som arkivboxar och ritningsportföljer, ska vara lagom fyllda med handlingar. I fall arkivboxar har för lite eller för mycket innehåll riskerar handlingarna att de­formeras eller skadas. Om volym­indelningen ändras när detta åtgärdas måste arkiv­förteckningen och märkningen av volymerna uppdateras.

  • Förvaras alla handlingar, oavsett medium och storlek, i förvaringsmedel som är godkända för långtidsförvaring?
  • Finns det skadade eller trasiga förvaringsmedel? Byt.
  • Finns det icke arkivbeständigt utfyllnadsmaterial? Rensa.

Handlingar som inkommer vikta eller rullade till myndigheten får även fortsättningsvis förvaras så. [10] Vikning och rullning kan emellertid skada handlingen och skriften på sikt. Vid frekvent användning bör planing övervägas. Rådgör med Riksarkivet.

Bindning av pappershandlingar ska ske i enlighet med de tekniska kraven i Riksarkivets föreskrifter och i den omfattning som krävs för handlingarnas användning och säkerhet. [11]

Aktomslag

[12]

Om arkivboxen i sin helhet uppfyller kraven på åldringsbeständighet behövs inget aktomslag. Vid användning av arkivboxar som inte uppfyller dessa krav utgör godkända aktomslag tillsammans med arkivboxen en godkänd förvaring. Aktomslaget ska omsluta hela arkivhandlingen.

Från 2006 ska aktomslagen vara i standard ISO 16245. För perioden före 2005 är åldringsbeständigt papper acceptabelt om det inte skadar handlingarna. Aktomslagen bör vara ofärgade enligt ISO 62 81 07, utgåva 2, avsnitt 4, punkt 4.4.1. Färgat papper innehåller syra, kan blöda färg och inverka negativt på handlingarna över tid.

Märkning och etiketter

[13]

Direkt påskrift med blyertspenna är inte beständig eller godkänd vid långtidsförvaring, men behöver inte tas bort, eftersom det kan vara bra med dubbelmärkning då de självhäftande etiketterna kan lossna.

  • Uppfyller de självhäftande etiketter, papper, lim och skrivmedel som använts kraven för långtidsförvaring?
  • Är alla förvaringsmedel och inbundna volymer märkta med arkivbildarens (myndighetens) senaste namn och en unik beteckning knuten till arkivförteckningen? Ange gärna även serierubrik och årtal.
  • Åtgärda trasiga, felaktiga eller saknade etiketter.

Ta bort skadligt material

Föremål av plast eller metall kan skada handlingarna och är inte åldersbeständiga. Plastfickor, gummiband, mappar av plast och/eller metall, registerblad av plast och/eller metall, gem och pappersbindare måste rensas bort. Rensa även bort kuvert, som kan gallras om inte själva kuvertet eller informationen på kuvertet är av värde, och avskiljare av färgat papper. Använd istället aktomslag för att hålla handlingar samlade. Häftklamrar av metall behöver i regel inte tas bort. [14]

Om arkivhandlingar är framställda på material som inte är arkivbeständigt (t ex overheadfilm) finns risk för informationsförlust. Kopiera och arkivera kopian på platsen där handlingen låg. Sambandet mellan de urplockade handlingarna och dess ursprungliga placering måste registreras så det inte går förlorat. [15]

Självhäftande lappar/noteringsblad s k post it-lappar tas bort på pappershandlingar. [16] Om informationen ska bevaras, kopiera och arkivera kopian på den plats där lapparna satt. Förekommer det handlingar som har lagats med tejp? Rådgör med Riksarkivet. [17]

Referenser

[1] RA-FS 1991:1, 6 kap senast ändrad och omtryckt 2019:2.
[2] RA-FS 1991:1, 6 kap 1-2 §§ senast ändrad och omtryckt 2019:2.
[3] RA-FS 1991:1, 6 kap 3-10 §§ . senast ändrad och omtryckt 2019:2.
[4] RA-FS 1991:1, 7 kap 1-3 §§ senast ändrad och omtryckt 2019:2. Upphävda och inaktuella gallringsbeslut får inte tillämpas.
[5] RA-FS 1991:1, 4, 6 kap 12 § senast ändrad och omtryckt 2019:2.Redovisningen får även ske genom att de gallringsföreskrifter eller beslut som tillämpats bifogas arkivförteckningen eller redovisas i bilaga till arkivredovisningen.
[6] Se respektive RA-FS.
[7] RA-FS 2009:1 och tekniska krav för elektroniska handlingar RA-FS 2009:2.
[8] Se RA-FS 2006:4 och senare ändringar och omtryck.
[9] RA-FS 2006:1 och ändringar, 7 kap 2-3 §§, 8 kap 2 § och allmänna råd.
[10] RA-FS 2006:1, 6 kap 7 §.
[11] RA-FS 2006:1, 7 kap 5 §.
[12] RA-FS 2006:1, 7 kap 1§ och 6 §. Pappershandlingar rapport 2008:1 s. 23-24.
[13] RA-FS 2006:1, 7 kap 7-8 §§.
[14] RA-FS 2006:1, 6 kap 4 § och allmänna råd. RA-FS 2021:6.
[15] RA-FS 2006:1, 6 kap 5 §.
[16] RA-FS 2006:1, 6 kap 2 § och Pappershandlingar rapport 2008:1 s. 18.
[17] RA-FS 2006:1, 8 kap 3 §.