2. Beskrivning av verksamheten

Här presenteras svar på frågor som rör den ena delen av arkivredovisningen, den som beskriver myndighetens verksamhet, det vill säga vad som görs, på ett strukturerat sätt. Det är främst frågor om klassificeringsstruktur och processbeskrivningar.

Klicka på frågan så kommer du direkt till svaret.

Tillbaka till huvudsidan Frågor och svar om verksamhetsbaserad arkivredovisning.

Frågor 

2.1 Klassificeringsstrukturen

2.1.1 Vad är en klassificeringsstruktur och vad ska den användas till?

2.1.2 Hur är en klassificeringsstruktur uppbyggd?

2.1.3 Hur förhåller sig klassificeringsstrukturen till registrering, diarieföring och ärendehantering?

2.1.4 Hur förhåller sig klassificeringsstrukturen till arkivförteckningen? 

2.1.5 Kan man använda olika klassifikationsstrukturer för olika verksamheter inom en och samma myndighet?

2.1.6 Vad menas med verksamhet och verksamhetsområden?

2.1.7 Vad är en strukturenhet?

2.1.8 Hur ska myndigheten namnge strukturenheterna?

2.1.9 Varför bör verksamheterna ordnas efter styr-, stöd- och kärnprocesser? 

2.1.10 Vad finns det för koppling mellan processer och handlingsslag? 

2.1.11 Vad är skillnaden mellan handlingsslag och ärenden?

2.1.12 Hur många nivåer får det finnas i en klassificeringsstruktur? 

2.1.13 Hur ska stödprocesser som förekommer i andra processer redovisas?

2.1.14 Är det bara processer som avsätter handlingar som ska representeras i klassificeringsstrukturen?

2.1.15 Hur ska projekt klassificeras och beskrivas?

2.1.16 Kan ekonomiadministration eller personaladministration utgöra en enda process?

2.1.17 Hur ska ändringar av klassificeringsstrukturen hanteras?

2.2 Processbeskrivningar

2.2.1 Vad är en processbeskrivning?

2.2.2 Vilken funktion har processbeskrivningar?

2.2.3 Vilka processer ska beskrivas?

2.2.4 Hur detaljerat ska en process beskrivas?

2.2.5 Vilka krav har RA på processbeskrivningarnas innehåll och utseende?

2.2.6 Behöver befintliga processbeskrivningar göras om för arkivredovisning?

2.2.7 Kan processbeskrivningar utelämnas?

Svar 

2.1 Klassificeringsstrukturen

2.1.1 Vad är en klassificeringsstruktur och vad ska den användas till?
Klassificeringsstrukturen är en strukturerad redovisning av myndighetens processer och ska användas för klassificering av handlingsslag vid upprättande av arkivförteckning.

2.1.2 Hur är en klassificeringsstruktur uppbyggd?
Klassificeringsstrukturen är hierarkisk och systematisk och kan jämföras med en trädstruktur. Detta innebär att den utgår från allmänna och övergripande verksamhetsområden som bryts ner till processnivå. Processerna ska dokumenteras genom processbeskrivningar.

2.1.3 Hur förhåller sig klassificeringsstrukturen till registrering, diarieföring och ärendehantering?
Klassificeringsstrukturen bör användas som utgångspunkt vid ärenderegistrering för att uppnå öppenhet och effektivitet i ärendehanteringen. Klassificeringsstrukturen kan även samordnas med andra planer hos myndigheten till exempel objektplanen som används som stöd för den ekonomiska redovisningen.

2.1.4 Hur förhåller sig klassificeringsstrukturen till arkivförteckningen?
Klassificeringsstrukturen beskriver verksamheten i form av verksamhetsområden och processer medan arkivförteckningen redovisar handlingar som skapas i verksamheten och deras förvar. Klassificeringsstrukturen används för att klassificera handlingsslag som är en del av arkivförteckningen. Beteckningarna på strukturenheter respektive handlingsslag knyter samman de båda uppgiftsmängderna.

2.1.5 Kan man använda olika klassifikationsstrukturer för olika verksamheter inom en och samma myndighet?
Grundprincipen är en myndighet = en arkivbildare = en klassificeringsstruktur. Riksarkivet kan dock besluta om undantag från bestämmelserna i 6 kap. om det finns särskilda skäl. Det finns inga fördelar med att ha olika strukturer för olika organisatoriska enheter (exempelvis institutioner) och bör därför undvikas.

2.1.6 Vad menas med verksamhet och verksamhetsområden?
Begreppen är vedertagna inom förvaltning och administration men kan i detta sammanhang ha en annan betydelse än i budget och verksamhetsplanering. Verksamhet är vad myndigheten faktiskt gör och kan direkt knytas till en myndighets instruktion och uppdrag. Ett verksamhetsområde är en grupp av processer som hör ihop, exempelvis genom att ha gemensamma mål, målgrupper eller regelstöd. Verksamhetsområdena utgör den översta nivån i klassificeringsstrukturen. Inom processmodellering förekommer även andra begrepp som huvudprocesser eller processgrupper.

2.1.7 Vad är en strukturenhet?
Klassificeringsstrukturens alla delar kallas för strukturenheter oavsett vilken nivå de tillhör. Strukturenhet kan bl.a. vara verksamhetsområde, processgrupp, och process.

2.1.8 Hur ska myndigheten namnge strukturenheterna ?
Riksarkivet ställer inga krav på hur strukturenheter ska namnges. Strukturenheterna på lägsta nivån är processer som vanligtvis ges verbform. Generellt bör man sträva efter namn som är enkla och lätta att förstå för allmänheten. Undvik för verksamhetsspecifika benämningar eller namn som utomstående inte förstår. Sträva efter unika namn. Unika beteckningar för strukturenheter är ett krav och dessa ska anges genom numerisk punktnotation.

2.1.9 Varför bör verksamheterna ordnas efter styr-, stöd- och kärnprocesser?
Ordningen är en uppställning utan inbördes hierarki. Det finns dock flera fördelar med att ha kärnverksamheten sist eftersom den i allmänhet förändras mest.

2.1.10 Vad finns det för koppling mellan processer och handlingsslag?
Beteckningarna på strukturenheter respektive handlingsslag knyter samman de båda uppgiftsmängderna. Se begreppsmodellen för arkivredovisningens delar. Relationen mellan process och handlingsslag är vanligtvis 1:1. Detta innebär att en process = ett handlingsslag.

2.1.11 Vad är skillnaden mellan handlingsslag och ärenden?
Handlingsslaget är mängden av handlingar som tillkommer i en process och alla processer avser inte traditionell ärendehandläggning. I vissa fall kan handlingsslag benämnas som ärendetyp men då bör detta framgå i arkivredovisningens dokumentation.

2.1.12 Hur många nivåer får det finnas i en klassificeringsstruktur?
Inga begränsningar finns. Varje verksamhet får avgöra hur många nivåer är lämpligt. Punktnotationen medger att strukturen kan byggas både på djup och bredd. Man bör dock tänka på att inte ha en alltför djup struktur då det försvårar allmänhetens insyn och myndighetens förvaltning av strukturen.

2.1.13 Hur ska stödprocesser som förekommer i andra processer redovisas?
Vissa aktiviteter kan definieras som egna processer exempelvis registrera ärenden samtidigt som de ingår som aktiviteter i andra processer. Aktivitetens samband med andra processer bör framgå i redovisningen.

2.1.14 Är det bara processer som avsätter handlingar som ska representeras i klassificeringsstrukturen?
Även processer som inte avsätter handlingar kan anges i klassificeringsstrukturen om det främjar förståelsen av hela verksamheten. Sådana behov uppstår särskilt om man samordnar klassificeringsstrukturen med andra planer.

2.1.15 Hur ska projekt klassificeras och beskrivas?
Ett projekt är inte en process men ingår vanligtvis i en större process, ex. utveckling av administrativa funktioner. Projektprocessen som en administrativ process finns oftast beskriven om myndigheten använder sig av en projektmetod.

2.1.16 Kan ekonomiadministration eller personaladministration utgöra en enda process?
Nja, teoretiskt sätt kan samtliga ekonomihandlingar knytas till en enda process och därmed ett enda handlingsslag. Problemet blir då att klassificeringen inte kommer att underlätta hantering och återsökning av handlingar eftersom allt redovisas under samma beteckning. Om samtliga ekonomihandlingar sammanförs till en enda process kan myndigheten ha behov av att istället redovisa handlingstyperna mer detaljerat för att kunna hantera exempelvis gallring.

2.1.17 Hur ska ändringar av klassificeringsstrukturen hanteras?
Mindre ändringar kan göras direkt i strukturen och behöver inte innebära att hela klassificeringsstrukturen behöver ändras. Ett exempel på detta är namnändring av strukturenhet (process eller verksamhetsområde) som inte påverkar processen och dess beteckning eller de handlingar som avsätts i processen.
Om däremot en strukturenhet utgår eller förändras på annat sätt (slås ihop eller delas upp) ska den gamla strukturenheten avslutas och en ny strukturenhet skapas under en ny beteckning. Den gamla strukturenhetens beteckning får inte återanvändas förrän en helt ny klassificeringsstruktur tas i bruk. Detta görs vanligtvis i samband med större verksamhetsomläggning eller när strukturen har ändrats så många gånger att den har blivit oöverskådlig.
Ändringar ska tas upp i arkivredovisningens dokumentation.

2.2 Processbeskrivningar

2.2.1 Vad är en processbeskrivning?
Processbeskrivningar ger en förenklad bild av verkligheten, en beskrivning av vad myndigheten gör. Enligt Riksarkivets föreskrifter ska en processbeskrivning innehålla vad som initierar och avslutar processen och de vanligaste aktiviteterna. Det ska också framgå om processen genomförs med en annan myndighet eller enskild.

Det bör inte blandas ihop med rutinbeskrivningar som återger hur myndigheten arbetar. Alltför detaljerade processbeskrivningar förlorar sin överskådlighet och därmed även sin begriplighet för utomstående.

2.2.2 Vilken funktion har processbeskrivningar?
Processbeskrivningar syftar till att ge kontext till de handlingar som har tillkommit eller upprättats i processerna. De bidrar till informationens tillförlitlighet, autenticitet och rättsäkerhet.

2.2.3 Vilka processer ska beskrivas?
Alla processer som avsätter handlingar eller som är av betydelse för förståelsen av andra processer.

2.2.4 Hur detaljerat ska en process beskrivas?
Processen ska beskrivas detaljerat om den är knuten till myndighetens uppdrag, om handlingarnas kontext är avgörande för deras förståelse, autenticitet och spårbarhet samt om det finns ett behov av informationsstyrning. Processbeskrivningarnas detaljeringsgrad ska anpassas efter den funktion som den har i arkivredovisningen.

2.2.5 Vilka krav har RA på processbeskrivningarnas innehåll och utseende?
Det ska framgå vad som initierar och avslutar en process samt vilka aktiviteter som vanligtvis ingår i processen. Om processen delas med en annan myndighet, ska detta framgå. Processbeskrivningar kan finnas som grafiska modeller eller i textform.

2.2.6 Behöver befintliga processbeskrivningar göras om för arkivredovisning?
Processbeskrivningar kan göras för en mängd olika syften, bl.a. för verksamhetsutveckling eller kravställning av ett IT-system. Dessa beskrivningar är oftast mer detaljerade och kan vara svåra att använda i sin ursprungliga form för redovisning av information och handlingar. Myndigheten måste därför avgöra om befintliga processbeskrivningar kan användas eller göras om för att kunna användas för redovisning av information.

Processbeskrivningar som görs för informationssäkerhetsklassning kan dock användas även för arkivredovisning. Riksarkivet och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap har gett ut en vägledning om detta. Länk till vägledningen i PDF.

2.2.7 Kan processbeskrivningar utelämnas?
Om processen beskrivs på annat håll eller om det är uppenbart att ingen beskrivning behövs för förståelsen av processen och för de handlingar som bildas i processen, får processbeskrivning utelämnas.
 

Fler frågor och svar om verksamhetsbaserad arkivredovisning, se Frågor och svar om verksamhetsbaserad arkivredovisning.