Statliga myndigheters arkivbildning
Statliga myndigheters arkiv bildas av de allmänna handlingar som uppstår i verksamheten. Här har vi samlat stöd för att styra arkivbildningen på statliga myndigheter utifrån gällande lagar och föreskrifter. Det finns inget som hindrar att även andra aktörer använder samma principer för sin informationshantering.
Föreskrifter och styrande dokument
Myndigheters informationsstyrning
I arkivlagen framgår att myndigheters arkiv bildas av allmänna handlingar från myndighetens verksamhet. För att arkiven ska kunna tillgodose olika intressenters behov behöver handlingarna bevaras i ursprungligt skick med det informationsinnehåll de hade när de skapades. Det måste också gå att hitta handlingarna och att förstå innehållet i dem, även lång tid efter att de skapades. Handlingarna behöver också värderas, så att de som inte behövs för allmänhetens, rättskipningens, förvaltningens och forskningens behov, kan gallras.
Arkivorganisation
En del i styrningen av arkivbildningen är att bygga upp en arkivorganisation som ska ansvara för arkivhanteringen.
Arkivbildaransvar
En grundbult i god arkivvård är att avgränsa arkivbildningen, enligt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1) om arkiv hos statliga myndigheter. En myndighet måste själv i ett första steg avgöra vad som är allmän handling hos den, därefter veta när den allmänna handlingen förs över till arkivet och därmed vårdas i enlighet med Riksarkivets föreskrifter.
När två eller flera myndigheter delar användningen av ett gemensamt system ska det stå helt klart vilken av dem som är arkivbildare eller om myndigheterna var för sig är egna arkivbildare i systemet. Med arkivbildaransvaret följer alla skyldigheter enligt arkivlagen och Riksarkivets föreskrifter.
Styrinstrument
Arkivredovisning, strategi för bevarande och en plan för informationssäkerhet är kanske de viktigaste av instrumenten en myndighet behöver för att styra sin arkivbildning.
Arkivredovisningen utgör ett viktigt styrinstrument genom att uppgifter om gallring, sekretess med mera som ingår i redovisningen kan användas för att säkerställa att myndighetens information hanteras utifrån gällande regelverk.
Genom en tydlig strategi för bevarande kan myndigheter, oavsett storlek eller grad av teknikberoende, ta ställning till hur information ska upprättas, hanteras och bevaras på kort och lång sikt.
Planen för informationssäkerhet går ut på att myndigheter ska skapa rutiner för att skydda handlingarna från skada, manipulation, obehörig åtkomst och stöld.
Vilka generella föreskrifter finns det?
De föreskrifter som listas under varje rubrik är grundförfattningar och omtryck. Ändringar av föreskrifter kan sökas fram i databasen för RA-FS.