När en ny myndighet startas

Publicerad:

2024-08-20

Här hittar du stöd i planering och genomförande av det arbete som ska göras vid uppstarten av en ny arkivverksamhet.

Reglerna som styr arkivområdet är omfattande och varje myndighet har enligt arkivlagen (1990:782) ansvar för hur arkiven bildas och vårdas. Därför bör en ny eller ombildad myndighet, redan innan första verksamhetsdagen, ha planerat för hur arkivverksamheten ska hanteras och styras. Detta innebär att myndigheten då den startar ska:

• kunna styra arkivverksamheten,
• kunna hantera handlingar och redovisa arkiv,
• kunna tillämpa reglerna som gäller för arkiv och hantering av allmänna handlingar.

Checklista när en myndighet startar

Checklistans syfte är att tillsammans med ESV:s handledning fungera som ett stöd i planeringen och genomförandet av det arbete som ska göras vid uppstarten av en ny arkivverksamhet.

• Utse ansvariga för arkivfrågorna och roller som ska utföra det praktiska arbetet med arkivet. Skriv överenskommelser eller avtal om någon annan än myndigheten själv ska utföra delar av arkivvården.
• Upprätta en arkivredovisning med en arkivbeskrivning, en klassificeringsstruktur med processbeskrivningar och en arkivförteckning. Arkivredovisningen ska fortlöpande kompletteras och uppdateras.
• Beskriv myndighetens processer och identifiera vilka allmänna handlingar som kommer att hanteras i respektive process.
• Upprätta och fastställ en strategi för bevarandet av de elektroniska handlingar som tillkommer i myndighetens olika system, upprätta dokumentation för de elektroniska handlingarna, planera för informationssäkerheten med mera.
• Använd ändamålsenliga systemstöd för hantering och förvaring av allmänna handlingar, med hänsyn till krav på åtgärder för bevarande och gallring av elektroniska handlingar samt krav på informationssäkerhet.
• Fastställ hur registreringen ska organiseras och struktureras utifrån myndighetens olika verksamhetsområden. Klassificeringsstrukturen som representerar myndighetens verksamheter bör användas som utgångspunkt vid registrering.
• Besluta om tillämpning av Riksarkivets generella gallringsföreskrifter.
• Kontakta Riksarkivet ifall ett överlämnande eller införlivande av arkiv från annan organisation är aktuellt.
• Säkerställ att myndigheten använder arkivbeständiga material och metoder när handlingar skapas och hanteras.
• Se till att arkiverade handlingar ges en skyddad förvaring så snart som möjligt och att arkivhandlingar förvaras i en arkivlokal som är utförd enligt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2013:4) om arkivlokaler. Begär Riksarkivets yttrande om en ny arkivlokal enligt 3 kap. 1 § RA-FS 2013:4.