När en ny myndighet startas
Här hittar du stöd i planering och genomförande av det arbete som ska göras vid uppstarten av en ny arkivverksamhet.
Reglerna som styr arkivområdet är omfattande och varje myndighet har enligt arkivlagen (1990:782) ansvar för hur arkiven bildas och vårdas. Därför bör en ny eller ombildad myndighet, redan innan första verksamhetsdagen, ha planerat för hur arkivverksamheten ska hanteras och styras. Detta innebär att myndigheten då den startar ska:
- kunna styra arkivverksamheten,
- kunna hantera handlingar och redovisa arkiv,
- kunna tillämpa reglerna som gäller för arkiv och hantering av allmänna handlingar.
Ekonomistyrningsverkets handledning
I Ekonomistyrningsverkets (ESV) handledning 2014:57 Myndighet startar – myndighet upphör, i avsnittet Upprätta arkiv och diarium anges åtgärder för arkiv som en ny myndighet ska förbereda inför att den startar.
Arkivorganisation och styrning av arkivverksamheten
Enligt arkivlagen svarar varje myndighet för vården av sitt arkiv. Myndigheten behöver bygga upp en arkivorganisation där det är tydligt vilka funktioner inom myndigheten som ansvarar för olika delar av arkivvården. Myndigheten behöver också utse personal med lämplig kompetens som utför det praktiska arkivarbetet.
Hantera handlingar och redovisa arkiv
En myndighet ska arbeta kontinuerligt med sin arkivredovisning av de allmänna handlingarna. Men inför att myndigheten startar måste myndigheten skapa en bra struktur för en fungerande arkivredovisning.
Regler för hur arkivet ska redovisas finns i 6 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA–FS 1991:1) om arkiv hos statliga myndigheter. I 4 kap. offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) finns bestämmelser om hantering av allmänna handlingar.
Vilka regler gäller för arkiv?
Statliga myndigheters arkivhantering regleras i arkivlagen (1990:782), arkivförordningen (1991:446), och i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd för statliga myndigheter (RA-FS och RA-MS). Utgångspunkten är tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar.
Checklista när en myndighet startar
Checklistans syfte är att tillsammans med ESV:s handledning fungera som ett stöd i planeringen och genomförandet av det arbete som ska göras vid uppstarten av en ny arkivverksamhet.
- Utse ansvariga för arkivfrågorna och roller som ska utföra det praktiska arbetet med arkivet. Skriv överenskommelser eller avtal om någon annan än myndigheten själv ska utföra delar av arkivvården.
- Upprätta en arkivredovisning med en arkivbeskrivning, en klassificeringsstruktur med processbeskrivningar och en arkivförteckning. Arkivredovisningen ska fortlöpande kompletteras och uppdateras.
- Beskriv myndighetens processer och identifiera vilka allmänna handlingar som kommer att hanteras i respektive process.
- Upprätta och fastställ en strategi för bevarandet av de elektroniska handlingar som tillkommer i myndighetens olika system, upprätta dokumentation för de elektroniska handlingarna, planera för informationssäkerheten med mera.
- Använd ändamålsenliga systemstöd för hantering och förvaring av allmänna handlingar, med hänsyn till krav på åtgärder för bevarande och gallring av elektroniska handlingar samt krav på informationssäkerhet.
- Fastställ hur registreringen ska organiseras och struktureras utifrån myndighetens olika verksamhetsområden. Klassificeringsstrukturen som representerar myndighetens verksamheter bör användas som utgångspunkt vid registrering.
- Besluta om tillämpning av Riksarkivets generella gallringsföreskrifter.
- Kontakta Riksarkivet ifall ett överlämnande eller införlivande av arkiv från annan organisation är aktuellt.
- Säkerställ att myndigheten använder arkivbeständiga material och metoder när handlingar skapas och hanteras.
- Se till att arkiverade handlingar ges en skyddad förvaring så snart som möjligt och att arkivhandlingar förvaras i en arkivlokal som är utförd enligt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2013:4) om arkivlokaler. Begär Riksarkivets yttrande om en ny arkivlokal enligt 3 kap. 1 § RA-FS 2013:4.