Rapport om lägesbild för beredskapsplanering

Tillgång till information är en grundläggande rättighet i vårt demokratiska samhälle. Det är en förutsättning för öppenhet, rättssäkerhet och insyn. Som en följd av detta är det främsta målet med beredskapsplaneringen för arkiv att skydda informationen, så att den är säkrad i såväl fredstid som krigstid. Det gäller både i offentlig och i enskild verksamhet.

Riksarkivet är en statlig arkivmyndighet och ska ha en nationell överblick över arkivområdet. Vi har därför de senaste åren genomfört en rad aktiviteter om beredskapsplanering. Vi har märkt ett stort intresse från myndigheter, kommuner, regioner, enskilda arkiv, museer och bibliotek som deltagit i våra arrangemang. Vi kan konstatera att intresset och viljan att arbeta med beredskap inom arkivsektorn är stor. Vi ser också att förutsättningarna för att bygga beredskap inom arkivsektorn är goda, även om det finns stora utmaningar. Kunskapen om arkivens vikt och de regelverk som gäller är väl förankrade i sektorn. Vi ser samtidigt en fortsatt stor efterfrågan på kunskap, kompetenshöjande insatser och vägledning i dessa frågor.

Däremot påpekar många att arkiven inte uppmärksammas i någon större utsträckning när den offentliga förvaltningen på nationell, regional och kommunal nivå arbetar med sin beredskapsplanering. Arkiven och arkivariernas kompetens är nödvändiga för samhällets informationsförsörjning, men det saknas delvis förståelse hos uppdragsgivare och förtroendevalda om arkivens roll i beredskapssystemet.

Riksarkivet är också medveten om att det inom den enskilda arkivsektorn kan vara svårt att göra sin röst hörd och få de resurser som krävs. Det är viktigt att lyfta utmaningar till högre instans och medlemsföreningar, stiftelser och beslutsfattare måste ta sitt ansvar. Samtidigt är beredskapsarbetet både kortsiktigt och långsiktigt och att vara proaktiv och göra det som går i stunden är minst lika viktigt, trots knappa resurser.

I Sverige har vi generellt en stark tillit till våra institutioner. Detta är en stor tillgång för att kunna upprätthålla en stark försvarsvilja i ett skärpt säkerhetsläge. Tillgång till tillförlitlig information är avgörande för att bevara denna tillit och är en viktig grundpelare i vår demokrati. Här spelar arkiven en avgörande roll.

Att bygga beredskap

Beredskapsplanering utgår ifrån redan befintliga strukturer, det kontinuerliga arbetet med att säkra och skapa ordning i arkiven. Det bygger på de kompetenser, erfarenheter, nätverk och samarbeten som redan finns. Under höjd beredskap eller stora samhälleliga kriser kommer andra samhällsfunktioner vara prioriterade. Därför måste arkivens beredskap vara på plats i förväg – det handlar om att ha bästa möjliga utgångsläge när en kris inträffar.

Beredskap är att vara förberedd, att ha planering och prioriteringar på plats, till exempel att bedöma om det finns arkivbestånd som är så viktiga att det är befogat med särskilda skyddsåtgärder. Varje verksamhet har ansvar för sina egna arkivbestånd. I det ingår att skapa krigs- och krisorganisation, bygga lokala nätverk och ta fram kontinuitetsplaner. På den lokala nivån finns kunskapen om de specifika arkiven, vad som är mest skyddsvärt och samhällsviktigt och var risker och brister kan finnas. Det spelar ingen roll om det är offentlig eller enskild verksamhet, utgångspunkterna för planeringen är de samma.

Bra arkivlokaler är en förutsättning för att arkiven, analoga som digitala, ska kunna klara sig igenom höjd beredskap och stora kriser. Riksarkivets regelverk sätter här ramarna. Kostnaderna är samtidigt höga och att få mer resurser till att förbättra arkivlokaler kan ta många år av påverkansarbete och därtill tar det tid att ställa iordning dem.

Vid höjd beredskap är det för sent att börja med ett sådant arbete. Dessutom måste alla verksamheter också förbereda sig på situationer där det vanliga skyddet inte räcker till. Vissa åtgärder går att genomföra i förväg, som att ge särskilt skyddsvärda bestånd i arkiven särskilt bra skydd. Det kan innebära att delar av arkivet behöver flyttas till en annan, säkrare lokal. Men det kan också vara akuta åtgärder, som evakuering eller undanförsel. Att kunna genomföra sådana åtgärder kräver planering, kompetens och samverkan mellan olika aktörer.

För den statliga nivån är det ur ett beredskapsperspektiv bekymmersamt att statliga myndigheter i vissa fall förvarar sina arkiv hos privata aktörer där fastigheter kan säljas och få nya privata ägare. Myndigheten kan då vid ett ägarbyte inte själv påverka vem som tar över fastigheten eller hur ägandet är utformat, vilket är problematiskt. Denna riskfaktor gäller även Riksarkivet vilket vi har påtalat för Regeringskansliet.

Riksarkivets prioriteringar

Vi vill mot denna bakgrund lyfta fyra prioriterade och kritiska områden för beredskapsarbetet som ska skydda och säkra tillgång till data och arkivinformation i fred, kris och krig.

1. Nationella Arkivdatabasen

Den Nationella arkivdatabasen (NAD) är grunden i beredskapsarbetet för arkivsektorn som helhet. Kunskap om vilka arkivbestånd som finns, kommer i en kris vara centralt för att fatta strategiska beslut. Metadata från NAD publiceras också på Archives Portal Europe (APE), en sökingång för arkiv på Europeisk nivå. Detta skapar redundans, våra svenska arkiv kopplas här samman med hela Europas arkiv.

Riksarkivet arbetar med att förbättra möjligheterna för arkivbildande organisationer och myndigheter att överföra arkivredovisningar och annan metadata till Riksarkivet. Riksarkivet har också från regeringen fått i uppdrag att förvalta och utveckla NAD. Det har dock inte tillkommit några extra medel vilket begränsar möjligheterna till utveckling.

2. Samhällsviktig information

Samhällsviktig information är sådan information som är nödvändig för att upprätthålla eller säkerställa samhällets grundläggande funktioner. I händelse av höjd beredskap eller allvarliga kriser är tillgång till samhällsviktig information helt central. Men betydande delar av välfärden och andra för samhället viktiga och grundläggande funktioner bedrivs av många olika aktörer, varav flera är enskilda. I dessa fall gäller inte arkivlagen och det ställs inte krav på långsiktigt bevarande. Det gör att det inte är helt enkelt att säkerställa att information som är samhällsviktig bevaras, framför allt inte i ett längre perspektiv. Aktörer inom enskild sektor kan också sakna resurser eller incitament för att långsiktigt bevara och skydda informationen.

Riksarkivet har uppmärksammat denna fråga under lång tid. Under 2024 fick vi ett uppdrag av regeringen att identifiera information som är att betrakta som samhällsviktig och därmed särskilt skyddsvärd och viktig att bevara. Riksarkivet har också lämnat förslag på vilka beredskapsåtgärder vi anser vara nödvändiga för att skydda uppgifterna och säkerställa att de kan bevaras långsiktigt.

Riksarkivet anser att det är av vikt för samhällets beredskapsarbete att fortsätta arbetet med att identifiera behovet av åtgärder för särskilt skyddsvärd samhällsviktig information.

Framförallt saknas det krav på långsiktigt bevarande av information som uppkommer inom enskild och kommunal sektor. Riksarkivet har fått ett fortsatt uppdrag att tillsammans med andra relevanta myndigheter redovisa hinder och behov av åtgärder för att skydda och bevara samhällsviktig och skyddsvärd information.

3. Digitalisering för tillgång till information och beredskap

Erfarenhetsmässigt vet vi att digitala kopior som förvaras säkert och i flera exemplar är en utgångspunkt för att skydda arkivinformationen. I Sverige var frågan om "arkivfotografering" genom mikrofilmning aktuell redan under andra världskriget. Under efterkrigstiden genomfördes omfattande mikrofilmning av bland annat svensk folkbokföring som Riksarkivet bevarar från 1600-talet fram till 1991. Från mikrofilmer har vi gått vidare till digitisering och tillgängliggörande av den digitala informationen via vår digitala söktjänst. Även i Ukraina är digitalisering ett av de viktigaste verktygen för att säkra arkivinformation. När Krim ockuperades 2014 plundrades och förstördes arkiv kopplade till Krimtatarisk historia. Hade inte Family Search redan tidigare digitiserat genealogisk information från detta område skulle informationen inte längre funnits.

Idag pågår stora digitaliseringsinsatser inom alla områden, både för tillgång till informationen och som dokumentation. Mycket av det i arkiven som har digitiserats har varit äldre historiska handlingar som inte omfattas av sekretess eller innehåller känsliga personuppgifter. Sverige måste också ha en strategi för att digitalt säkra samhällsviktig information och skapa redundans. Nästa stora steg är därför att digitalisera handlingar med samhällsviktig information för att säkra bevarande och tillgänglighet. Riksarkivet har ett pågående uppdrag från regeringen att digitalisera viktiga fastighetshandlingar med samhällsviktig information. Det bör följas av fortsatta satsningar.

4. Evakuering vid kris eller krig

Evakuering är inte en generell åtgärd vid kris eller krig. Men allvarliga händelser som översvämningar, brand eller andra naturkatastrofer kan leda till att arkivlokaler skadas eller förstörs så att det inte längre är möjligt att använda dem. I ett sådant läge blir en mer eller mindre akut evakuering nödvändig.

Det saknas idag evakueringslokaler som kan användas om det blir nödvändigt att utrymma eller undanföra arkiv, antingen från någon av Riksarkivets depåer eller som förvaras hos någon myndighet. Ett antal stora myndigheter har omfattande bestånd av arkiv i egna depåer. Drabbas någon av dem av brand eller vattenskador behöver evakueringslokaler finnas tillgängliga. Riksarkivet kan i en sådan situation ge råd och praktisk hjälp för att rädda arkivhandlingar som blivit skadade. En beredskapsåtgärd för att kunna rädda och skydda arkiv vore därför att Riksarkivet fick uppdrag och finansiering för sådana lokaler.

Slutord

En god beredskapsplanering för arkiven är inte en "arkivangelägenhet". Det handlar om hela samhällets beredskap. Vi har ett utvecklat arkivsystem med god kompetens i Sverige, men det krävs kunskap och insikt hos uppdragsgivare och förtroendevalda för att förstå behovet av information i kris och krig. Annorlunda uttryckt måste fler förstå den roll som en god arkivinformationshantering spelar.

Riksarkivet anser att vi måste bygga vår beredskapsplanering på befintliga strukturer där NAD är den enskilt viktigaste pelaren. Att identifiera och säkra samhällsviktig information genom digitalisering är våra främsta verktyg i beredskapsplaneringen. Det är dessutom en förutsättning för att skapa innovation, medborgarnytta, effektivisera förvaltningen och säkra samhällsviktig information och vårt kulturarv idag och för framtiden.