Enskilda organ som förvarar allmänna handlingar
Vilka regler gäller för hantering av allmänna handlingar och arkiv som förvaras av enskilda organ?
Vissa enskilda organ fullgör offentligrättsliga uppgifter eller förvarar allmänna handlingar på grund av att de har övertagit ansvaret för uppgifter som tidigare utfördes av en myndighet. Två exempel på detta är Swedavia AB som förvara handlingar från Luftfartsverket och PostNord Sverige AB som förvarar handlingar från Postverket.
Det är regeringen som beslutar att allmänna handlingar från en statlig myndighet får överlämnas till ett enskilt organ och förvaras där utan att handlingarna upphör att vara allmänna.
För allmänna handlingar från kommuner eller regioner är det fullmäktige i respektive kommun eller region som har motsvarande ansvar för beslut om överlämnande och tillsyn över handlingarna.
Vad innebär lagstiftningen?
- Det krävs en ansökan till Riksarkivet om tillstånd för överlämnande av handlingar från statliga myndigheter.
- Handlingar från statliga myndigheter ska återlämnas till Riksarkivet om verksamheten inte längre har behov av dem.
- Det krävs en redovisning av handlingarna – arkivbeskrivning och arkivförteckning.
- Riksarkivet har tillsyn över enskilda organ som förvarar handlingar från statliga myndigheter.
- Riksarkivet får en bättre överblick och kontroll över allmänna handlingar från statliga myndigheter hos enskilda organ.
- Allmänheten får en bättre inblick i allmänna handlingar från statliga myndigheter som förvaras hos enskilda organ.
