Vad är arkiv?

Arkiv är samlingar av information. Det kan exempelvis vara brev, rapporter, kartor, foton, filmer, digitala filer eller ljudinspelningar. Arkiv skapas som ett resultat av en organisations eller persons verksamhet. Många gånger finns det också bara ett unikt exemplar av en arkivhandling.

I det svenska språket kan arkiv betyda flera olika saker. Här och nu syftar vi på en samling arkivhandlingar som hör ihop för att de kommer från samma arkivbildare.
En arkivbildare kan till exempel vara en myndighet, en organisation eller en privatperson. Arkivbildaren har oftast aktivt valt att spara vissa handlingar, kanske för att kunna bevisa eller dokumentera något eller bara för sitt eget minnes skull. Arkivhandlingar är primärkällor till historisk kunskap.

Det kan vara värt att tänka på att arkiv inte innehåller all information från en verksamhet. En del handlingar gallras (=förstörs) medan andra uppgifter kanske aldrig dokumenteras. Till exempel kan en order inom Försvarsmakten vara muntlig och bli verkställd utan att komma på pränt i något skede.

Svenska myndigheter har en laglig skyldighet att spara handlingar som uppkommit i verksamheten – det som kallas allmänna handlingar. För privatpersoner, företag och organisationer finns inte samma lagskydd. Med vissa undantag är det upp till den som förfogar över arkivet att avgöra om det ska sparas och eventuellt lämnas till en arkivinstitution för att bevaras och kunna användas.