Sök RA-FS

Till sökformuläret för RA-FS

Riksarkivets allmänna råd om bevarande och gallring av handlingar hos räddningstjänsten

Bemyndigande

3 § 2 stycket 4 p. förordningen (1995:679) med instruktion för Riksarkivet och landsarkiven

Beslutsdatum

2005-03-17

Dag för ikraftträdande

2005-07-01

Diarienummer

Anmärkningar

Genom dessa föreskrifter

Dessa föreskrifter är

• upphävda genom RA-FS 2018:11

Övriga dokument

Författningens text

Riksarkivets författningssamling RA-FS 2005:3 Riksarkivets allmänna råd om bevarande och gallring av handlingar hos räddningstjänsten; beslutade den 17 mars 2005. Efter samråd med Sveriges Kommuner och Landsting beslutar Riksarkivet med stöd av 3 § 2 stycket 4 p. förordningen (1995:679) med instruktion för Riksarkivet och landsarkiven följande allmänna råd om bevarande och gallring av handlingar hos räddningstjänsten. ---------------------------------- 1. Denna författning träder i kraft den 1 juli 2005. TOMAS LIDMAN Gunnar Sundberg Innehållsförteckning 1 Omfattning och tillämpning ……………………………………… 2 2 Definitioner ………………………………………………………. 2 3 Styrelse/nämnd eller förbund för räddningstjänstverksamhet ……. 3 3.1 Allmän administrativ verksamhet ………………………………… 3 3.2 Personal …………………………………………………………… 4 4 Förebyggande arbete/brandskydd och tillsyn ……………………… 5 5 Räddningstjänst / operativ verksamhet ……………………………. 5 6 Drift och underhåll ………………………………………………… 6 1 Omfattning och tillämpning Omfattning Dessa allmänna råd innehåller rekommendationer om bevarande och gallring av handlingar hos räddningstjänsten. För gallringsbara handlingar anges rekommenderad gallringstidpunkt. Att en allmän handling kan gallras efter tio år betyder att tio kalenderår skall förflyta efter det att handlingen kom till eller ärendet avslutades. Allmänna handlingar med tio års gallringsfrist som upprättas 2005, kan alltså gallras tidigast i januari 2016. Varje kommun ansvarar för sina allmänna handlingar enligt arkivlagen (1990:782). Det framgår av kommunens arkivreglemente (motsvarande) vem eller vilka som inom organisationen beslutar om gallring. Beslut om bevarande och gallring bör gälla tills vidare, d.v.s. intill dess att nytt beslut fattas. Ett beslut om nya regler för gallring kan om det är lämpligt tillämpas också för handlingar som redan finns hos kommunen när beslutet tas. I så fall bör i beslutet anges från vilken tidpunkt det skall tillämpas. Det bör även beaktas att benämningen på handlingarna kan ha förändrats. I Riksarkivets allmänna råd (RA-FS 1997:8) om bevarande och gallring av vissa handlingar i kommunernas och landstingens arkiv behandlas mer utförligt handlingar om den politiska beslutsprocessen, ekonomi- och personaladministration, upphandling och IT-verksamhet. Tillämpning De allmänna råden gäller för - nämnder som ansvarar för kommunernas räddningstjänst, - kommunalförbund som ansvarar för räddningstjänst, - sådana juridiska personer som avses i 1 kap. 9 § sekretesslagen (1980:100) och som fullgör uppgifter inom kommunernas räddningstjänst, och - kommunal arkivmyndighet som övertagit arkivmaterial från någon av ovanstående. 2 Definitioner I dessa allmänna råd avses med begreppen gallra förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar; förstöring av sådana handlingar/uppgifter i samband med överföring till annan databärare räknas som gallring om överföringen medför - informationsförlust, - förlust av möjliga informationssammanställningar, - förlust av sökmöjligheter eller - förlust av möjligheten att fastställa informationens autenticitet, vid inaktualitet när handlingarna inte längre behövs i verksamheten. 3 Styrelse/nämnd eller förbund för räddningstjänstverksamhet 3.1 Allmän administrativ verksamhet Handlingar som bör bevaras: - Protokoll från sammanträden med styrelse/nämnd/direktion, arbetsutskott, kommittéer etc. där förtroendevalda ingår. - Protokoll från arbetsgrupper och samverkansgrupper tillsatta av styrelse/nämnd/direktion. - Protokoll från samarbetsorgan mellan arbetsgivare och arbetstagare. - Diarier med sökvägar - Delegationsbeslut, originallista (kronologiskt och efter diarieplansbeteckning/sökord). - Diarieförda handlingar (undantag: om man diariefört handlingar av tillfällig eller ringa betydelse kan dessa gallras). - Årsberättelser, verksamhetsberättelser. - Kvalitetsredovisning / miljöledningssystem. - Avtal och kontrakt av stor vikt och/eller långvarig karaktär. - Organisationsplaner, organisationsscheman. - Förteckningar över förtroendevalda, om inte detta sker på annat sätt. - Tidningsklipp, fotografier som belyser den egna verksamheten i urval. - Informationsskrifter och broschyrer som framställts inom den egna verksamheten. - Hemsida, bör bevaras med viss periodicitet. Av praktiska skäl är det inte möjligt att bevara all information som tillförs hemsidor, men minst en gång per år och vid större förändringar bör ett uttag göras och bevaras på lämpligt sätt. - Statistik, verksamhetsspecifik egenproducerad. - Remisser, egna upprättade med sammanställning samt svar på övriga (ingår oftast bland diarieförda handlingar). Se även avsnittet Förebyggande arbete/brandskydd och tillsyn. - Enkäter (av långsiktig betydelse). Handlingar som kan gallras: Handling Gallring Anmärkning Föredragningslistor, dag- 2 år I de fall föredragningslistor utgör ordningar och kallelser protokollsregister bör dessa till sammanträden bevaras. Korrespondens av 2 år tillfällig betydelse (se ovan) Kopior av handlingar 2 år T.ex. protokollskopior och som i original förvaras på skrivelser för kännedom annat håll inom kommunen Handlingar rörande Vid inaktualitet Avser underlag för registrering förtroendevalda och och arvodesutbetalning sammanträden Inkomna cirkulär och Vid inaktualitet T.ex. kursinbjudningar eller meddelanden av tillfällig interna meddelanden och rutinmässig karaktär Statistiska uppgifter som Vid inaktualitet Observera att egenproducerad, lämnats till Räddningsverket verksamhetsspecifik statistik bör bevaras Enkäter av tillfällig Vid inaktualitet betydelse 3.2 Personal Kommunen (förbundet) bör, för att kunna fullgöra sina plikter som arbetsgivare, bevara information om sin personal. Huvuddelen av denna information finns vanligen i det centrala personaladministrativa systemet. Inom räddningstjänstverksamhet finns personal med speciella kompetenser. Handlingar som styrker olika kompetenser bör bevaras och förvaras i personalakten. Det kan t.ex. gälla behörighet som räddningsledare, att utföra brandskyddskontroll inom sotningsverksamhet, dykcertifikat, skepparbevis etc. Viss räddningstjänstpersonal (t.ex. rökdykare) genomgår även regelbundna medicinska undersökningar. Dokumentation rörande dessa undersökningar bör bevaras. För viss räddningstjänstpersonal sker även återkommande utbildning varje år för att säkerställa personalens kunskapsnivå. Fort- och vidareutbildning sker kontinuerligt. Dokumentation om genomgångna utbildningar bör bevaras i respektive personalakt. Nedan upptas enbart för kommunal räddningstjänstverksamhet specifika personalhandlingar. Handlingar som bör bevaras: - Handlingar rörande intern och extern utbildning och kurser (t.ex. rökdykning, deltidsutbildning, dykcertifikat, skepparbevis). - Bevis/intyg på behörighetsgivande utbildning för att leda räddningsinsats och för att utföra brandskyddskontroll. - Medicinsk undersökning och fysiologiska tester. 4 Förebyggande arbete/brandskydd och tillsyn Handlingar som bör bevaras: - Handlingsprogram, förebyggande verksamhet (tidigare räddningstjänstplan). - Brandspridningsintyg/brandutredningar. - Riskanalyser / riskinventering. - Skriftliga redogörelser för brandskydd/brandskyddsdokumentation. - Tillsynsprotokoll. - Register över objekt - tillsyn. - Bostadsområdestillsyner (i förekommande fall). - Dokumentation rörande byggsamråd och byggnadstekniskt brandskydd. - Undantagsbeviljande för vattenförsörjning (utredning brandpost). - Yttranden angående ansökan om tillstånd för brandfarliga och/eller explosiva varor (ingår ofta bland de diarieförda handlingarna). - Yttranden ang ansökan om utökande av antal personer i offentliga lokaler, tillståndsbevis, serveringstillstånd, cirkusplatser, offentlig dans (ingår ofta bland de diarieförda handlingarna). - Brandskyddskontroller, uppgifter om. - Kommunens medgivande för "egensotning" - Register över sotningsobjek (kontrollbok) - Avtal med entreprenör som ska sköta sotningsverksamhet - Register över anslutna behöriga kontrollanter Handlingar som kan gallras: Handling Gallring Anmärkning Avtal automatiskt 2 år Efter att de löpt ut brandlarm Förteckning över larm- Vid inaktualitet nummer och kontakt- personer Undantag för att införa 2 år Om fakturaunderlag gallringsfrist öppen eld (svetstillstånd) (10 år) 10 år 5 Räddningstjänst / Operativ verksamhet Handlingar som bör bevaras: - Handlingsprogram för räddningstjänst. - Delegeringsbeslut - räddningsledare, utses vanligtvis årsvis. - Insatsrapport/utryckningsrapport med bilagor. - Brandutredningar. - Olycksundersökningar. - Beslut om avslutande av insats. - Beslut om ingrepp i annans rätt och tjänsteplikt. - Olycksutredning med bilagor. - Statistik över insatser / utryckningar. Handlingar som kan gallras: Handling Gallring Anmärkning Underlag för insats/ 2 år utryckningsrapport, t.ex. delrapporter, tidrapport från SOS Restvärdesräddning, rapport 10 år original Fakturaunderlag 2 år kopior Vägsanering 10 år original Fakturaunderlag 2 år kopior Bansanering 10 år original Fakturaunderlag 2 år kopior Fellarmrapporter (från SOS) 2 år Arbetsrapporter (från SOS) 10 år Fakturaunderlag Avvikelserapport (till SOS) Vid inaktualitet Larmplanering Vid inaktualitet Äldre versioner gallras när en ny upprättas Insatsplanering Vid inaktualitet Äldre versioner gallras när en ny upprättas 6 Drift och underhåll Handlingar som bör bevaras: - Instruktioner, brand- och räddningsmateriel samt fordon. - Förteckningar, fordon och materiel. - Fordonsplan (investering/planering). - Tele/radio, systemuppbyggnad - Tillstånd från Post- och telestyrelsen - tillåtna frekvenser (kan ingå bland de diarieförda handlingarna). Handlingar som kan gallras: Handling Gallring Anmärkning Inventeringslistor per bil Vid inaktualitet Äldre versioner gallras när en ny upprättas

Till sökformuläret för RA-FS