Sök RA-FS

Till sökformuläret för RA-FS

Föreskrifter om ändring i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1994:7) om överlämnande av upptagningar för automatisk databehandling (ADB-upptagningar) till Riksarkivet och landsarkiven

Bemyndigande

2 och 11§§ arkivförordningen (1991:446)

Beslutsdatum

2003-01-22

Dag för ikraftträdande

2003-04-01

Diarienummer

Anmärkningar

Genom dessa föreskrifter

• ändras och omtrycks RA-FS 1994:7

Dessa föreskrifter är

• upphävda genom RA-FS 2009:1

Övriga dokument

Författningens text

RA-FS 2003:3 Omtryck Föreskrifter om ändring i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1994:7) om överlämnande av upptagningar för automatisk databehandling (ADB-upptagningar) till Riksarkivet och landsarkiven; beslutade den 22 januari 2003. Riksarkivet föreskriver med stöd av 2 och 11 §§ arkivförordningen (1991: 446) i fråga om verkets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1994:7) om överlämnande av upptagningar för automatisk databehandling (ADB-upptagningar) till Riksarkivet och landsarkiven dels att författningens inledning tas bort, dels att - 1 kap. 1 §, - 3 kap. 2 §, - allmänna råd till 3 kap. 2 §, - 3 kap. 3 §, och - allmänna råd till 3 kap. 4 § skall ha följande lydelse, dels att de allmänna råden till 3 kap. 3 § upphävs, dels att bilaga 1-2 upphävs. Författningen kommer därför att ha följande lydelse från och med den dag denna författning träder i kraft. Innehåll Kap. 1 Tillämpning 2 Definitioner 3 Förberedelser inför äverlämnande Långsiktig planering Dokumentation över systemet / applikationen Databärare, dataorganisation och datarepresentation Provleverans Överenskommelse om ersättning m.m. Krav vid överlämnande 4 Överlämnande 1 kap. Tillämpning 1 §1 Följande föreskrifter gäller för - statliga myndigheter med undantag för riksdagens myndigheter, regeringen, Regeringskansliet och utrikesrepresentationen, - sådana organ som avses i 1 kap. 8 § andra stycket, första meningen sekretesslagen (1980:100), till den del handlingarna härrör från den verksamhet som avses i bilagan till sekretesslagen, - sådana enskilda organ hos vilka allmänna handlingar förvaras med stöd av lagen (1994:1495) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring, såvitt gäller allmänna handlingar, - Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar i fråga om allmänna handlingar som förvaras med stöd av lagen (1999:288) om överlämnande av allmänna handlingar till Svenska kyrkan eller någon av dess organisatoriska delar för förvaring m.m, och - allmänna försäkringskassor. (RA-FS 2003:3) Allmänna råd Efter överenskommelse kan författningen även tillämpas vid överlämnande av ADB-upptagningar från övriga statliga myndigheter, kommunala och landstingskommunala myndigheter samt enskilda. 2 § Arkivmyndigheten kan medge undantag från delar av denna författning. Allmänna råd Undantag kan t.ex. medges vid fortlöpande överlämnande från ett system eller en applikation eller vid överlämnande från likartade system/applikationer. Arkivmyndigheten kan även besluta om ett förenklat förfarande vid överlämnande av ADB-upptagningar av mindre omfattning och/eller komplexitet. 2 kap. Definitioner Endast sådana definitioner har medtagits som avviker från vanligt språkbruk eller från relevanta standarder eller som i något avseende behöver förtydligas. Följande standarder avses: svensk standard "Arkivteknik – Ordlista"(SS 62 80 10) och svensk standard "Informationsteknik – Ordlista (SS 01 16 01) 1 § I denna författning avses med ADB-upptagning: upptagning för automatisk databehandling (jfr upptagning) databärare: fysiskt underlag för handlingar/uppgifter, t.ex. magnetband och skivminne (jfr medium), dataorganisation: datastruktur; arrangemang av dataelement i en datamängd, t.ex. fält i en post, datarepresentation: kodad representation av text, bild, ljud m.m., gallra: förstöra allmänna handlingar och uppgifter i allmänna handlingar; förstöring av sådana handlingar / uppgifter i samband med överföring till annan databärare räknas som gallring om överföringen medför - informationsförlust, - förlust av möjliga informationssammanställningar, - förlust av sökmöjligheter eller - förlust av av möjligheter att fastställa informationens autenticitet, medium: medel och metoder för överföring och lagring av information, t.ex. ADB och mikrografi (jfr databärare), upptagning: samma betydelse som i tryckfrihetsförordningen, dvs. uppgifter som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel (jfr ADB-upptagning). 3 kap. Förberedelser inför överlämnande Långsiktig planering 1 § Myndigheten skall i god tid före planerat överlämnande av ADB-upptagningar kontakta arkivmyndigheten. Allmänna råd Innan ett system eller en applikation för ADB tas i drift bör myndigheten, i enlighet med 6 § arkivförordningen (1991:446), samråda med arkivmyndigheten om konsekvenserna för arkivbildning och gallring. Man bör redan i detta skede ta ställning till vilka uppgifter som bör bevaras respektive gallras om inte detta regleras genom särskilda bestämmelser i t.ex. en registerlag. Man bör också fastställa vilken systemdokumentation som skall upprättas samt vilka databärare och struktur som skall väljas vid överföring för långtidslagring. Om ADB-upptagningarna skall överlämnas till arkivmyndigheten kan det vara lämpligt att redan från början långtidslagra informationen på ett sätt som underlättar överlämnandet. Dokumentation över systemet / applikationen 2 § Myndigheten skall tillsammans med arkivmyndigheten gå igenom ett representativt urval av den dokumentation som har sammanställts eller upprättats över systemet/applikationen, i enlighet med 4 kap. 5 § Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om ADB-upptagningar (RA-FS 1994:2, ändr. RA-FS 2003:2). Myndigheten skall vid behov komplettera dokumentationen, så att arkivmyndigheten kan upprepa den presentation av dokument och sammanställningar av uppgifter som myndigheten har kunnat göra. Material som förklarar myndighetens regler för dokumentation skall vid behov bifogas. (RA-FS 2003:3) Allmänna råd Vid genomgång av dokumentationen bör urvalet om möjligt hämtas ur samtliga befintliga typer av dokumentation. Dokumentationen behöver inte vara disponerad på samma sätt som i den uppräkning som görs i 4 kap. 5 § RA-FS 1994:2 (ändr. RA-FS 2003:2). Disposition, omfattning och detaljnivå bör anpassas efter systemets / applikationens utformning. Sålunda kan dokumentationen från t.ex. forsknings- och statistikregister ha en helt annan uppläggning än dokumentationen från ett administrativt system. Komplettering av dokumentationen kan t.ex. krävas om det är nödvändigt med hänsyn till förståelsen av materialet, om gallring sker i systemet/applikationen eller om strukturen i en databas ändras i samband med överlämnande. Dokumentationen över systemet / applikationen är bl.a. nödvändig för förståelsen av det sammanhang i vilket ADB-upptagningarna har tillkommit. Möjligheten att fastställa en uppgifts ursprung, behandling och samband med andra uppgifter är avgörande för informationens kvalitet och källvärde. Denna dokumentation får inte sammanblandas med den dokumentation som upprättas vid framställning av de ADB-upptagningar som skall överlämnas (jfr 4 kap. 1 §). (RA-FS 2003:3) Databärare, dataorganisation och datarepresentation 3 § ADB-upptagningar som överlämnas till arkivmyndigheten skall ha en teknisk profil som överensstämmer med Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2003:1) om tekniska krav för ADB-upptagningar. (RA-FS 2003:3) Provleverans 4 § Myndigheten skall på begäran av arkivmyndigheten genomföra en provleverans. Allmänna råd Provleverans genomförs för att säkerställa att arkivmyndigheten skall kunna läsa och överföra ADB-upptagningarna med den valda kombinationen av databärare, dataorganisation och datarepresentation. På detta sätt kan man dels undvika felaktigheter vid överlämnandet, dels lägga upp rutiner för den fortlöpande kontrollen vid kommande överlämnandetillfällen. Arkivmyndigheten kräver normalt provleverans vid det första överlämnandet från ett system eller en applikation. Därefter kan det krävas ny provleverans t.ex. vid byte av utrustning eller vid omfattande förändringar av systemet / applikationen. Vid enstaka överlämnande av ADB-upptagningar är materialets omfattning och komplexitet avgörande för om provleverans behöver genomföras. Arkivmyndigheten överenskommer i varje enskilt fall med myndigheten om provleveransens utformning. Följande gäller normalt vid provleverans: - Provleveransen bör omfatta alla dataenheter (t.ex. poster eller dokument) som krävs för att olika slag av dokument och sammanställningar av uppgifter skall kunna presenteras. - Varje fil / datamängd som levereras bör innehålla tio poster / dataenheter eller det antal som anses nödvändigt för representativiteten. Dataenheterna kan utgöras av testdata och behöver inte hämtas från det aktuella systemet / applikationen. Dataenheterna bör dock innehålla data som ger en representativ bild av innehållet. - För numeriska fält bör t.ex. högsta, medel- och lägsta värden anges. - För alfabetiska och alfanumeriska fält gäller att samtliga tecken inkl. tillåtna skiljetecken bör ingå. - För rastergrafik gäller att dataenheterna bl.a. bör omfatta avbildningar av standardiserade testtavlor. - För vektorgrafik gäller att såväl elementära som sammansatta objekt bör ingå. - Om teckensnitt används som innehåller särskilda symboler eller avvikelser från refererade kodtabeller anges detta särskilt. Fullständig kodtabell som visar utseendet hos de grafiska tecknen kan i sådana fall krävas. - Om dataenheterna utgörs av kombinationer av ovanstående representationsformer bör detta särskilt beaktas. - Klartextutskrift av provleveransens samtliga dataenheter, med referens till aktuell fil / datamängd, bör bifogas. Vid behov och om det är möjligt med hänsyn till representationsformen, bör utskriften även göras i hexadecimal form. - Relevanta delar av dokumentationen över systemet / applikationen bör ingå i leveransen. (RA-FS 2003:3) Överenskommelse om ersättning m.m. 5 § I samband med överlämnandet skall myndigheten, i enlighet med 17 § arkivförordningen (ändring 1993:451) träffa överenskommelse med arkivmyndigheten om ersättning för kostnaderna hos arkivmyndigheten för att bevara, vårda och tillhandahålla handlingarna samt för engångskostnader i samband med övertagandet. Allmänna råd Överenskommelsen mellan myndigheten och arkivmyndigheten är avsedd att komplettera bestämmelserna i arkivförordningen och Riksarkivets regler. När det gäller arkivmyndighetens fortlöpande kostnader för bevarande, vård och tillhandahållande, grundar sig överenskommelsen bl.a. på - uppgifter som myndigheten lämnar om det arkivmaterial som skall överlämnas, t.ex. omfattningen av de datamängder som skall överlämnas, nuvarande och beräknad användningsfrekvens, samt - uppgifter som arkivmyndigheten lämnar om beräknade kostnader för långtidslagring, t.ex. överföring / konvertering, databärare, maskinell utrustning, programvara samt programmeringsarbete. Överenskommelsen omfattar även engångskostnader som är beroende av vad som bestämts avseende bl.a. överföringssätt / databärare och antal exemplar av databärare resp. dokumentation. Krav vid överlämnande 6 § Överlämnande får ske först sedan - dokumentationen över systemet / applikationen har godkänts av arkivmyndigheten, - arkivmyndigheten har överenskommit med myndigheten om val av överföringssätt och teknisk profil, - godkänd provleverans har genomförts, i de fall arkivmyndigheten har beslutat att en sådan skall ske, - överenskommelse om överlämnande har slutits mellan myndigheten och arkivmyndigheten. 4 kap. Överlämnande 1 § Framställningen av de ADB-upptagningar som skall överlämnas skall dokumenteras i den utsträckning som behövs för att informationen skall kunna läsas och överföras hos arkivmyndigheten. Allmänna råd Här avses t.ex. uppgifter om tid och plats för framställningen, namn på ansvarig person hos myndigheten, namn på kontaktperson / operatör, eventuell kontrollutskrift omfattande en eller flera dataenheter, benämning på överförda datamängder samt storlek eller annan uppgift som kan användas för att verifiera att överföringen omfattar samtlig avsedd data. Uppgifter om maskinell utrustning, operativsystem och andra program som använts när systemet / applikationen kan i vissa fall krävas. Om fysiska databärare används för överföringen är det nödvändigt att kunna koppla datamängderna till resp. databärare och uppgift om hur och på vilken utrustning ADB-upptagningarna har framställts. 2 § ADB-upptagningar som överlämnas till arkivmyndigheten skall transporteras / överföras på ett sådant sätt att risken för obehörig åtkomst till informationen minimeras. Allmänna råd Arkivexemplar av ADB-upptagningar bör normalt transporteras med bud. Vid överföring över nät kan informationen ges tillräckligt skydd genom kryptering. Särskild aktsamhet bör iakttas när det gäller ADB-upptagningar som innehåller sekretessbelagda och integritetskänsliga uppgifter. ADB-upptagningarna och tillhörande dokumentation bör om möjligt transporteras / överföras åtskilt. 3 § Varje överlämnande skall omfatta - ADB-upptagningar, - dokumentation, i enlighet med 3 kap. 2 §, - dokumentation, i enlighet med 4 kap. 1 §, - leveransreversal. Myndigheten får, om arkivmyndigheten medger det, överlämna dokumentation eller delar av den i form av ADB-upptagningar. Allmänna råd Vid överlämnande till arkivmyndigheten bör leveransen, om inte annat överenskommits, omfatta två uppsättningar av databärare och dokumentation. De två uppsättningarna databärare bör vara av olika typ. Kraven i första stycket gäller även vid samtidigt överlämnande från ett system till flera arkivmyndigheter. Hur de två uppsättningarna fördelas mellan arkivmyndigheterna överenskoms i varje enskilt fall. För att ADB-upptagningar skall kunna tillhandahållas kan arkivmyndigheten vid behov begära utdrag ur myndighetens arkivförteckning.(RA-FS 1997:7) 4 § Vid fortlöpande överlämnande från samma system / applikation skall fullständig dokumentation lämnas vid första överlämnandetillfället. I det fall systemet förändras skall kompletterande dokumentation bifogas. Om förändringarna är omfattande skall en helt ny uppsättning dokumentation lämnas. ___________ Denna författning2 träder i kraft den 1 januari 1995. ___________ Denna författning3 träder i kraft den 1 februari 1998. ___________ Denna författning4 träder i kraft den 1 april 2003. ERIK NORBERG Torbjörn Hörnfeldt 1 Senaste lydelse RA-FS 1997:7 2 RA-FS 1994:7 3 RA-FS 1997:7 4 RA-FS 2003:3

Till sökformuläret för RA-FS