Till sökformuläret för RA-FS

Föreskrifter om ändring i Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1994:7) och allmänna råd om överlämnande av upptagningar för automatisk databehandling (ADB-upptagningar) till Riksarkivet och landsarkiven

Nummer
1997:7
Grundförfattning
1994:7
Status
Upphävd
Ladda hem
Bemyndigande
11 och 17 §§ arkivförordningen (1991:446)
Beslutsdatum
1997-11-12
Dag för ikraftträdande
1997-02-01
Diarienummer
Anmärkningar
Se Inledningen: Hänvisning till instruktion för Riksarkivet och landsarkiven ska vara till SFS 1995:679, inte 1991:731 (upphävd)
Genom dessa föreskrifter
Dessa föreskrifter är
Övriga dokument
Författningens text
Riksarkivets författningssamling RA-FS 1997:7 Föreskrifter om ändring i Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1994:7) och allmänna råd om överlämnande av upptagningar för automatisk databehandling ( ADB-upptagningar ) till Riksarkivet och landsarkiven; beslutade den 12 november 1997. Riksarkivet föreskriver med stöd av 11 och 17 §§ arkivförordningen (1991:446), i fråga om Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om överlämnande av ADB-upptagningar till Riksarkivet och landsarkiven, följande. Inledning Syfte. Denna författning reglerar överlämnandet av ADB-upptagningar till Riksarkivet och landsarkiven. Författningen kan ge vägledning vid val av databärare, dataorganisation och datarepresentation för ADB-upptagningar, som i ett senare skede skall överlämnas till arkivmyndigheten. Bakgrund. En arkivmyndighet har, i enlighet med 9 § arkivlagen (1990:782), rätt att överta arkivmaterial från en myndighet som står under dess tillsyn. Övertagande kan ske både efter överenskommelse och genom ett ensidigt beslut från arkivmyndigheten. Om en statlig myndighet har upphört och dess verksamhet inte har förts över till en annan statlig myndighet, skall myndighetens arkiv, i enlighet med 11 § arkivlagen, överlämnas till en arkivmyndighet inom tre månader, såvida inte något annat har föreskrivits. I samband med överlämnandet skall arkivmyndigheten, i enlighet med 17 § arkivförordningen, träffa överenskommelse om ersättning för kostnaderna hos arkivmyndigheten för att bevara, vårda och tillhandahålla handlingarna samt för engångskostnader i samband med övertagandet. Riksarkivet och landsarkiven är, i enlighet med förordningen (1991:731) om instruktion för Riksarkivet och landsarkiven, arkivmyndigheter för statliga myndigheter och vissa andra organ. Uppgiften som arkivmyndighet för de myndigheter som Iyder under Försvarsdepartementet fullgörs inom Riksarkivet av Krigsarkivet. Av instruktionen framgår även vilka myndigheter som har Riksarkivet respektive landsarkiven som arkivmyndighet. När det gäller överlämnande av ADB-upptagningar kan Riksarkivet dock besluta om annan ansvarsfördelning mellan arkivmyndigheterna än den som gäller för övrigt arkivmaterial. Riksarkivet reglerar myndigheternas ADB-verksamhet i två olika författningar. I Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om ADB-upptagningar (RA-FS 1994:2) finns bestämmelser om bl.a. ütveckling och drift av system/ applikationer, upprättande av systemdokumentation, långtidslagring av ADB-upptagningar hos myndigheten samt vissa övergripande krav avseende överlämnande till arkivmyndigheterna. I denna författning (RA-FS 1994:7) meddelar Riksarkivet utförligare bestämmelser om vad som gäller vid överlämnande till Riksarkivet och landsarkiven. Författningen innehåller dels regler om förberedelser och rutiner i samband med överlämnande, dels ett urval av standarder som skall tillämpas vid överlämnandet. Innehåll Kap. 1 Tillämpning 2 Definitioner 3 Förberedelser inför överlämnande Långsiktig planering Dokumentation över systemet / applikationen Databärare, dataorganisation och datarepresentation Provleverans Överenskommelse om ersättning m.m. Krav vid överlämnande 4 Överlämnande Bilaga 1 Bilaga 2 1 kap. Tillämpning 1 § Föreskrifterna gäller för överlämnande av arkiv hos - statliga myndigheter med undantag för riksdagens myndigheter, regeringen, myndigheter inom regeringens kansli och utrikesrepresentationen, - kyrkokommunala myndigheter, - sådana organ som avses i I kap. 8 § andra stycket förste meningen sekretesslagen (1980:100), till den del arkivet härrör från den verksamhet som avses i bilagan till sekretesslagen, och - allmänna försäkringskassor. I dessa töreskrifter avses med begreppet myndighet, sådana myndigheter och organ som upptas i första stycket. Allmänna råd. Efter överenskommelse kan författningen även tillämpas vid överlämnande av ADB-upptagningar från övriga statliga myndigheter, kommunala och landstingskommunala myndigheter samt enskilda. 2 § Arkivmyndigheten kan medge undantag från delar av denna författning. Allmänna råd. Undantag kan t.ex. medges vid fortlöpande överlämnande från ett system eller en applikation eller vid överlämnande från likartade system / applikationer. Arkivmyndigheten kan även besluta om ett förenklat förfarande vid överlämnande av ADB-upptagningar av mindre omfattning och / eller komplexitet. 2 kap. Definitioner Endast sådana definitioner har medtagits som avviker från vanligt språkbruk, från relevanta standarder eller som i något avseende behöver förtydligas. Följande standarder avses: svensk standard "Arkivteknik - Ordlista" (SS62 80 10) och Svensk Standard "Informationsteknik - Ordlista" (SS01 1601). 1 § I denna författning avses med ADB-upptagning: upptagning för automatisk databehandling (jfr upptagning), databärare: fysiskt underlag för handlingar/uppgifter, t.ex. magnetband och skivminne (jfr medium), dataorganisation: datastruktur; arrangemang av dataelement i en datamängd, t.ex. fält i en post, datarepresentation: kodad representation av text, bild, Ijud m.m., gallra: förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar; förstöring av sådana handlingar/uppgifter i samband med överföring till annan databärare räknas som gallring om överföringen medför - informationsförlust, - förlust av möjliga informationssammanställningar, - förlust av sökmöjligheter eller förlust av möjligheter att fastställa informationens autenticitet. medium: medel och metoder för överföring och lagring av information, t.ex. ADB och mikrografi (jfr databärare), upptagning: samma betydelse som i tryckfrihetsförordningen, d.v.s. uppgifter som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel (jfr ADB-upptagning). 3 kap. Förberedelser inför överlämnande Långsiktig planering 1 § Myndigheten skall i god tid före planerat överlämnande av ADB-upptagningar kontakta arkivmyndigheten. Allmänna råd. Innan ett system eller en applikation för ADB tas i drift bör myndigheten, i enlighet med 6 § arkivförordningen (1991:446), samråda med arkivmyndigheten om konsekvenserna för arkivbildning och gallring. Man bör redan i detta skede ta ställning till vilka uppgifter som bör bevaras respektive gallras, om inte detta regleras genom särskilda bestämmelser i t.ex. en registerlag. Man bör också fastställa vilken systemdokumentation som skall upprättas samt vilka databärare och vilken struktur som skall väljas vid övertöring för långtidslagring. Om ADB-upptagningarna skall överlämnas till arkivmyndigheten kan det vara lämpligt att redan från början långtidslagra informationen på ett sätt som underlättar överlämnandet. Dokumentation över systemet / applikationen 2 § Myndigheten skall tillsammans med arkivmyndigheten gå igenom ett representativt urval av den dokumentation som har upprättats eller sammanställts över systemet / applikationen, i enlighet med 4 kap. 5 § Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om ADB-upptagningar (RA-FS 1994:2). Arkivmyndigheten kan härvid kräva att den befintliga dokumentationen kompletteras. Material som förklarar myndighetens regler för dokumentation skall vid behov bifogas. Allmänna råd. Vid genomgång av dokumentationen bör urvalet om möjligt hämtas ur samtliga befintliga typer av dokumentation. Dokumentationen behöver inte vara disponerad på samma sätt som i den uppräkning som görs i 4 kap.5 § RA-FS 1994:2. Disposition, omfattning och detaljnivå bör anpassas efter systemets / applikationens utformning. Sålunda kan dokumentationen från t.ex. forsknings- och statistikregister ha en helt annan uppläggning än dokumentationen från ett administrativt system. Komplettering av dokumentationen kan t.ex. krävas om det är nödvändigt med hänsyn till förståelsen av materialet, om gallring sker i systemet / applikationen eller om strukturen i en databas ändras i samband med överlämnande. Dokumentationen över systemet / applikationen är bl.a. nödvändig för för ståelsen av det sammanhang i vilket ADB-upptagningarna har tillkommit. Möjligheten att fastställa en uppgifts ursprung, behandling och samband med andra üppgifter är avgörande för informationens kvalitet och källvärde. Denna dokumentation får inte sammanblandas med den dokumentation som upprättas vid framställning av de ADB-upptagningar som skall överlämnas (jfr 4 kap. 1 §). Databärare, dataorganisation och datarepresentation 3 § ADB-upptagningar som överlämnas till arkivmyndigheten skall ha en teknisk profil som överensstämmer med standarder m.m. i bilaga 1. Arkivmyndigheten kan om särskilda skäl föreligger godta andra standarder och de facto-standarder. Allmänna råd. I bilaga 2 upptas sådana standarder som arkivmyndigheterna inte tillämpar för närvarande, men som kan komma att tillämpas under de närmaste åren. Vilka standarder m.m. som blir aktuella avgörs dels av vilka behov myndigheterna har, dels av de resurser som arkivmyndigheten kan av sätta för investering i programvara, maskinell utrustning m.m. Den tekniska utvecklingen medför också att standarder kan bli föråldrade medan andra tillkommer. Bilagorna kommer vid behov att revideras. Arkivmyndigheten kan ge närmare upplysningar om gällande plan för mot tagande och långtidslagring av ADB-upptagningar. Provleverans 4 § Myndigheten skall på begäran av arkivmyndigheten genomföra en provleverans. Allmänna råd. Provleverans genomförs för att säkerställa att arkivmyndigheten skall kunna läsa och överföra ADB-upptagningarna med den valda kombinationen av databärare, dataorganisation och datarepresentation. På detta sätt kan man dels undvika felaktigheter vid överlämnandet, dels lägga upp rutiner för den fortlöpande kontrollen vid kommande överlämnandetillfällen. Arkivmyndigheten kräver normalt provleverans vid det första överlämnandet från ett system eller en applikation. Därefter kan det krävas ny provleverans t.ex. vid byte av utrustning eller vid omfattande förändringar av systemet / applikationen. Vid enstaka överlämnande av ADB-upptagningar är materialets omfattning och komplexitet avgörande för om provleverans behöver genomföras. Arkivmyndigheten överenskommer i varje enskilt fall med myndigheten om provleveransens utformning. Följande gäller normalt vid provleverans: - Varje fil / datamängd som levereras bör innehålla tio poster / dataenheter eller det antal som anses nödvändigt för representativiteten. Dataenheterna kan utgöras av testdata och behöver inte hämtas från det aktuella systemet / applikationen. Dataenheterna bör dock innehålla data som ger en representativ bild av innehållet. - För numeriska fält bör t.ex. högsta, medel- och lägsta värden anges. - För alfabetiska och alfanumeriska fält gäller att samtliga tecken inkl. tilllåtna skiljetecken bör ingå. - För rastergrafik gäller att dataenheterna bl.a. bör omfatta avbildningar av standardiserade testtavlor. - För vektorgrafik gäller att såväl elementära som sammansatta objekt bör ingå. - Om teckensnitt används som innehåller särskilda symboler eller avvikelser från refererade kodtabeller anges detta särskilt. Fullständig kodtabell som visar utseendet hos de grafiska tecknen kan i sådana fall krävas. - Om dataenheterna utgörs av kombinationer av ovanstående representationsformer bör detta särskilt beaktas. - Klartextutskrift av provleveransens samtliga dataenheter, med referens till aktuell fil / datamängd, bör bifogas. Vid behov och om det är möjligt med hänsyn till representationsformen, bör utskriften även göras i hexadecimal form. - Relevanta delar av dokumentationen över systemetlapplikationen bör ingå i leveransen. Överenskommelse om ersättning m.m. 5 § I samband med överlämnandet skall myndigheten, i enlighet med 17 § arkivförordningen (ändring 1993:451), träffa överenskommelse med arkivmyndigheten om ersättning för kostnaderna hos arkivmyndigheten för att bevara, vårda och tillhandahålla handlingarna samt för engångskostnader i samband med övertagandet. Allmänna råd. Överenskommelsen mellan myndigheten och arkivmyndigheten är avsedd att komplettera bestämmelserna i arkivförordningen och Riksarkivets regler. När det gäller arkivmyndighetens fortlöpande kostnader för bevarande, vård och tillhandahållande, grundar sig överenskommelsen bl.a. på - uppgifter som myndigheten lämnar om det arkivmaterial som skall över lämnas, t.ex. omfattningen av de datamängder som skall överlämnas, nuvarande och beräknad användningsfrekvens, samt - uppgifter som arkivmyndigheten lämnar om beräknade kostnader för långtidslagring, t.ex. överföring / konvertering, databärare, maskinell utrustning, programvara samt programmeringsarbete. Överenskommelsen omfattar även engångskostnader som är beroende av vad som bestämts avseende bl.a. överföringssätt / databärare och antal exemplar av databärare resp. dokumentation. Krav vid överlämnande 6 § Överlämnande får ske först sedan - dokumentationen över systemet/applikationen har godkänts av arkivmyndigheten, - arkivmyndigheten har överenskommit med myndigheten om val av överföringssätt och teknisk profil, - godkänd provleverans har genomförts, i de fall arkivmyndigheten har beslutat att en sådan skall ske, - överenskommelse om överlämnande har slutits mellan myndigheten och arkivmyndigheten. 4 kap. Överlämnande 1 § Framställningen av de ADB-upptagningar som skall överlämnas skall dokumenteras i den utsträckning som behövs för att informationen skall kunna läsas och överföras hos arkivmyndigheten. Allmänna råd. Här avses t.ex. omfatta uppgifter om tid och plats för framställningen, namn på ansvarig person hos myndigheten, namn på kontaktperson / operatör, eventuell kontrollutskrift omfattande en eller flera dataenheter, benämning på överförda datamängder samt storlek eller annan uppgift som kan användas tör att verifiera att överföringen omfattar samtlig avsedd data. Uppgifter om maskinell utrustning, operativsystem och andra program som använts när systemet / applikationen kan i vissa fall krävas. Om fysiska databärare används för överföringen är det nödvändigt att kunna koppla datamängderna till resp. databärare och uppgift om hur och på vilken utrustning ADB-upptagningarna har framställts. 2 § ADB-upptagningar som överlämnas till arkivmyndigheten skall transporteras / överföras på ett sådant sätt att risken för obehörig åtkomst till informationen minimeras. Allmänna råd. Arkivexemplar av ADB-upptagningar bör normalt transporteras med bud. Vid överföring över nät kan informationen ges tillräckligt skydd genom kryptering. Särskild aktsamhet bör iakttas när det gäller ADB-upptagningar som innehåller sekretessbelagda och integritetskänsliga uppgifter. ADB-upptagningarna och tillhörande dokumentation bör om möjligt transporteras / överföras åtskilt. 3 § Varje överlämnande skall omfatta - ADB-upptagningar, - dokumentation, i enlighet med 3 kap. 2 §, - dokumentation, i enlighet med 4 kap. 1 §, - leveransreversal. Myndigheten får, om arkivmyndigheten medger det, överlämna dokumentation eller delar av den i form av ADB-upptagningar. Allmänna råd. Vid överlämnande till arkivmyndigheten bör leveransen, om inte annat överenskommits, omfatta två uppsättningar av databärare och dokumentation. De två uppsättningarna databärare bör vara av olika typ. Kraven i första stycket gäller även vid samtidigt överlämnande från ett system till flera arkivmyndigheter. Hur de två uppsättningama fördelas mellan arkivmyndigheterna överenskoms i varje enskilt fall. För att ADB-upptagningar skall kunna tillhandahållas kan arkivmyndigheten vid behov begära utdrag ur myndighetens arkivförteckning. 4§ Vid fortlöpande överlämnande från samma system / applikation skall fullständig dokumentation lämnas vid första överlämnandetillfället. I det fall systemet förändras skall kompletterande dokumentation bifogas. Om förändringarna är omfattande skall en helt ny uppsättning dokumentation lämnas. ___________ 1. Denna författning (RA-FS 1994:7) träder i kraft den 1 januari 1995. ___________ 1. Denna författning (RA-FS 1997:7) träder i kraft den 1 februari 1998. ERIK NORBERG Torbjörn Hörnfeldt ___________ Bilaga 1 Bilagan omfattar standarder m.m. som skall tillämpas vid överlämnande till arkivmyndigheten. Vissa av standarderna kommer endast att godtas under en begränsad tid eller från och med ett visst datum. I sådana fall anges en start- eller sluttidpunkt i anslutning till standarden. En del standarder tillämpas inte i sin helhet, vilket anges i varje enskilt fall. Om tveksamhet rörande tillämpningen uppstår ges närmare information av arkivmyndigheten. Vid en eventuell konvertering av data till format som återfinns i bilagan, i samband med eller som förberedelse för framtida överlämnande, bör myndigheten samråda med arkivmyndigheten om lämpligt tillvägagångssätt. Datarepresentation SS 63 61 27: Datarepresentation - Svensk 7-bits teckenkod för datautbyte 1984-04-01, Utg 1 SS-ISO 8859-1: Datarepresentation - 8-bits kodade grafiska teckenmängder - Latinskt alfabet nr 1 1987-02-15, Utg 1 Textbehandlingssystem SS-ISO 8879: Textbehandlingssystem - Beskrivning av dokumentstruktur (SGML) - Redigeringsspråk 1990-04-25, Utg 1 (RA/LA - fr.o.m. 1998-07-01) SS-ISO 9069: Textbehandlingssystem - Beskrivning av dokumentstruktur (SGML) - Dokumentdisposition (SDIF) vid dataöverföring 1990-04-25, Utg 1 (RA/LA - fr.o.m. 1998-07-01) SS-EN 29 070: Textbehandlingssystem - Beskrivning av dokumentstruktur (SGML) - Registrering av beteckningar för innehavare av öppen text 1993-01-04, Utg 1 (RA/LA - fr.o.m. 1998-07-01) Dataorganisation SS 63 68 01: Datadisposition - Magnetband - Etiketter och filstruktur 1987-02-15, Utg 2 ISO/IEC 9945-1:1996: Information technology - Portable Operating System Interface (POSIX) - Part 1: System Application Program Interface (API) [C Language] 1996-07-12, Utg 2 SS-IS 9660: Datadisposition - CD-ROM - Volym- och filstruktur 1989-03-08, Utg 1 ISO/IEC 13 490-1: Information technology - Volume and file structure of read-only and write-once compact disk media for information interchange - Part 1: General 1995-12-15, Utg 1 Databärare - band på spole SS-ISO/IEC 1864 [EN 21864:1993(1)]: Datamedier - 12,7 mm magnetband (icke-registrerade) för datautbyte - NRZ-1-registrering med 32 eller 356 flödesväxlingar per mm eller fasregistrering med 126 flödesväxlingar per mm 1992-06-15, Utg 4 (RA/LA - t.o.m. 1998-07-01) Databärare - bandkassetter Vissa av följande standarder för bandkassetter kan tillämpas tillsammans med angivna standarder för datakomprimering. SS-ISO 8462-1: Datamedier - 6,30 mm magnetband i kassett för datautbyte - GCR-registering med 394 flödesväxlingar per mm, 39 tecken / mm 1987-05-20, Utg 1 (RA/LA - t.o.m. 1998-07-01) SS-ISO 8462-2: Datamedier - 6,30 mm magnetband i kassett för datautbyte - GCR registrering med 394 flödesväxlingar per mm - Kontinuerlig överföring 39 tecken / mm 1987-05-20, Utg 1 (RA/LA - t.o.m. 1998-07-01) ANSI X3.204: Recorded magnetic tape cartridge tor information interchange 15 & 18 track, 0,250 in (6,30 mm) 10 000 bpi (394 bpmm) Streaming mode, Group Code Recording 1992 (RA/LA - t.o.m. 1998-07-01) SS-ISO 9661 [EN 29661:1991(1)]: Datamedier- 12,7 mm magnetband i kassett för datautbyte - 18 spår och 1 491 bitgrupper/mm. Rättelse 1 och 2. 1989-12-06, Utg 1 ISO/IEC 11559: Information Technology - Data Interchange on 12,7 mm Wide 18-Track Magnetic Tape Cartridges - Extended Format 1993-08-15, Utg 1 (Med eller utan datakomprimering enligt ISO/IEC 12042) SS-ISO/IEC 10777: Datamedier- 3,81 mm magnetband i kassett för datautbyte - Snedspårsregistrering - DDS-struktur 1991-09-15, Utg 1 SS-ISO/IEC 12247: Datamedier- 3,81 mm magnetband i kassett för datautbyte - Snedspårsregistrering - DDS-format för 60 och 90 meters bandlängd 1993-12-15, Utg 1 SS-ISO/IEC 11 557: Datamedier - Datautbyte på 3,81 mm magnetband i kassett - Snedspårsregistrering - DDS-DC-struktur för 60 och 90 meters längd 1992-12-15, Utg 1 (Med eller utan datakomprimering enligt SS-ISO/IEC 11558) ECMA 198: 3,81 mm wide magnetic tape cartridge for information interchange - Helical scan recording - DDS-2 Format using 120 m length tapes 1993-12, Utg 1 ISO/IEC 11 319: Information technology - 8 mm wide magnetic tape cartridge for information interchange - Helical scan recording 1993-07-15, Utg 1 SS-ISO/IEC 12246: Datamedier- 8 mm magnetband i kassett med dubbelt asimutformat för datautbyte - Snedspårsregistrering 1993-12-l5, Utg 1 (Med eller utan datakomprimering enligt ISO/IEC 12042) ISO/IEC 13421: Information technology - Data Interchange on 12,7 mm, 48-track magnetic tape cartridges DLT-1 format 1993-12-15, Utg 1 ISO/IEC 13962: Information technology - Data Interchange on 12,7 mm, 112-track magnetic tape cartridges DLT-2 format 1995-09-15, Utg 1 ISO/IEC 14833: Information technology - Data Interchange on 12,7 mm, 128-track magnetic tape cartridges DLT-3 format 1996-03-15, Utg 1 Databärare - bandkassetter - datakomprimering Följande standarder för datakomprimering kan tillämpas för de bandkassetter som markerats (anm. Ingen markering i ADB-registret. Följande bandkassetter avses: ISO/IEC 13 421, ISO/IEC 13 962, ISO/IEC 14 833) under föregående rubrik. SS-ISO/IEC 11558: Datakomprimering för datautbyte - Anpassad kodning med lagrad ordbok - DCLZ algoritm 1992-09-01, Utg 1 ISO/IEC 12042: Information technology - Data compression for information interchange - Binary arithmetic coding algoritm 1993-12-15, Utg 1 Databärare - optiska skivor SS-ISO 10 149: Datamedier - Datautbyte på endast läsbar 120 mm optisk skiva (CD-ROM) 1990-04-25, Utg 1 Precisering av och begränsningar i gällande standarder Dataorganisation För SS 636801, ISO-label, gäller att Record Format = F och Buffert Offset Length = 0. Blocklängd på band och i label bör utgöra en multipel av aktuell postlängd. För ISO/IEC 9945-1, tar-format, gäller att endast flat biblioteksstruktur får användas. Append-format får inte användas. En fil benämnd !VOL som innehåller uppgifter om framställningsdatum, ÅÅÅÅMMDD, nedstigningstecken (LF) och bandets identitet, 6 positioner, skall lagras tillsammans med datafilerna. Om SS 63 61 27 eller SS-ISO 8859-1 används gäller följande hexadecimala kod som nedstigningstecken: LF = OD. Se även nedan under rubriken Format som inte följer standard - Databaser; register m.m. Textbehandlingssystem För sådana dokument och datamängder som följer standarderna under denna rubrik gäller att de vid överlämnande till arkivmyndigheten skall åtföljas av komplett dokumenttypsdefinition i maskinläsbar form. Detta gäller även i de fall denna följer internationell, nationell eller annan publicerad standard eller specifikation. Dokumenttypsdefinitionen kan utgöra såväl del av dokument eller datamängd som utgör fristående enhet. Om det är nödvändigt för förståelsen av dokumenttypsdefinitionen skall den därutöver dokumenteras så att ingående element etc. förklaras i klartext. Format som följer de facto-standard eller av RA specificerade format När det gäller sådana ADB-upptagningar som inte följer formella standarder har Riksarkivet sedan länge tillämpat de facto-standarder och andra specificerade format. Dataorganisation När det gäller ADB-upptagningar som hämtas från system / applikationer i IBMs stordator-miljö eller motsvarande, accepteras IBM-label i stället för ISO-label (SS 636801). Om IBM-label används gäller att Record Format = F och Block Attribute = B (jfr IBMs Using Tape Labels and File Structure, SC26-4565-x). Datarepresentation För de ADB-upptagningar som avses i förra stycket accepteras teckenuppsättning i enlighet med EBCDIC. I första hand skall IBM Code Page 278 (Finland, Sweden CECP) användas. Om detta inte är möjligt skall teckenuppsättning specificeras fullständigt. Format som inte följer standard Databaser, register m.m. Databaser, register och motsvarande tas ut som sekvensiella filer. Filerna får normalt endast innehålla en posttyp, med fast fält- och postlängd, utan repeterande grupper. Repeterande grupper tas lämpligen ut som en egen sekvensiell fil med nödvändiga nycklar tillagda. Som postavskiljare accepeteras nedstegningstecken (LF eller Line Feed) eller kombinationen radreturstecken och nedstegningstecken (CR, Carriage Return, och LF, Line Feed). Postavskiljare får inte förekomma i filer som levereras med ISO- eller IBM-label. Vid uttag av register, databaser etc. bör man eftersträva att relationsdatabasmodellen följs. För relationsdatabaser gäller att varje tabell tas ut som en sekvensiell fil. För omvandling av hierarkiska databaser och nätverksdatabaser till sekvensiella filer gäller att fysiska pekare mellan segment omvandlas till unika logiska nycklar alt. sambandstabeller. Detta gäller även kopplingar mellan databaser och andra objekt såsom textdokument m.m. Alfabetiska och numeriska data skall skrivas ut i klartext. Numeriska data som har använts för att göra beräkningar skrivs ut högerställt med ett tecken per siffra. Decimalkomma får inte förekomma utan skall endast framgå av dataelementbeskrivningen. Eventuella minustecken skall placeras omedelbart till vänster om talvärdet och inte längst fram (till vänster) i fältet. Ingen nollutfyllnad skall förekomma. Inga plustecken skall förekomma om inte särskilda skäl föreligger. (Exempel: Mätvärdet -5,5° C skall alltså skrivas ut som "-55", inte "-00055" eller " -5,5". Citationstecknen i exemplet har endast använts för att markera dataelementets avgränsning.) Textfiler Alfabetiska och numeriska data skrivs ut i klartext. Som radavskiljare accepteras nedstegningstecken (LF, Line Feed) eller kombinationen radreturstecken och nedstegningstecken (CR, Carriage Return, och LF, Line Feed). Som sidavskiljningstecken accepteras sidframmatningstecken (FF, Form Feed). Normalt får inga andra kontroll- eller styrtecken finnas i textfilen. Om SS 63 61 27 eller SS-ISO 8859-1 används har ovanstående tecken följande hexadecimala koder: LF = OD, CR= OA och FF = 0C. Om EBCDIC istället används har de följande hexadecimala koder: LF = 25, CR = OD och FF = OC. Om textfilen ursprungligen har innehållit attribut som inte kan representeras m.h.a. en av de tillåtna teckenuppsättningarna eller om det finns länkar till andra textfiler eller objekt skall myndigheten samråda med arkivmyndigheten om hur detta skall hanteras. För sådana textfiler som ingått i elektroniska anslagstavlor eller motsvarande bör separat söksystem / -register innehållande de viktigaste sökingångarna upprättas för att bevara tillgängligheten även efter avställning och / eller överlämnande till arkivmyndigheten. Innan sådan avställning sker bör myndigheten samråda med arkivmyndigheten. Bilaga 2 Bilagan innehåller sådana standarder som arkivmyndigheten inte tillämpar för närvarande, men som kan komma att börja tillämpas under de närmaste åren. Närmare upplysningar kan lämnas av arkivmyndigheten rörande gällande plan för mottagande och långtidslagring av ADB-upptagningar. Datorprogramspråk, datorgrafi och datarepresentation SS-ISO 8632: Datorgrafi - Metafil för lagring och överföring av bildbeskrivningsdata 1992-11-30, Utg 2 SS-EN 29 592: Datorgrafi - Programmer’s Hierarchical Interactive Graphics System (PHIGS) 1993-09-30, Utg 1 SS-ISO 10 918-1: Bildrepresentation - Digital komprimering och kodning av stillbilder kontinuerlig tonskala - Krav och riktlinjer 1994-04-22, Utg 1 SS-EN ISO 11 544: Bildrepresentation - Kodning av bild- och ljudinformation - Uppdaterande komprimering av halvtonsbilder 1995-03-31, Utg 1 ISO/DIS 12 639: Graphic Technology - Prepress digital data exchange - Tag image file format for image technology (TIFF / TIF) 1997--, Utg 1 ITU-T T.6: Facsimile coding schemes and coding control functions for group 4 facsimile apparatus 11/88, Blue Book Fasc. VII.3 SS-ISO 10646-1: Datarepresentation - Universell fleroktetts teckenkod (UCS) - Arkitektur och flerspråkig basplan 1994-01-03, Utg 1 SS-ISO 9281: Bildrepresentation - Kodningsmetoder 1992-11-16, Utg 1 SS-ISO 9282-1: Datarepresentation - Kodningsprinciper för bildrepresentation i 7- och 8-bitsmiljö 1990-04-25, Utg 1 SS-ISO 9282-2: Bildrepresentation - Inkrementell kodning av bildpunktssekvenser i 7- och 8-bitsmiljö 1993-09-30, Utg 1 Dataorganisation SS-ISO 6523: Dataelement och datautväxling - Organisationsbeteckningar 1991-09-11, Utg 1 SS-ISO 6523/Amd 1: Dataelement och datautväxling - Organisationsbeteckningar Ändring 1: Vägledning för användning av ISO 6523 1994-05-20, Utg 1 SS-ISO 6709: Dataelement och datautväxling - Representation av latitud, longitud och altitud för geografisk lägesbestämning 1991-09-11, Utg 1 SS-ISO 8601: Dataelement och datautväxling - Skrivsätt för datum och tid 1991-12-04, Utg 1 Textbehandlingssystem SS-ISO 8613: Textbehandlingssystem - Struktur och disposition för dokumentutbyte (ODA) 1989- 12-06, Utg 1 SS-ENV 41 509: Textbehandlingssystem - Struktur och disposition för dokumentutbyte (ODA) - Redigerade textdokument 1990-04-25, Utg 1 SS-ENV 41 510: Textbehandlingssystem - Struktur och disposition tör dokumentutbyte (ODA) - Redigerade text- och grafikdokument 1990-04-25, Utg 1 SS-ENV 41 511: Textbehandlingssystem - Struktur och disposition tör dokumentutbyte (ODA) - Meddelandeprofil för oredigerade dokument 1990-04-25, Utg 1 SS-ISO 10744: Textbehandlingssystem - (HyTime). Information technology - Hypermedia / Time-based structuring language (Hy-Time) 1994- 10-21, Utg 1 Databärare - bandkassetter ECMA 182: Data interchange on 12,7 mm 48-track tape cartridges - DLT 1 format 1992-12, Utg 1 ISO/IEC DIS 15307: Information technology - Data interchange on 12,7 mm 128-track magnetic tape cartridges DLT 4 format Utg 1 ISO/IEC DIS 15895: Information technology - Data interchange on 12,7 mm 128-track magnetic tape cartridges DLT 3XT format Utg 1 ISO/IEC DIS 15896: Information technology - Data interchange on 12,7 mm 208-track magnetic tape cartridges DLT 5 format Utg 1 ISO/IEC DIS 15 521: Information technology - 3,81 mm wide magnetic tape cartridge for information interchange - Helical scan recording - DDS-3 format using 125 m length tapes Utg 1 ISO/IECDIS 15757: Information technology - 8 mm wide magnetic tape cartridge for information interchange - Helical scan recording - DA-2 format Utg 1 Databärare - optiska skivor SS-ISO 10 090: Datamedier - Datautbyte på 90 mm såväl omskrivbar som endast läsbar skiva 1993-03-15, Utg 1 SS-EN 29 171: Datamedier - Optisk skivkassett med 130 mm diameter för engångsskrivning 1993-09-10, Utg 1 SS-ISO 10 089: Datamedier - Datautbyte på 130 mm omskrivbar optisk skiva 1993-03-15, Utg 1 SS-ISO 11 560: Datamedier - Datautbyte på 130 mm enskrivbar optisk skiva med magneto-optisk funktion (WORM) 1993-03-15, Utg 1 ECMA 183: Data interchange on 130 mm optical disk cartridges - Capacity: 1 Gigabytes per cartridge 1992-12, Utg 1 ECMA 184: Data interchange on 130 mm optical disk cartridges - Capacity: 1,3 Gigabytes per cartridge 1992-12, Utg 1 ECMA 195: Data interchange on 130 mm optical disk cartridges - Capacity: 2 Gigabytes per cartridge 1993-09, Utg 1 Multimedia, Ijud och video i digitalt format ISO/IEC 11 172: Information technology - Coding of moving pictures and associated audio for digital storage media at up to about 1,5 Mbit/s 1993-08-01, Utg 1

Till sökformuläret för RA-FS

Arbete pågår med komplettering av databasen med pdf-länkar till och relationslänkar mellan föreskrifterna.

I Riksarkivets generella föreskriftsserie (RA-FS) finns föreskrifter och allmänna råd som med några få undantag gäller för samtliga statliga myndigheter och enskilda organisationer som helt eller delvis omfattas av arkivlagstiftningen och Riksarkivets föreskriftsrätt.

En del generella föreskrifter (RA-FS) omfattar en specificerad grupp av myndigheter med liknande uppdrag, exempelvis universitet och högskolor samt domstolar.

Databasen innehåller samtliga giltiga föreskrifter och allmänna råd men det går även att söka på upphävda författningar.

Ansvarig utgivare för Riksarkivets generella föreskrifter (RA-FS) är:
Chefsjuristen Efwa Westre Stövander.

Läs mer om RA-FS.

Modell över Riksarkivets generella föreskrifter.