Översyn av föreskrifter om handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet

Ändring i bokföringslag (2024:342) och i lag om kommunal bokföring och redovisning (2024:345) har medfört att Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (2018:10) om gallring och utlån av räkenskapsinformation m.m., har ändrats genom RA-FS 2024:2. Det innebär att verifikationer och fakturor i original får gallras omgående efter överföring till ny handling eller databärare, under förutsättning att ursprungets äkthet har säkerställts och innehållets integritet med avseende på de uppgifter som krävs i en verifikation respektive en faktura inte har förändrats. En förutsättning är också att myndighetens verifikationer och fakturor är sökbara och kan presenteras vid behov i minst sju år.

En verifikation kan vara en faktura, ett kvitto, ett skuldebrev eller ett annat underlag som innehåller information om affärshändelsen. Samtliga handlingar i original som utgör verifikationer bör omfattas av möjligheten till gallring efter överföring till ny handling eller databärare. Därför behöver även motsvarande ändring göras i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2019:1) om återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet för de handlingar som utgör verifikationer, för en enhetlig tillämpning av föreskrifterna.

Tidplan:

Planen är att ändringarna beslutas och träder i kraft under september 2024.