I budgetunderlaget för de kommande åren lyfter Riksarkivet ett antal viktiga utmaningar kopplat till sitt uppdrag.
Sammanfattning
Riksarkivet lämnar följande förslag för 2025–2027:
- För ökade lokalkostnader begärs en långsiktig anslagsförstärkning. För 2025 begärs 14 miljoner kronor, 53 miljoner kronor för 2026 och 45 miljoner kronor för 2027. Riksarkivet önskar också en förändrad finansieringsmodell för arkivlokaler och hyllinredning så att de finansieras i sin helhet via eget anslag.
- För digitisering av fastighetsdata begärs 20 miljoner kronor för 2027.
- För utveckling av systemstöd för Riksarkivets handläggning begärs 5 miljoner kronor för 2025–2026.
- För att upprätthålla NADs funktionalitet begärs 5 miljoner kronor årligen under 2025–2027.
- För att öka möjligheterna att med hjälp av AI öka tillgången till arkiv och effektivisera myndighetens och statsförvaltningens verksamhet begärs 10 miljoner årligen under 2025–2027.
I första hand är det prioriterat att myndigheten får förstärkning för de ökade lokalkostnaderna.
Aktuella utmaningar
Riksarkivet har under ett antal år brottats med ekonomiska utmaningar. Med tanke på de förändrade omständigheterna i omvärlden förväntas också kostnaderna för hyror och el kraftigt öka. Lokalkostnader utgör idag närmare 30 procent av Riksarkivets totala kostnader. Med planerade investeringar i lokaler kommer denna andel att öka ytterligare vilket kommer få en negativ påverkan på den löpande verksamheten.
De senaste åren har Riksarkivet behövt ompröva sin verksamhet på grund av de förväntade ökade kostnaderna för lokaler och system. För att möta dessa utmaningar har Riksarkivet redan genomfört åtgärder för att minska personalkostnaderna och blivit en organisation med färre anställda. Det är dock inte hållbart att finansiera ytterligare höjda lokalkostnader och kostnader för digitalisering och migrering genom att ytterligare minska personalstyrkan. En sådan åtgärd skulle hindra Riksarkivet från att fullgöra sitt uppdrag.
Beredskapsplanering och myndighetens roll inom totalförsvaret har med anledning av säkerhetsläget i omvärlden också varit prioriterade under de senaste åren. Vi möter en stor efterfrågan på stöd i frågor om beredskap för arkiv och genomför aktiviteter inom området, men saknar möjlighet att avsätta tillräckliga resurser för att möta behovet.
Investeringar i lokaler kräver ny finansieringsmodell
För närvarande förvarar vi arkiv på nio orter med ett 25-tal hyresavtal och närmare 30 procent av myndighetens anslag går idag till lokalkostnader. Denna andel beräknas öka i samband med pågående fastighetsprojekt. I Härnösand samarbetar vi med Skatteverket för att få till nya arkivlokaler. Detta kommer att ge statsförvaltningen en kostnadseffektiv och hållbar lösning för att säkra samhällsviktig information på lång sikt. Byggnationen pågår enligt plan och vi förväntar oss att kunna flytta in hösten 2025. Riksarkivet i Göteborg har en arkivlokal som måste avvecklas på grund av allvarliga brister i lokalerna som inte kan åtgärdas. Efter flera års sökande har vi nu en plan för att flytta till en ny lokal år 2027.
För att kunna planera och finansiera våra arkivlokaler på ett hållbart sätt behöver vi en fungerande finansieringsmodell. Idag står Riksarkivet för samtliga kostnader – lokaler, arkivhyllor samt drift – så snart en ny lokal tas i bruk. Men det är först på sikt som avgifter som bidrar till finansieringen kommer från myndigheter som betalar för arkivleveranser. Vi föreslår därför en ny finansieringsmodell där Riksarkivet får ett särskilt anslag för att täcka kostnaderna för arkivlokaler och hyllinredning. Detta skulle säkerställa tillgången till lokaler och underlätta för myndigheter att överlämna sina arkiv. En stabil finansiering skulle bidra till att säkra tillgången till arkivinformation på lång sikt och effektivisera arkivhanteringen för staten.
Sammantaget önskar Riksarkivet en ny modell för hur arkivlokaler finansieras. Myndigheten begär också en långsiktig anslagsförstärkning för att finansiera ökande lokalkostnader.
Övriga frågor
Digitisering av fastighetsdata
Riksarkivet har beviljats 20 miljoner kronor per år för perioden 2024–2026 för att digitisera handlingar från inskrivningsmyndigheterna samt digitalisera handläggningsprocesserna kopplade till förfrågningarna som använder arkivbeståndet. När materialet digitaliseras och görs tillgängligt via en e-tjänst förenklas tillgången till fastighetsdata. Informationen blir tillgänglig dygnet runt för forskning, privatpersoner och företag. Bedömningen är att arbetet till stor del kommer vara färdigt vid utgången av 2026, men att Riksarkivet behöver finansiering på 20 miljoner kronor även för 2027 för att helt slutföra projektet. Riksarkivet ser även framöver stora behov av finansiering för storskalig digitalisering för att effektivisera handläggningen och öka tillgängligheten till annat efterfrågat arkivmaterial.
Systemstöd för ärendehandläggning
Riksarkivet handlägger varje år ett stort antal förfrågningar. Satsningen på att digitalisering av fastighetshandlingar kommer att innebära en snabbare handläggning. Men vi har i dagsläget utmaningar med långa handläggningstider och tidskrävande arbetsprocesser även inom andra områden. Riksarkivet har därför inlett en översyn av handläggningsprocessen och för att utveckla ett effektivt handläggarstöd. En investering i myndighetens grundläggande IT-infrastruktur är dock en förutsättning för att Riksarkivet långsiktigt och kostnadseffektivt ska kunna utföra sitt samhällsuppdrag. För utveckling av systemstöd för Riksarkivets handläggning begär Riksarkivet 5 miljoner kronor under åren 2025–2026.
Nationella arkivdatabasen (NAD)
NAD är en gemensam sökingång som Riksarkivet tillhandahåller och som erbjuder information om innehållet i arkiv från offentliga och enskilda institutioner. NAD syftar främst till att tillgodose det allmännas behov av åtkomst till autentisk arkivinformation och ger tillgång till öppen metadata och digitiserade arkivhandlingar för nedladdning, analys och annat vidareutnyttjande. NAD utgör också en viktig del av den svenska forskningsinfrastrukturen. Det är därför av stor betydelse att Riksarkivet kan upprätthålla och utveckla NAD med nya tjänster för att främja datadriven forskning och innovation. Riksarkivet saknar idag kapacitet för detta. För att upprätthålla NAD:s basfunktionalitet och kontinuerligt tillföra ny information bedömer Riksarkivet därför att 5 miljoner kronor behövs i förstärkning av det årliga anslaget.
Med AI görs arkiven tillgängliga
Riksarkivet är ledande inom AI-utveckling tack vare ett fokuserat arbete. Med tillgång till stora mängder autentisk data kan Riksarkivet träna en svensk AI som inte är beroende av internationella aktörer. Vårt arbete med AI bör ses som en investering som leder till ökad effektivitet för staten och mer nytta för användare, forskare och samhället i stort.
Vi har under senare år utvecklat en för Sverige unik förmåga vad gäller AI-baserad transkription av äldre handskrivna texter. Myndigheten ser också goda möjligheter till att använda AI-utveckling för att öka myndighetens effektivitet genom automatisering av manuella processer inom exempelvis arkivregistrering och besvara förfrågningar.
En satsning på AI-utveckling vid Riksarkivet kan också bidra till hållbar utveckling och ett bättre resursutnyttjande i staten som helhet. Riksarkivet har dock inte möjlighet att med nuvarande anslag finansiera den investering i AI-utveckling som är önskvärd. Myndigheten begär därför 10 miljoner kronor årligen till detta.
Läs hela budgetunderlaget (pdf)
Läs också:
Riksarkivets årsredovisning för 2023 (pdf)
