Att arkiv finns bevarade och tillgängliga är en förutsättning för ett rättssäkert och demokratiskt samhälle: de spelar roll för förvaltning, forskning, rättskipning och medborgarnas insyn.
Ny teknik och digitaliseringen ger stora möjligheter till ökad tillgänglighet, innovation och samhällsnytta. Samtidigt blir spelplanen mer komplex; stora mängder information, många involverade aktörer, skilda regelverk, parallella infrastrukturer och höga säkerhetskrav.
Hur ska vi kunna garantera att den digitala informationen hanteras på rätt sätt och bevaras på lång sikt? Hur ska vi säkerställa att alla har möjlighet att använda den grundlagsskyddade rätten att ta del av allmänna handlingar?
Många faktorer samspelar, vilket avspeglas i Riksarkivets förslag.
Riksarkivarien
Karin Åström Iko
kommenterar:
– För att möta utmaningarna behövs en samlad syn och ett helhetsperspektiv på samhällets informationsförsörjning – det här är en fråga för alla politikområden. Värderingen, regleringen och struktureringen av information ska vara likvärdig oavsett om den är offentlig eller privat, analog eller digital, öppen eller skyddad, historisk eller nyskapad.
– I en digitaliserad förvaltning måste alla tänka på informationens hantering, redan när man skapar informationen eller faktiskt innan dess; redan när man planerar för den och tar fram systemen. Det långsiktiga bevarandet är en nu-fråga, inte en sen-fråga.
Riksarkivets huvudsakliga förslag
För att säkerställa bevarandet av den digitala informationen föreslås
- att Riksarkivet ges i uppdrag att lämna förslag på hur ett förvaltningsgemensamt e-arkiv kan tillhandahållas.
För att möjliggöra att samhällsviktig information värderas och bevaras från en samlad syn och gemensamma utgångpunkter föreslås
- att Riksarkivet ska få föreskriva för kommuner och regioner om bevarande och gallring,
att Riksarkivet ges i uppdrag att identifiera vad som är samhällsviktig information och ska få föreskriva om vården av samhällsviktiga och kulturellt värdefulla enskilda arkiv.
För att de statliga arkiven regelbundet ska överlämnas och att Riksarkivet ska ha de nödvändiga resurserna för att ta emot dem föreslås
- att det införs en bestämmelse om att de statliga myndigheterna ska upprätta planer för när arkiven ska överlämnas till Riksarkivet och att det införs en sista tidpunkt för överlämnandet,
- att en ny modell införs för finansieringen av Riksarkivets kostnader för bevarande, vård och tillhandahållande av de överlämnade arkiven.
För att öka tillgängligheten till arkiven föreslås
- att uppgiften att tillhandahålla ett nationellt system för tillgängliggörande av information införs i Riksarkivets instruktion och att en bestämmelse om att myndigheterna ska rapportera in uppgifter om arkiven införs i arkivlagen,
- att Riksarkivet ges ökade anslag för digitiseringen av analogt arkivmaterial och att finansieringen i hög utsträckning sker genom ett ökat förvaltningsanslag.
Läs
Riksarkivets skrivelse om den offentliga informationshanteringen (pdf)
Bakgrund:
Kulturdepartementet gav i regleringsbrevet för 2022 Riksarkivet i uppdrag:
- att översiktligt beskriva den offentliga informationsförvaltningen och analysera och redovisa följderna av bl.a. den högre graden av digitalisering,
- att identifiera eventuella brister i det regelverk som styr den offentliga informationsförvaltningen i relation till de arkivpolitiska målen,
- att identifiera behovet av förändringar i Riksarkivets uppgifter.
