RA-FS 2019:2, nya föreskrifter om arkiv hos statliga myndigheter- omtryck av RA-FS 1991:1 

2019-08-30

Riksarkivet har genom ett omtryck av RA-FS 1991:1 beslutat nya föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter. Författningen har beteckningen RA-FS 2019:2 och innehåller både mindre ändringar av formell karaktär och ändringar av materiell karaktär.

De formella ändringarna av RA-FS 1991:1 dels tillkommit mot bakgrund av ändringar i tryckfrihetsförordningen och annan lagstiftning, dels på grund av behovet att uppdatera och modernisera begrepp och språkbruk i författningen. Huvudparten av de materiella ändringarna gäller bestämmelserna om verksamhetsbaserad arkivredovisning (ursprungligen beslutade i RA-FS 2008:4). Ändringarna i 6 kap. har tagits fram efter samverkan med en referensgrupp med medverkande från några myndigheter.

Här nedan följer en kortare genomgång av de genomförda ändringar som det finns skäl att kommentera närmare.

6 kap. Arkivredovisning

Här har som nämnts de största ändringarna skett. Avsikten har varit att förenkla och förtydliga tillämpningen av bestämmelserna i 6 kap. utan att själva grundförutsättningarna i RA-FS 2008:4 har ändrats.

- I 2 kap. har definitionerna av tre begrepp som förekommer i 6 kap. ändrats. För handlingsslag respektive handlingstyp har ”mängd av handlingar som tillkommer…” ändrats till förmån för ”de handlingar som inkommer eller upprättas…”. Definitionen av förvaringsenhet har ändrats till ”mängd av handlingar som avgränsas fysiskt eller logiskt” för att passa redovisningen av elektroniska handlingar bättre.

- I 6 kap 2 § har det förtydligats att arkivredovisningen ska omfatta myndighetens hela arkivbestånd. Genom den tidigare lydelsen kunde det uppfattas som att Riksarkivet gick utöver sitt bemyndigade i 11 § 2 strecksatsen arkivförordningen.

- Med hänsyn till att arkivredovisningen tar sin utgångspunkt i myndigheternas verksamhet och i syfte att öka spårbarheten för handlingar som överlämnas till och från myndigheterna, har det tillkommit några bestämmelser om dokumentation av överlämnade av arkiv och verksamheter. Av arkivbeskrivningen (6 kap 5 §) ska nu även framgå vilka verksamheter som överlämnats eller övertagits av myndigheten. 1 6 kap 13 § och den nu tillagda 13 a § har införts bestämmelser om att strukturenheter som tillkommer eller avslutas, i de fall detta är aktuellt ska förses med uppgifter vilken myndighet som motsvarande verksamhet har överlämnats från eller till.

- I syfte att förbättra överblicken över myndigheternas handlingsbestånd har det i 6 kap. 16 § om redovisning av handlingsslag och handlingstyper införts en ny strecksats om att det även ska finnas uppgifter om när en handlingstyp tas i bruk respektive avslutas.

- 6 kap 17 § om redovisning av handlingstyper som är sammanställningar ur databaser har utgått helt. Skälet till detta är att paragrafen har varit problematisk att tillämpa i praktiken vilket följaktligen har lett till att denna typ av uppgifter har förekommit sparsamt i myndigheternas arkivredovisning. Riksarkivet menar att uppgifterna ändå knyts till arkivredovisningen genom den integrering mellan arkivredovisning och dokumentation av elektroniska handlingar som ska göras enligt 5 kap. RA-FS 2009:1.

- I 6 kap. 18 § har strecksatserna om vilka uppgifter som ska redovisas om förvaringsenheter utgått. Det innebär att myndigheterna ges en än större frihet att utforma redovisningen av förvaringsenheterna efter egna förutsättningar.

- Riksarkivet har fått signaler om att den versionshantering som tidigare har följt av 6 kap. 19 § har visat sig svår att tillämpa i praktiken, i ett verksamhetssystem för arkivredovisning. Därför ändras nu kraven så att klassificeringsstruktur, handlingsslag och förvaringsenheter endast behöver relateras till varandra i den utsträckning som behövs för att handlingar ska kunna identifieras, kommas åt och hanteras. Kravet på en samlad presentation av uppgifterna har också tagits bort.

Riksarkivet har för avsikt att ta fram en ny, uppdaterad vägledning för hur 6 kap. ska tillämpas med hänsyn till de ändringar som har genomförts.

7 kap. Gallring

Då Riksarkivet numera använder bemyndigandet ”får gallras” i föreskrifter om gallring har bestämmelsen i 7 kap. 3 § om att myndigheterna utan dröjsmål ska förstöra handlingar vilkas gallringsfrist har löpt ut, tagits bort.


Du hittar de nya föreskrifterna på  https://riksarkivet.se/rafs

Visa alla nyheter