Vänligen vänta medan sidan laddas…
Vänligen vänta medan sidan laddas…
Skälen till att lämna över arkiv till Riksarkivet kan vara många. Det kan handla om en omorganisation, nya uppdrag eller kanske lokalförändringar. I samband med flytt blev det aktuellt för Finansinspektionen (Fi) att leta efter nya arkivlokaler. Då vände man sig till Riksarkivet för en smartare lösning.
Att överlämna arkiv till oss är en process i fyra olika faser: uppstartsfas, samverkansfas, åtgärdsfas och mottagandefas. Från första kontakt till genomförd leverans kan det ofta ta ett år. Hur lång tid det tar påverkas bland annat av vilken typ av arkiv det handlar om, i vilket skick det är och materialets omfång.
Senast Finansinspektionen levererade till Riksarkivet var 2002. Här berättar Helena Sääf och Susan Fjällvik, arkivarier på myndigheten, om sina erfarenheter av att lämna över arkiv till oss, totalt 920 hyllmeter.
Det är ett återkommande problem för arkivarier och myndigheter med arkiv att det är ont om arkivlokaler i städerna. Vi kunde inte vara kvar i våra tidigare arkivlokaler och när Fi sedan skulle flytta var det svårt att hitta lämpliga utrymmen i anslutning till arbetsplatsen. De lokaler som erbjöds var inte godkända och det skulle innebära höga kostnader för att anpassa dem. Lösningen blev att vi kontaktade Riksarkivet.
Från att framställan skickades in till att leveransen av fysiska handlingar avslutades så har samarbetet med Riksarkivet varit jättebra. Dialogen och kommunikationen har varit tydlig. Riksarkivets funktion för mottagande har också hjälpt oss att förstå vilka krav och villkor som Riksarkivet har vid ett överlämnande av arkiv.
Överlämnandet i Härnösand gick smidigt och era kollegor på plats hjälpte både oss och flyttfirman, vilket underlättade överlämnandet. Ett extra stort tack till Riksarkivets medarbetare som med sin flexibilitet gjorde att vi gick i mål på kortare tid än beräknat!
Vi har haft kontinuerliga avstämningar kring arbetet med den digitala leveransen och kommunikationen och dialogen har varit god. Det är en stor leverans med många detaljer som måste ses över innan vi kan leverera, och vi har fått stöd och hjälp från Riksarkivet längs med vägen. Det är över en miljon filer som ska ses över, konverteras och tas ut från vårt diarium. Planen är att de digitala filerna ska överlämnas under maj månad.
Är din myndighet också i ett läge där det är dags att se över hur arkiven ska hanteras framöver? Här finns mer information om hur myndigheter kan lämna över arkiv till Riksarkivet.
