Riksarkivet uppmanar statliga myndigheter att bevara handlingar som innehåller uppgifter om Corona eller som på olika sätt belyser hur Corona-pandemin påverkar verksamheten. Handlingar från kärnverksamheten, såsom beslutshandlingar och föreskrifter, bevaras i regel. Det kan dock finnas anledning att identifiera om det finns andra typer av handlingar som kan ge information om krisen för att de ska bevaras för framtiden.
Nödvändiga åtgärder att vidta kan vara:
- Se över gallringsföreskrifter och beslut för att kunna undanta handlingar från gallring som kan innehålla information om myndighetens agerande eller hur myndighetens verksamhet påverkas av krisen. Det kan t.ex. handla om att bevara handlingar som vanligtvis bedöms vara av rutinmässig, ringa eller tillfällig karaktär.
- Dokumentera undantagen från gallring, t.ex. i arkivredovisningen eller i eventuella dokumenthanteringsplaner. Om myndigheten önskar undanta handlingar från gallring där gallringen är tvingande, t.ex. Riksarkivet föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, kan myndigheten behöva ändra i sitt tillämpningsbeslut. Om det finns bestämmelser om tvingande gallring i myndighetsspecifika föreskrifter behöver myndigheten framställa till Riksarkivet om en ändring.
- Ta tillvara handlingar som i normalfallet inte blir allmänna handlingar, men som i detta läge kan ge information om krisen. Det kan t.ex. handla om intern kommunikation såsom e-postkorrespondens, minnesanteckningar och information till anställda.
- Överväga på vilket sätt myndigheten kan ange i diarium och i arkivredovisningen att en viss typ av handlingar innehåller uppgifter om, eller på annat sätt speglar, Corona-pandemin.
- Undersöka om den information som myndigheten hanterar på sina webbplatser och sociala medier bevaras, om inte – på vilket sätt det kan göras.
Kontaktuppgifter
Vid frågor kontakta Tillsynsenheten på Riksarkivet för rådgivning:
Mer information
Öka bevarandet av dokumentation under Corona-pandemin
