Allmän handling.
Handling som har inkommit till eller upprättats hos en myndighet (och som förvaras hos en myndighet). Allmänna handlingar är normalt offentliga men kan ibland vara sekretessbelagda.
Arkiv.
En större eller mindre mängd handlingar som samlats hos en arkivbildare.
Arkivbildare.
Myndighet, företag, organisation eller person som i sin verksamhet tar emot och skapar handlingar.
Arkivförteckning.
Systematisk lista över innehållet i ett arkiv. De handlingar som ingår i arkivet redovisas i serier och volymer. En arkivförteckning är sedan början av 1900-talet oftast uppställd enligt Arkivschemat.
Arkivschemat
• A = protokoll
• B = handlingar som uppkommit på myndigheten, utgående handlingar
• C = diarier och diarieregister
• D = liggare, förteckningar, matriklar, inventarieregister o. dyl.
• E = korrespondens, inkommande handlingar
• F = ämnesordnade handlingar
• G = räkenskaper
• H = statistik
• J = kartor och ritningar
• K = foton
• L = tidningsklipp
• Ö = övriga handlingar, ofta sådant som en direktörs efterlämnade papper o. dyl.
Nu, 100 år senare, har en ny princip lanserats för arkivläggning, nämligen enligt processbeskrivning. Alla handlingar som uppstår t.ex. i en upphandling arkivläggs tillsammans.
Diarium.
Förteckning över inkomna och utgående handlingar. Innehåller uppgifter om datum, diarienummer och avsändare/mottagare. Diarier är ofta viktiga hjälpmedel för att hitta handlingar i ett arkiv.
Enskilda arkiv.
Arkiv från privatpersoner, släkter, föreningar, företag, byar och gårdar.
Folkrörelsearkiv.
Arkivinstitution som tar hand om arkiv från föreningslivet. Där finns handlingar från bl.a. fackföreningar, politiska organisationer, frikyrkor, nykterhetsorganisationer och idrottsföreningar.
Gallring.
Förstörande av handlingar och information som bedöms ha ett obetydligt intresse. På myndigheter får gallring endast genomföras efter ett formellt gallringsbeslut.
Koncept.
Kopia av utgående brev.
Landsarkiv.
Arkivinstitution som tar hand om arkiv från statliga myndigheter på lokal och regional nivå.
Liggare.
Bok med förteckningar över exempelvis personal eller inventarier.
NAD,
Nationell ArkivDatabas. Databas med uppgifter om de flesta arkiv som förvaras vid olika arkivinstitutioner i Sverige.
Näringslivsarkiv.
Arkivinstitution som tar hand om arkiv från privata företag.
PUL.
Personuppgiftslagen (SFS1998:204). Syftet med denna lag är att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks genom behandling av personuppgifter.
Sekretess. Undantag från principen att allmänna handlingar ska vara offentliga. Sekretess gäller exempelvis inom sjukvården, socialtjänsten och folkbokföringen. Vilka sekretessbestämmelser som gäller i olika fall regleras av Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400).
Serie.
Ett antal arkivvolymer som hör ihop genom att de har samma funktion (t.ex. protokoll) eller genom att de handlar om samma ämne.
Signum.
Kombination av bokstäver och siffror som används för att beteckna serier och volymer i ett arkiv, t.ex. A2:5.
SVAR.
En avdelning inom Riksarkivet som tillhandahåller arkivmaterial på mikrokort och digitalt. I SVARs ”Digitala forskarsal” finns förutom kyrkoböcker ett stort antal databaser av intresse för forskare.
URL.
Det material du får ta del av när du besöker de statliga arkivinstitutionerna kan vara skyddat av Lagen om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk (1960:729). Lagen reglerar upphovsmannens rättigheter.
Volym.
Kartong, inbunden bok eller bunt som innehåller arkivhandlingar. När man beställer fram arkivhandlingar till forskarsalen ska man ange volymens signum.
