Överlämnande av elektroniska handlingar
De digitala handlingar som ingår i en myndighets arkivbildning ska överlämnas till Riksarkivet. Nedan följer information om de olika steg som ingår i processen överlämnande av elektroniska arkiv till Riksarkivet.
En så kallad teknisk profil bifogas även överenskommelsen. I denna finns nedtecknat de tekniska krav som gäller för överföringens elektroniska delar.
Sammanställning av dokumentation
Vid överlämnade av elektroniska arkiv till Riksarkivet ska dokumentation i form av ifylld metadatabilaga bifogas och även en mer övergripande systemdokumentation (se nedan).
Riksarkivets metadatabilaga för elektroniska handlingar är i Excel-formatet men går givetvis att öppna i Libre Office/StarOffice/OpenOffice Spreadsheet. Beroende på leveransformat har metadatabilagan olika utformning. I bilagan för sekventiella filer ingår t.ex. postbeskrivning, för XML-leveranser ersätts postbeskrivningen istället av ett XSD-schema eller en DTD.
Vid överföring till Riksarkivet ska följande metadatabilagor användas:
Leveransförberedelser och tekniska hjälpmedel
Riksarkivet har utvecklat ett antal leveransförberedande verktyg som levererande myndigheter kan använda för att göra egna kontroller och valideringar och säkerställa att de grundläggande tekniska förutsättningarna för leverans till Riksarkivet är uppfyllda. Dessa verktyg är kostnadsfria och tillgängliga för nedladdning.
Riksarkivet har även några äldre, obsoleta program som tidigare tagits fram för teckenseparatorkontroll, teckenkonvertering och presentation. Vid behov av dessa program kontakta myndighetsverktyg@riksarkivet.se för tillgång till systemen.
Leverans av elektroniska handlingar
Överföring av elektroniskt material till Riksarkivet räknas alltid som en "provleverans" och anses enbart utgöra en arbetskopia tills det har kontrollerats och godkänts. En provleverans kommer att ha status som just arbetskopia hos Riksarkivet, tills dess att myndigheten fått ett formellt godkännandekvitto, vilket sker i slutskedet av processen. Myndigheten måste till dess ha kvar informationen i sina system.
Kontroller och leveransgodkännande
Efter att Riksarkivet mottagit de elektroniska handlingarna utförs kontroller av leveransens innehåll. Kontrollernas omfattning inkluderar rent tekniska sådana, som till exempel validering av filformat, men även innehållsmässiga kontroller. Dessa kontroller syftar till att säkerställa att metadata är korrekt och tillräckligt omfattande i sitt utförande. Genom kontrollerna säkerställs att de levererade handlingarna är korrekta, kompletta och rätt beskrivna, så att de i slutändan kan återanvändas av forskare.
Har du allmänna frågor samt frågor om leveranser i form av textuttag från databaser, XML-leveranser och leveranser av hemsidor? Kontakta oss på riksarkivet@riksarkivet.se
Har du frågor om våra leveransförberedande verktyg? Maila myndighetsverktyg@riksarkivet.se