RA-FS 2021:5 innehåller ändrade bestämmelser om redovisning av förvaringsenheter. De nya bestämmelserna innebär att det ställs olika krav för att redovisa fysiska handlingar respektive elektroniska handlingar.
RA-FS 2021:6 och RA-FS 2021:7 är resultatet av det författningsförslag som remitterades hösten 2019 och som skulle ersätta Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1991:6) och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Utifrån de inkomna remissvaren har förslaget omarbetats och resulterat i tre nya författningar (RA-FS 2021:3, RA-FS 2021:6 och RA-FS 2021:7). RA-FS 2021:6 upphäver RA-FS 1991:6 (ändrade och omtryckta RA-FS 1997:6, ändrade RA-FS 2012:2).
Läs mer om de nya föreskrifterna nedan.
Du hittar ytterligare information och själva föreskrifterna här.
RA-FS 2021:5 – Nya bestämmelser om redovisning av förvaringsenheter
Riksarkivet har beslutat om ändrade bestämmelser för redovisning av förvaringsenheter genom en ändringsföreskrift: Föreskrifter (2021:5) om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1991:1) och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter.
Riksarkivet har uppmärksammat att de ändrade bestämmelserna avseende förvaringsenheter som genomfördes genom RA-FS 2019:2 har kommit att tolkas på ett sätt som inte var avsett. Bestämmelserna om redovisning av förvaringsenheter har därför ändrats ytterligare en gång. I RA-FS 2021:5 finns två bestämmelser för redovisning av förvaringsenheter, en för fysiska handlingar som har sammanförts till volymer och en för elektroniska handlingar. Syftet med ändringen är att säkerställa att arkivförteckningen fungerar som ett direkt och praktiskt sökmedel till myndighetens arkiv. Arkivförteckningen ska kunna användas över tid, det vill säga även när arkivhandlingarna har överlämnats till Riksarkivet.
Bestämmelserna i RA-FS 2021:5 ska tillämpas retroaktivt för att arkivförteckningen ska fylla den avsedda funktionen. Det innebär att RA-FS 2021:5 ska tillämpas på handlingar som har inkommit eller upprättats före ikraftträdandet om handlingarna har klassificerats efter en klassificeringsstruktur i enlighet med 6 kap. 7 § Föreskrifter om ändring (RA-FS 2008:4) i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1) om arkiv hos statliga myndigheter.
RA-FS 2021:6 – gallring av handlingar av uppenbart ringa betydelse och handlingar av generisk karaktär
RA-FS 2021:6 omfattar handlingar av uppenbart ringa betydelse och handlingar som är generiska för styr-, stöd- och kärnverksamheter. Den förra kategorin avgränsas till sådana handlingar som avses i 5 kap. 1 § fjärde stycket offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Handlingar av generisk karaktär avser handlingar som kan förekomma i olika typer av verksamheter och som där har en liknande funktion. Handlingar av uppenbart ringa betydelse ska gallras medan handlingar av generisk karaktär får gallras. De senare redovisas i en bilaga till författningen och motsvarar i stora delar de typer av handlingar som fanns med i bilagorna till RA-FS 1997:6.
En av utgångspunkterna i arbetet med RA-FS 2021:6 har varit att modernisera de tidigare gallringsbestämmelserna och anpassa dem till dagens informationshantering. De nya föreskrifterna syftar att underlätta myndigheternas digitaliseringsarbete. Som exempel kan nämnas att RA-FS 2021:6 bland annat möjliggör gallring vid av ursprungliga elektroniska handlingar efter konvertering, sådan gallring som myndigheterna tidigare var tvungna att framställa om myndighetsspecifika föreskrifter för att kunna genomföra. Samtidigt finns det inte längre något gallringsmedgivande för att gallra elektroniska handlingar efter att de har skrivit ut på papper.
Myndigheterna får även fortsättningsvis genom RA-FS 2021:6 fastställa egna gallringsfrister. Frister och handlingar ska preciseras och dokumenteras, förslagsvis i myndighetens arkivredovisning.
RA-FS 2021:6 upphäver Riksarkivets gallringsföreskrifter avseende handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (RA-FS 1991:6, ändrade och omtrycka genom RA-FS 1997:6, ändrade genom RA-FS 2012:2).
RA-FS 2021:7 – gallring av handlingar inom stödverksamheter
RA-FS 2021:7 omfattar handlingar inom stödverksamheter på områden där Riksarkivet inte har meddelat några generella gallringsföreskrifter. De typer av handlingar som kan gallras med stöd av RA-FS 2021:7 redovisas i en bilaga till författningen. Bilagan utgår från olika slags stödverksamheter eller områden. Till varje verksamhet eller område redovisas en eller ett par grupper av handlingar.
RA-FS 2021:7 syftar till att möjliggöra gallring av handlingar utan långsiktigt informationsvärde. RA-FS 2021:7 skiljer från Riksarkivets andra generella gallringsföreskrifter eftersom bilagan oftast innehåller grupper av handlingar, det vill säga en mer övergripande redovisning. De nya föreskrifterna ger myndigheterna stort utrymme att själva identifiera vilka handlingar som inkommer och upprättas i den verksamheten och därefter bedöma om de kan gallras samt fastställa en lämplig gallringsfrist. Frister och handlingar ska preciseras och dokumenteras, förslagsvis i myndighetens arkivredovisning.
Kontakt: riksarkivet[a]riksarkivet.se
