De nya föreskrifterna upphäver Riksarkivets äldsta gällande generella föreskrifter,
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (RA-FS 1991:6).
Ökad tydlighet och flexibilitet
Med de nya föreskrifterna vill Riksarkivet uppnå en ökad tydlighet och flexibilitet i tillämpningen, för att underlätta myndigheternas arkivvård.
Målet är att få ändamålsenliga arkiv som svarar mot krav och behov i form av myndigheternas egen informationsförsörjning, allmänhetens rätt till insyn och möjligheten till forskning, samtidigt som arkiven inte tyngs av stora handlingsmängder utan långsiktigt informationsvärde.
Enligt föreskrifterna ska myndigheterna själva besluta om hur de ska tillämpa föreskrifterna och de ska också besluta om gallringsfrister, dvs. tiden som ska förflyta innan gallringsbara handlingar får gallras ut.
Gallring får endast ske under förutsättning att allmänhetens rätt till insyn inte åsidosätts och att handlingarna bedöms sakna värde för rättskipning, förvaltning och forskning. Vid fastställande av gallringsfrist ska myndigheten ta hänsyn till att rättsliga krav kan tillgodoses.
Handlingar som omfattas
De nya föreskrifterna omfattar handlingar av uppenbart ringa betydelse och handlingar som är generiska för styr-, stöd- och kärnverksamheter.
Handlingar av uppenbart ringa betydelse för myndigheternas verksamhet är sådana som inte behöver registreras eller hållas ordnade (dvs. handlingar som avses i 5 kap. 1 § fjärde stycket offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)). Det kan till exempel handla om reklam och kopior av andra myndigheters yttranden.
Handlingar som är generiska för styr-, stöd- och kärnverksamheter avser handlingar som genom sitt informationsinnehåll, sin funktion eller sin betydelse har ett begränsat informationsvärde. Ett exempel är register, förteckningar, liggare och listor som har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete, och som saknar betydelse för att dokumentera myndighetens verksamhet.
Särskilt om e-postloggar
Ett område som flera remissinstanser lyfte i sina remissvar var gallringfrister för e-postloggar. Riksarkivet föreslog i remissen att en gallringsfrist på två år skulle beslutas i de kommande föreskrifterna. Flera myndigheter menade att e-postloggens informationsvärde inte motsvarades av bevarandetiden på två år, medan representanter från media betonade vikten av ett bevarande för möjlighet till insyn och granskning.
De nya föreskrifterna innehåller inte någon fastställd frist. Ett av skälen är att e-postloggen omfattar uppgifter om e-post som inte behöver vara allmänna handlingar. En frist på två år förefaller då onödigt lång.
Ett annat skäl är att när Justitieombudsmannen och Justitiekanslern har granskat och kritiserat myndigheternas hantering runt e-postloggar har kritiken inte gällt myndigheternas möjlighet att fastställa en egen frist, och man har heller inte gjort några uttalanden om lämpliga bevarandetider för e-postloggar.
Möjligheterna till granskning av myndigheternas verksamheter genom e-postloggar kommer inte att försämras jämfört med tidigare, eftersom de nya föreskrifterna inte innebär någon ändring i förhållande till gällande föreskrifter. Samma slags granskningar som genomförts med befintligt regelverk borde vara möjliga att genomföra även framöver.
Myndigheterna ska ta hänsyn till såväl rätten att ta del av allmänna handlingar som rättskipningens och förvaltningens behov av information vid fastställande av gallringsfrist för uppgifter i e-postloggar. Det är inte enbart verksamhetens egna behov som ska vara avgörande när myndigheten fastställer en gallringsfrist.
Föreskrifterna kommer att kungöras i Riksarkivets författningssamling, RA-FS när de
har tryckts. Under tiden finns de kommande föreskrifterna tillgängliga på Riksarkivets webbplats.
Läs beslutet "Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar av uppenbart ringa betydelse och handlingar som är generiska för styr-, stöd- och kärnverksamheter".
För mer information: Fredrik Lindberg, chef för enheten för utredning och utveckling, tfn 010-476 71 74.
