Enligt föreskrifterna får statliga myndigheter gallra pappersoriginal som skannas så att elektroniska kopior skapas. Föreskrifterna gäller för handlingar i såväl kärn- som stödverksamhet, och för såväl gallringsbara handlingar som de som ska bevaras.
Ett antal förutsättningar behöver vara uppfyllda, såsom att:
- skanningen ska ske i samband med att handlingarna kommer in eller upprättas
- det skapas en elektronisk kopia som avbildar pappersoriginalet
- allmänhetens rätt till insyn inte åsidosätts och pappersoriginalen bedöms sakna värde för rättskipning, förvaltning och för forskning
- de elektroniska kopiorna är framställda enligt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav för elektroniska handlingar
- myndigheten har genomfört kontroller som visar att innehållet i pappersoriginalen har förts över utan informationsförlust till elektroniska kopior
- de elektroniska kopiorna omfattas av en strategi för bevarande av elektroniska handlingar och även i övrigt hanteras enligt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar
Riksarkivet avser att inom en snar framtid ge ut en åtföljande vägledning om gallring efter skanning.
Här kan du ta del av RA-FS 2021:1
Kontakt: riksarkivet[a]riksarkivet.se
