Digitaliseringen i samhället ställer nya krav på ett nationalarkiv. Riksarkivet måste utvecklas för att kunna möta användarnas ökade förväntningar på att kunna ta del av arkiven var- och närsomhelst, och för att säkra tillgänglighet och långsiktigt bevarande av samhällsviktig information.
- Vi behöver ställa om och prioritera för att möta förändringarna i omvärlden. Vår omorganisation är ett led i det arbetet. Vi satsar bland annat på att utveckla digitala arbetssätt och tjänster, både för våra användare och i det interna arbetet, säger riksarkivarien
Karin Åström Iko.
En stor förändring är att Riksarkivets två arkivförvarande avdelningar slagits ihop till en avdelning, avdelningen för arkivverksamhet, med verksamhet på nio orter.
- Den nya organisationen ger oss bättre möjligheter att utveckla arbetet, till exempel genom platsoberoende handläggning som bidrar till snabbare handläggning, eftersom ärenden då kan hanteras där resurser finns tillgängliga. Det blir enklare och bättre för användarna, säger avdelningschef
Eva-Marie Sahlin.
Utöver riksarkivariens stab finns nu fyra avdelningar inom myndigheten:
-
Avdelningen för arkivverksamhet
med huvudsakligt uppdrag att ta emot, bevara och tillhandahålla arkivmaterial från statliga myndigheter och enskilda.
-
Avdelningen för bevarande och digital infrastruktur
med huvudsakligt uppdrag att vara drivande i frågor gällande bevarande och digitalisering.
-
Avdelningen för informationshantering
vars huvudsakliga uppdrag är normering, tillsyn och främjande inom offentliga och enskilda sektorn.
-
Avdelningen för verksamhetsstöd
som ger verksamhetsstöd till hela myndigheten inom ekonomi, juridik, upphandling, registratur, myndighetsarkiv, fastighetsfrågor, inköp och HR.
Omställning
Inom Riksarkivet pågår ett omställningsarbete sedan början av 2019. Myndigheten konstaterade då att kommande år skulle innebära ökade kostnader för lokaler, flytt av arkiv och nödvändiga satsningar på infrastruktur, utan att myndigheten fått utökade resurser.
Riksarkivet har därför behövt prioritera om i sin verksamhet och bland annat minska på sina personalkostnader, det vill säga bli en organisation med färre anställda. Under 2019 minskade Riksarkivet personalkostnaderna främst genom att inte förlänga tidsbegränsade anställningar och genom att inte tillsätta vakanser.
Trots dessa insatser behöver Riksarkivet vidta fler åtgärder för att få ekonomin i balans. Arbetet fortsätter under hösten 2020.
Riksarkivarie Karin Åström Iko kommenterar:
- Jag beklagar att vi måste dra ner på Riksarkivets verksamhet. Det drabbar både personalen och våra användare, exempelvis har vi minskat våra öppettider i läsesalarna (förutom de begränsningar som gäller på grund av coronapandemin).
- Vi som nationalarkiv måste utvecklas i takt med samhället och den snabba utvecklingen inom området informationsförsörjning. Vi har nu en ny organisation, med drygt 400 befattningar, som kommer att lösa vårt samhällsviktiga uppdrag på ett bra sätt och som ryms inom vår givna ekonomiska ram.
