Myndigheternas verksamhet förändras i en allt snabbare takt. Det innebär att arkivbildningen blir mer komplicerad vilket får följder även för överlämnandet av arkiven till Riksarkivet, bl.a. högre kostnader. Det leder också till att det blir allt svårare att få överblick över den offentliga arkivverksamheten.
Den nuvarande modellen gör det svårt för Riksarkivet att planera resursbehovet för hantering och bevarande av de arkiv som kan komma att överlämnas i såväl analog som elektronisk form.
En aspekt av att myndigheter inte överlämnar sitt arkiv till Riksarkivet är att de behåller de handlingar som inte behövs i verksamheten. Det kan innebära att arkiven inte blir lika tillgängliga för allmänheten och forskningen, på samma sätt som när de är överlämnade till Riksarkivet.
Det behövs också en ändamålsenlig och stabil finansieringsmodell för att säkerställa den långsiktiga förvaringen av de överlämnade arkiven.
Riksarkivets förslag:
- Riksarkivet vill ha lagkrav på att myndigheterna ska upprätta överlämnandeplaner för sina arkiv.
- Riksarkivet vill ha bättre sanktionsmöjligheter i sin tillsyn.
- Riksarkivet vill att 4 § arkivlagen förtydligas så att det framgår att myndigheterna även ansvarar för sådana arkiv som, vid verksamhetsövergångar, har överförts till dem från andra myndigheter.
- Riksarkivet vill att arkivutredningen utreder hur uppdragen inom normering och tillsyn kan justeras så att arkivmyndigheterna kan agera direkt mot de externa aktörer där vissa myndigheter förvarar sina arkiv.
- Riksarkivet vill att överlämnande till Stockholms stadsarkiv, Värmlandsarkiv och Malmö stadsarkiv, av arkiv som står under Riksarkivets tillsyn, istället ska hanteras av Riksarkivet.
- Det kan finnas anledning att överväga möjligheten att sätta en tidpunkt från viken statliga myndigheter enbart får överlämna sina arkiv i elektronisk form, även om det fortsätter att finnas pappersarkiv hos myndigheterna.
Finansiering
- Riksarkivet vill att utredningen föreslår en långsiktig och stabil finansieringsmodell för överlämnande av allmänna handlingar till Riksarkivet.
- Om Riksarkivet får utökade uppgifter – utökade föreskriftsrätt, fler tillsynsuppgifter samt att sanktionsmöjlighet ges – behöver det säkerställas att det finns finansiering.
Sedan tidigare har Riksarkivet förslagit att all offentlig arkivinformation ska redovisas i den Nationella arkivdatabasen, NAD, vilket ger en nationell överblick utan att handlingarna behöver samlas på ett och samma ställe.
Läs Riksarkivets inspel "Överlämnande av allmänna handlingar till Riksarkivet" här
Bakgrund – Riksarkivets tidigare inspel
Riksarkivet avser att komma in med ytterligare skrivelser, med fördjupningar i olika frågor.
