Syfte
Projektets syfte är, i enlighet med förstudien, att utarbeta FGS:er inom området e-diarium och e-arkiv som kan användas av kommersiella aktörer, statliga myndigheter, kommuner och landsting för att upphandla, utveckla och tillhandahålla e-tjänster för e-arkiv och e-diarium. Tjänster som ska ge landets innevånare, företag och organisationer möjlighet att på ett säkert och effektivt sätt kunna nå relevant information inom den offentliga sektorn oavsett om den finns i ett verksamhetssystem, har överförts till en mellanarkivlösning eller till en arkivinstitution för tillgänglighet i evighet.
Deltagare
På uppmaning av E-delegationen initierade riksarkivarie Björn Jordell under sommaren 2011 projektet e-Arkiv och e-Diarium – förvaltningsgemensamma specifikationer. Göran Kristiansson, samordnings- och utvecklingschef vid Riksarkivets IT-avdelning, utsågs till projektledare, Caspar Almalander, IT-arkivarie vid Eskilstuna stadsarkiv, är biträdande projektledare.
Projektets styrgrupp består av riksarkivarie Björn Jordell, ordförande, Kenneth Hänström, Riksarkivet, Cecilia Bredenwall, E-delegationen, Göran Wijk, Försäkringskassan, Anders Olsson, Lantmäteriet, Elisabeth Kjellberg, Bolagsverket, Peder Sjölander, Pensionsmyndigheten, Gunnar Wennerholm, Tillväxtverket, Åsa Zetterberg, Sveriges Kommuner och Landsting, Nils Mossberg, Eskilstuna stadsarkiv, samt Hans Söderlund, Centrala studiestödsnämnden. Styrgruppen sammanträdde den 9 november och godkände då projektdirektivet och projektets inriktning.
Deltagarna i projektet kommer från statliga myndigheter, kommuner och landsting.
Organisation
Projektet är indelat i åtta delprojekt med en blandning av kompetenser från arkiv- och verksamhetssidan, juridiken och IT.
Delprojekt 1
startar hösten 2011. Det ska ta fram en för projektet gemensam begreppslista som ska användas av projektets alla delar, för att så långt som möjligt minska risken att man tolka begreppen olika.
Delprojekt 2
gör intressentanalys och ser hur nyttan kan realiseras.
Delprojekt 3
startar hösten 2011. Deras uppgift är att utarbeta förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS:er) för e-arkiv.
Delprojekt 5
startar hösten 2011. Deras uppgift är att utarbeta förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS:er) för e-diarium.
Delprojekt 4 och 6
tar fram vägledningar för hur de förvaltningsgemensamma specifikationerna ska införas. Deras arbete inleds när delprojekt 7 avslutats.
I
delprojekt 7
testar och utvärderar deltagande myndigheter FGS:erna i anslutning till befintliga system. Resultatet återkopplas till respektive delprojekt för eventuella justeringar och förnyad utvärdering. När FGS:erna är testade och godkända påbörjar delprojekten 4 och 6 arbetet med att ta fram vägledningar för hur de ska införas.
Delprojekt 8
utreder under senare delen av projekttiden hur de framtagna FGS:erna bäst kan förvaltas.
Varje delprojekt har sin egen referensgrupp för att stämma av och hämta in externt expertkunnande.
Avgränsning
De juridiska aspekterna på e-arkiv och e-diarium är mycket viktiga. De föreslås utredas utanför projektet under ledning av Riksarkivets Tillsynsavdelning i samverkan med e-delegationens juristgrupp. Resultatet återkopplas under projekttiden till berörda delprojekt.
Kvalitetssäkring
En avstämning görs fortsättningsvis med andra e-tjänster som Mina sidor för privatpersoner och dess fortsättning i Mina ärendeöversikter och Mina fullmakter, Mina sidor för företag, Mina meddelanden och projekt hos myndigheter och institutioner som arbetar med e-arkivlösningar, t.ex. Skatteverket, Rikspolisstyrelsen, Stockholms stad, Stockholms läns landsting, Region Skåne, SKL e-arkiv/Sambruksprojektet Elektroniskt bevarande, Mittuniversitetet och Kungliga Biblioteket.
Avstämning bör även göras med Kammarkollegiet, som ansvarar för upphandling inom det aktuella området, samt sektorsansvariga myndigheter och myndigheter med utvecklingsansvar.
